2. Учет кассовых операций и денежных документов

Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной документации:

12. №КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

13. №КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

14. №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

15. №КО-4 «Кассовая книга»;

16. №КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств»¹.

При работе с кассовыми документами необходимо соблю­дать требования:

• приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расход­ные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть запол­нены четко и ясно шариковой ручкой или выписаны на машине;

• в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исп­равления;

• прием и выдача денег по кассовым ордерам может производить­ся только в день их составления;

• в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указы­ваются основания для их составления и перечисляются прилагаемые документы.

Кассовые операции выполняет кассир. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Ему запрещается передавать свои обязанности другим ли­цам. При возникновении необходимости в его замене, исполнение обязанностей кассира возлага­ется на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (с которым также заключается договор о полной материальной ответственности).

На предприятиях, где работают несколько кассиров, их работу координирует старший кассир: перед началом рабочего дня выдает кассирам авансом необходимые для расходных операций суммы наличных денег под расписку в книгах учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5), открытые на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку старшему кассиру под расписку этой же книге, остаток наличных денег, приходные и расходные кассовые документы.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денег при хранении и транспортировке.

Касса организации должна находиться в изолированном помеще­нии, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций должны быть закрыты с внутренней стороны. Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых метал­лических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кас­сира.

Для того чтобы организации имели свободные денежные средства на хозяйственные нужды банки устанавливают по согласованию с руководителями предприятий лимит остатка наличных денег в кассе. Т.е. остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе не ограничивается этим лимитом. В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен. Для этого организация представляет в банк, специальный расчет по установлен­ной форме.

Для обобщения информации о движении и наличии денежных средств в кассах организации в плане счетов предназна­чен счет 50 «Касса». Обороты по дебету счета 50 «Касса» показывает поступле­ния наличных денег в кассу организации, а выдача денег из кассы — по кредиту счета 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Касса в иностранной валюте» и другие².

Поступление денег в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (№КО-1) (см. Приложение 1.1) выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером.

В приходном кассовом ордере проставляются дата, номер, а так же:

- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции (возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользо­ванного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.);

- по строке "В том числе" указывается сумма НДС, в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)";

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства;

- по строке "Принято от" указывается, от кого приняты денежные средства;

- суммы проставляется цифрами и прописью.

Все остальные указанные на бланке рекви­зиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке.

Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью и вы­дает лицу, сдавшему деньги или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). Приходный кассовый ордер остается в кассе. Приходный ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. КО-3), предназначенный для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.

Запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер принимают к испол­нению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению.

Наличные деньги выдают из кассы на основании Расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) (см. Приложение 1.2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов:

- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы, являющиеся основанием для выписки расходного кассового ордера с указанием их номеров и дат составления.

Сумма проставляется цифрами в рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма».

На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обя­зательна случае, если имеется его разрешительная над­пись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях).

Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи денег.

При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа удостоверяющего личность, кем и когда выдан.

Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости. Получатель чернилами или шариковой ручкой в строке «Получил» записывает полученную сумму, ставит дату получения и подпись.

Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу (ф. КО- 4), которая предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана; процедура опечатывания должна проводиться в соответст­вии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых опера­ций в РФ.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые в конце дня передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отче­та кассира. По каждому кассовому ордеру или заменя­ющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

При ведении кассовой кни­ги не допускаются подчистки и не оговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бух­галтера.

Разрешено автоматизировать ведение кассовой книги, при условии, что «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и имеют все реквизиты кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых опе­раций.

Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периоди­чески должна проводиться инвентаризация (ревизия). Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Ревизия кассы проводится комиссией по приказу руководителя, внезапно, в присутствии кассира. Денежная налич­ность проверяется путем полного полистного пересчета. Результаты инвентаризации оформляют актом (ф. Инв. – 15)³. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами комиссии. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира. Излишки наличных денег приходуются, перечисляются в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия (в коммерческих организациях).

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. ⁴

В целях упорядочения налично-денежного обращения и обеспечения полного и своевременного сбора налогов принят Закон от 18.06.1993 № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", по которому все денежные расчеты с населением на территории РФ, всеми предприятиями осуществляются с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Покупателям и заказчикам в обязательном порядке вы­дается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, по нему выда­ется товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно чек должен быть погашен штампом или надрывом в определенном месте.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.

Кассир допускается к работе на кассовой машине после ознакомления с типовыми правилами по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума. На каждую кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира- операциониста» (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера, а также печатью.

При окончании работы или по прибытии инкассатора, кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру.

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые ма­териальные ценности между предприятиями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком РФ. В настоящее время, по одному платежу, он составляет 60 000 руб⁵. При этом под од­ним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно пони­мать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам.

Отдельным категориям предприятий в силу специфики деятельности либо особенностей местонахождения разрешается осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовой техники. Их перечень утвержден постановлением Совета Министров—Правительства РФ от 30.07.93 г. № 745.

При наличии у предприятия валютного счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 ”Касса” открывается субсчет, например субсчет 50-4 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется

по видам валют.

Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте.

Денежные документы – это находящиеся в кассе оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, почтовые и вексельные марки, марки гос. пошлины, оплаченные авиа и железнодорожные билеты, проездные билеты, талоны на горюче-смазочные материалы и др.

Денежные документы отличаются от обычных документов тем, что стоимость денежных документов нельзя сразу списать на затраты, а нужно учитывать на специальных счетах.

Приобретенные почтовые марки и проездные билеты списывают по мере их расхода и включают в издержки обращения, за счет специальных фондов, чистой прибыли.

По движению денежных средств в кассе предприятия возможны следующие проводки:

1.Поступили денежные средства в кассу с расчетного счета:

Дт 50 "Касса";

Кт 51 "Расчетные счета".

2. Получена наличными выручка от реализации работ, услуг, продукции:

Дт 50 "Касса";

Кт 90-1 "Выручка";

3. Сдан в кассу остаток подотчетной суммы:

Дт 50 "Касса";

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

4. Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче:

Дт 50 "Касса";

Кт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

5. Получено наличными от дебиторов:

Дт 50 "Касса";

Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

6. Выдано под отчет:

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

Кт 50 "Касса".

7. Выдана из кассы заработная плата персоналу предприятия:

Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";

Кт 50 "Касса".

8. Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности:

Дт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";

Кт 50 "Касса".

9. Выдано наличными за счет средств органов социального страхования:

Дт 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";

Кт 50 "Касса".

10. В кассу предприятия получены авиа билеты:

Д-т 50-3 "Денежные документы"

К-т 76 "Расчеты с различными дебиторами и кредиторами";

11. Авиа билеты выданы подотчетному лицу:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т 50-3 "Денежные документы";

12. В связи с болезнью сотрудника авиа билет возвращен в кассу:

Д-т 50-3 «Денежные документы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

13. Авиа билет возвращен авиакомпании:

Д-т 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»

К-т 50-3 «Денежные документы»;

14. Выдана путевка в санаторий сотруднику организации:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 50-3 «Денежные документы»

15. Получены путевки за счет средств органов социального страхования:

Д-т 50-3 «Денежные документы»

К-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

16. Куплены проездные билеты подотчетным лицом:

Д-т 50-3 «Денежные документы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

17. Выданы путевки в санаторий за счет заработной платы:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 50-3 «Денежные документы».