4.1.3 Основи роботи з програмою "Галактика"

Програма "Галактика" є багатокористувацькою комплексною системою автоматизації управління підприємством, яка охоплює всі аспекти його внутрішньої і зовнішньої господарської діяльності.

При запуску програми на екрані відображається головне меню програми, що представляє собою перелік програмних модулів (рис. 4.14). Після вибору необхідного модуля робота продовжується стандартним способом.

Функції конкретного модуля перераховані в основному і локальному меню програми. Локальне меню відкривається за допомогою комбінації клавіш <АІо+<Р10> і містить список спеціальних можливостей, характерних для даного режиму роботи.

Натиснувши праву клавішу миші в будь-якому місці екранної форми, можна відкрити так зване контекстне меню, перший рівень якого містить список функцій, ідентичних до тих, що викликаються екранними кнопками зі статус-рядка екранної форми, а також пункт "Дополнить ", у другому рівні якого розташована група функцій загального призначення із системного меню, актуальних у даному інтерфейсі.

Виклик необхідної функції можна виконати декількома способами:

-вибрати відповідний пункт меню;

-натиснути "гарячу" клавішу;

-натиснути відповідну кнопку на інструментальній панелі.

Значною відмінністю програми "Галактика" від інших програм є комплексний підхід до проблеми автоматизації підприємства, що охоплює всі сфери управління сучасним підприємством, включаючи фінансове і господарське планування, управління кадрами, бухгалтерський облік, оперативне управління. Вирішення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами. Контур - це сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач.

В програмі "Галактика" їх є чотири:

-"Контур административного управлення ";

-"Контур оперативного управлених.";

-"Контур управлення производством ";

-"Контур бухгалтерского учета ".

Структуру функціональних складових програми "Галактика" наведено нарис. 4.15.

Модульний принцип побудови програми "Галактика" дозволяє залежно від виробничо-економічної необхідності використовувати окремі програмні модулі або комбінувати їх за умови встановлення всіх модулів програми (див. додаток В). Детальну характеристику контурів програми "Галактика" та їх складових наведено в табл. 4.8.

Таблиця 4.8. Модулі програми "Галактика"

' Контур Складові контуру (модулі) 1 "АдмІЛІистра- *Ь "Управление маркетингом" піненого Ч> "Финансовое плапирование " управлення " ^> "Хозяіїствеппое плапирование, управленим прожтами " ^> "Учет иуправление кадрами" % "Анализ финансовой її хозяйственной деятельлости" 2 "Оперативного Ч> " Управпетіе закупками (снабжение) " управлення" *Ь "Складскойучет" ^ "Управление продажами" 'Ь "Автотранспорт" 'Ь "Постаещики, получатели" ^ "Управлений копсигнацнопньїм товаром" ^ "Торговий зал" % "Управлене ремонтами " 3 "Управлення ^> "Технико-жономическое планирование" производством " ^ "Учемфактических затрат " Ч> "Технчческая Іюдгопювка проюводства" *Ь "ПроІІзводство" 4 " Вухгалтерского 'Ь "Матценности" учета" 'Ь "Малоценка" Ч> "Основньїе средства" У$ "Нематерншіьньїе акпшвьі" ^ "Зарплата " ^ "Касса" Ч> "ФРО" % "Валюта" Ч> "Банк, отчетьі " ^> "Бачаче, бухотчетность " ^ " Коисолчдацчя " Ч> "ХозОперацтІ "

Контур адміністративного управління - набір засобів для фінансового і господарського планування, фінансового аналізу, маркетингу, обліку і управління кадрами, управління документообігом.

Контур адміністративного управління виконує функції, що дозволяють керівництву підприємства:

-оцінювати фінансовий стан власного підприємства і підприємств-контрагентів, тенденції розвитку ринку і на підставі цих оцінок приймати обгрунтовані стратегічні рішення за напрямами діяльності підприємства;

-забезпечувати автоматизацію роботи з кадрами;

-реалізовувати функції електронного документообігу;

-вирішувати задачі фінансового і господарського планування, обліку і управління кадрами, організації електронного документообігу підприємства.

До складу контуру входять також модулі управління маркетингом і аналізу фінансової та господарської діяльності.

Вирішення завдань управління за допомогою програми "Галактика" наведено на рис. 4.16.

Контур оперативного управління - контур, який забезпечує оперативний облік і охоплює різні задачі, пов'язані з організацією і управлінням, виробничою і комерційною діяльністю підприємства.

За допомогою Контуру оперативного управління вирішуються задачі, безпосередньо пов'язані з реалізацією виробничих планів підприємства, зокрема:

-облік наявності і руху запасів (управління матеріально-технічним забезпеченням і реалізацією);

-складський облік запасів;

-контроль взаєморозрахунків з постачальниками та покупцями відповідно до укладених з ними договорів;

-облік операцій з консигнаційним товаром.

Контур оперативного управління також забезпечує вирішення задач, характерних тільки для торговельних підприємств.

Контур управління виробництвом - контур, що автоматизує процеси управління виробництвом продукції різних галузей промисловості, зокрема, таких як: легка, харчова, машинобудівна, приладобудівна тощо.

Контур управління виробництвом дозволяє автоматизувати задачі управління виробництвом: техніко-економічне планування, розрахунок витрат матеріальних і трудових ресурсів, запуск у виробництво замовлень і формування виробничих програм тощо.

Цей контур є одним з найскладніших за кількістю, складом і взаємозв'язками баз даних. Програмні модулі цього контуру широко використовують нормативно-довідкову інформацію бази даних всієї програми і більше 20 додаткових каталогів та довідників.

Контур бухгалтерського обліку - це функціонально повна система ведення бухгалтерського обліку на підприємствах будь-яких форм власності і видів діяльності.

Контур бухгалтерського обліку є інструментом працівників бухгалтерії, де здійснюється відбір даних первинного обліку і формування всієї необхідної фінансової звітності підприємства, здійснюється розрахунок заробітної плати.

До основних функцій цього контуру можна віднести наступні:

-облік матеріальних, нематеріальних активів та грошових коштів підприємства;

-обслуговування руху коштів підприємства і його взаєморозрахунків з фізичними та юридичними особами;

-складання звітних проміжних і кінцевих документів. Взаємозв'язок модулів програми забезпечує відображення в Контурі бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, які відбуваються на підприємстві. Контур бухгалтерського обліку тісно пов'язаний з Контуром оперативного управління. Документи, сформовані в Контурі оперативного управління при виконанні закупок, продаж, прийманні та відпуску запасів, вважаються первинними.

Всі модулі Контуру бухгалтерського обліку будуть детально розглянуті нижче.

В цілому програмі притаманні певні специфічні ознаки, які охарактеризовано в табл. 4.9.

Таблиця 4.9. Ознаки програми "Галактика" та їх характеристика

№ з/й	Класифікаційна ознака	Характеристика ознаки
(	2	3
1	Клас програми	Управлінська система
2	Призначення	Програма для комп'ютеризації управлінської діяльності, що містить Контур бухгалтерського обліку
3	Група споживачів	Бухгалтерія, управлінці
4	Об'єкт обліку	Великі підприємства, багатогалузеві корпорації

1	2	3
5	Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається введенню операцій за шаблонами •
6	Комплексність виконання функцій	Комплекси пов'язаних АРМ

Програма "Галактика", як і будь-який інший програмний продукт, передбачає виконання попередніх дій з п налагодження: налагодження системних даних та налагодження робочого місця користувача. Обидва види налагоджень є обов'язковими перед практичним застосуванням цієї програми і реалізовані в спеціальному модулі, який має назву "Настройка ". Крім того, в модулі "Настройка" існують функції введення інформації в каталоги, класифікатори та довідники оперативного та бухгалтерського контурів.

Загальносистемне налагодження, як вже зазначалось, виконується в інтерфейсі модуля "Настройка" і передбачає налагодження оперативного і бухгалтерського контурів відповідно до специфікою господарської діяльності конкретного підприємства. Потрібно окремо зупинитись на тих, які визначаються в Наказі про облікову політику підприємства і повинні встановлюватися обов'язково. Для налагодження системи потрібно виконати наступні дії:

"Настройка"- "Общесистемная настройка".

Перед початком роботи з будь-яким контуром програми необхідно заповнити загальносистемні каталоги та класифікатори: "Оргапизации й банки", "Подразделепия й склади", "Курси валют", "Внешпие классификаторьі", "Внешпие атрибути ".

При проведенні загальносистемного налагодження виконується налагодження ряду системних даних.

1. Налагодження звітного періоду бухгалтерії (дати початку звітного періоду). Встановлення дати звітного періоду необхідно виконувати один раз, а в подальшому перехід до нового звітного періоду виконується за допомогою спеціальних функцій, при чому дата початку періодів змінюється автоматично. Звітний період є важливим поняттям у Контурі бухгалтерського обліку. Його тривалість дорівнює одному календарному місяцю. Початкова дата звітного періоду спочатку заноситься з клавіатури до загальносистемного налагодження (рис. 4.17), а потім автоматично змінюється при переході до нового місяця за допомогою функцій:

"Отчетный период бух. контура" - "Новый месяц" - "Возврат".

Крім того, при переході до нового звітного періоду, виконуються наступні дії:

-переоформлюються інвентарні картки основних засобів і нематеріальних активів з відображенням нарахованого за минулий місяць зносу; заносяться записи в "Архив износа й изменеїшй" за минулий місяць;

-розраховуються значення залишків на початок нового місяця по всіх рахунках і додаються відповідні записи до таблиці "Сальдо на начало месяца" (при повторному переході до нового звітного періоду сальдо оновляються);

-за запитом знищуються платіжні документи з таблиць бази даних, сальдо й обороти яких показують дані за минулий термін збереження.

До переходу до нового звітного періоду за допомогою контуру необхідно виконати розрахунок амортизації основних засобів та нематеріальних активів і закриті тимчасові рахунки.

Застарілі дані, вилучені при переході до наступного звітного періоду, не відновлюються. Сальдо на початок нового звітного періоду не можна знищити з таблиці "Сальдо на начало месяца ".

Використовуючи параметри загальносистемного налагодження і налагодження користувача, можна встановити обмеження на редагування облікових даних за попередні звітні періоди для кожного користувача окремо.

2. Налагодження базової валюти - валюта, яка може бути вибрана для ведення паралельного обліку і формування звітних документів поряд з національною грошовою одиницею (вибирається з каталогу валют за допомогою клавіші РЗ).

3. Заповнення каталогів, класифікаторів та довідників та введення назви і реквізитів підприємства.

Каталог - певний перелік елементів інформації, створений у відповідній послідовності у вигляді таблиць, який зберігається в базі даних. Як правило, він містить деяке поле з назвою елемента каталогу та деяку кількість пов'язаних з ним полів, що містять характеристики (параметри) даного елементу каталогу. Найхарактерніше' використання інформації каталогу - введення даних в інтерфейсах методом вибору з каталогу.

Класифікатор - набір даних в табличному вигляді, що зберігається в базі даних і описує деякі правила структурування інформації. В загальному вигляді інформація, що міститься в класифікаторі, дозволяє певним чином систематизувати дані каталогів або довідників. Часто каталоги, в яких зберігаються дані, впорядковані певним чином, називають класифікаторами. Наприклад класифікатор "Должносщи й профессии" в модулі "Учет й управление кадрами". Заповнення класифікаторів здійснюється на початку роботи, а коригування даних - за необхідності.

Довідник - це сукупність інформації будь-якого вигляду, що зберігається у формі таблиць в базі даних. Відмінність від каталогу або класифікатору полягає в тому, що інформація довідників використовується для розрахунків, формування звітів, виведення інформації за запитом користувача, але ніяк не для введення даних методом вибору (наприклад, довідник рахунків). Довідкові дані містять у собі особові рахунки працівників, відомості про постійні доплати й утримання тощо. Вони зберігаються в базах" даних протягом тривалого часу.

Введення назви підприємства та банку, який його обслуговує, здійснюється за допомогою каталогу "Организации й банки", який містить перелік всіх підприємств та банків, з якими працює дане підприємство, в тому числі і відомості про власне підприємство (назву власного підприємства рекомендується починати з пробілу, в цьому випадку у всіх інтерфейсах вибору контрагентів вона буде знаходитись в першому рядку). Для введення відомостей про підприємство та банк необхідно виконати такі дії: "Настройка" - "Настройка" - "Заполнение каталогов" - "Организации й банки".

Якщо в каталог раніше були введені будь-які дані, то на екрані з'явиться перелік існуючих в каталозі підприємств (рис. 4.18).

4. Введення структурної характеристики підприємства. Для введення назви підрозділів та складів підприємства призначений каталог "Подразделения й склади ", який містить дані про всі структурні підрозділи даного підприємства. Доступ до каталогу здійснюється за допомогою команд: "Настройка"- "Настройка" - "Заполнение каталогов"'- "Подразделения й склады".

Назва підрозділу повинна бути унікальною; тип підрозділу обирається з класифікатору за допомогою клавіші РЗ (в програмі передбачено три типи підрозділів - склад, роздрібна торгівля, підрозділ).

5. Заповнення поля "Вышестоящее подразделение" здійснюється в режимі вибору з існуючих підрозділів підприємства і визначає ієрархічну структуру підприємства (допускається лише два рівні ієрархії, наприклад: відділ - сектор, цех - ділянка).

Крім вищенаведених параметрів налагодження, потрібно передбачити ще й наступне:

1) в оперативному контурі:

-визначити методи оцінки запасів при їх списанні (ЛІФО, ФІФО, середньозваженої собівартості, ідентифікованої собівартості, нормативних цін та ін.);

-порядок включення до вартості запасів непрямих податків, які не відшкодовуються підприємству;

-порядок відвантаження запасів (на який склад тощо);

2) в бухгалтерському контурі:

-порядок формування кореспонденції рахунків по документах;

-здійснення контролю кореспонденції рахунків за встановленим переліком допустимих кореспонденцій тощо.

Програма "Галактика" дає змогу користувачу виконувати деякі функції адміністрування. Для налагодження кожного користувача існують два пункти меню:

"Настройка" - "Настройка" - "Настройка пользователя" та "Настройка"- "Настройка"-"Настройка пользователей".

Пункт "Настройка пользователей" призначений тільки для адміністратора програми для здійснення або виправлення налагодження параметрів певного користувача.

В "Настройке пользователя" зазначаються дані про користувача; мережеве ім'я; дискретор (ідентифікаційний код, пов'язаний з ім'ям менеджера в мережі); період, за який будуть отримані звіти тощо.

Пункт "Настройка пользователя" за набором параметрів повністю повторює попередній. Різниця полягає в тому, що даний пункт доступний кожному користувачу і кожному користувачу доступне лише його власне налагодження.

У програмі "Галактика" реалізовано нову концепцію налагодження. Налагодження виконується з допомогою трьох функцій (рис. 4.19).

Налагодження користувача, крім наведених вище функцій, передбачає також встановлення наступних параметрів:

-правила заокруглення цін в документах;

-порядок формування звітів;

-перегляд та редагування даних;

-встановлення параметрів резервування і розрахунку поточних залишків;

-налагодження методів списання і повернення запасів тощо.

План рахунків бухгалтерського обліку в програмі допускає гнучке налагодження ведення бухгалтерського обліку відповідно до встановлених норм, чинного законодавства та специфіки підприємства. Передбачено введення користувачем довільної кількості рахунків з довільною нумерацією, активних і пасивних рахунків, розбиття на субрахунки, ведення аналітичного обліку. Існує можливість автоматичного контролю допустимої кореспонденції рахунків. Крім того, реалізовано можливість ведення обліку в декількох Планах рахунків з паралельною реєстрацією господарських операцій. Кількість Планів рахунків програмою не обмежена.

Редагування Плану рахунків можна виконати майже з усіх модулів Контуру бухгалтервького обліку, шляхом виконання наступних команд: "Настройка"- "Справочник счетов".

Перехід між Планами рахунків здійснюється за допомогою комбінації клавіш <А/t>+<Р> або за допомогою відповідної функції локального меню при цьому зміни можна вносити в будь-який з існуючих в програмі Планів рахунків. Для створення нового Плану рахунків в діалозі вибору Планів рахунків необхідно натиснути клавішу Р7 та ввести його назву. Доповнення та редагування довідника рахунків виконується у вікні введення "Редактировапие справочника счетов". Для введення рахунку в План рахунків необхідно у вікні "Справочпик счетов" натиснути клавішу F7 і заповнити відповідне вікно (рис. 4.20).

Параметр "Тип счета" для розрахунків може приймати наступні значення: активний, пасивний, тимчасовий.

Аналітичний облік

Аналітичний облік ведеться за допомогою "Класификатора КАУ" (коду аналітичного обліку (КАО)). Об'єкти аналітичного обліку характеризуються назвою, кодом, під якими вони зберігаються в каталозі та КАО та під якими дані об'єкти занесені до класифікатора КАО. Групами об'єктів виступають системні каталоги та класифікатори. Поповнення каталогів призводить до автоматичного створення нових об'єктів аналітичного обліку.

В програмі передбачено три рівні аналітичного обліку, причому допускається довільне поєднання об'єктів обліку всіх рівнів.

Налагодження аналітичного обліку можливе в наступних модулях Контуру бухгалтерського обліку: "Хозоперации", "Касса", "ФРО", "Нематериальиьіе активьі", "Основпьіе средства", "Баланс, бухотчетность" тощо. Щоб викликати вікно редагування аналітичного обліку для груп рахунків необхідно виконати наступні дії (рис. 4.21): "Настройка"- "Классификатор КАУ"- "Аналитика по счетам".

У верхній лівій панелі відображаються групи рахунків, для яких аналітичний облік ведеться за однією схемою. Рахунки кожної групи записуються в одному рядку через кому. У верхній правій панелі виводиться перелік кодів аналітичного обліку (груп КАО), підключених до поточної групи рахунків. В нижній панелі можна побачити перелік об'єктів аналітичного обліку, що зберігаються в поточному каталозі (групі).

Ввести нову групу рахунків можна, використовуючи клавішу Р7 у верхній лівій панелі. При цьому відкриється наступне вікно введення (див. рис. 4.22).

В полі "Группа счетов" вводиться перелік рахунків, що входять до групи. Рахунки додаються по одному, шляхом вибору.

Кожен рахунок бухгалтерського обліку може входити лише до однієї групи аналітичного обліку. Доцільно також рахунки, з однаковим розрізом аналітичного обліку об'єднувати в одну групу.

В групі полів "Аналитический учет ведешся по..." використовуються дані таблиць. За допомогою клавіші РЗ можна вказати одну із зовнішніх таблиць (рис. 4.23).

Для відмови від ведення аналітичного обліку в даному розрізі необхідно натиснути клавішу Оеі або вибрати значення "Не используется ".

Групи об'єктів за необхідності можуть бути сформовані і вручну, за допомогою функції "Группьі КАУ". До груп КАО входять однорідні об'єкти, які не містяться в системних каталогах та класифікаторах. Цю функцію необхідно використовувати, якщо не влаштовує аналітичний облік по існуючих об'єктах, що зберігаються в програмі.

В полі "Код КАУ" вводиться код, який повинен бути унікальним для кожної назви КАО в даній групі рахунків. Значення коду можуть бути довільними. При введенні нового запису значення коду КАО формується програмою автоматично, збільшуючи попереднє значення на одиницю.

Для створення групи кодів аналітичного обліку (рис. 4.24) необхідно виконати дії:

"Настройка" - "Классификатор КАУ" - Группы кодов КАУ".

В полі "Наименование КАУ" вводиться текстовий рядок. В подальшому його значення буде відображатись у вікні вибору КАО при формуванні проводок, а також переноситись в підзаголовки відомостей аналітичного обліку кожного з рахунків групи.

Розглянемо заповнення каталогу запасів. Взаємозв'язок класифікаторів, що містять різні характеристики запасів, наведено на рис. 4.25.

При створенні нового запису в каталозі запасів значення полів вводяться з клавіатури або вибираються з пов'язаних класифікаторів.

Після формування груп КАО їх можна підключати до груп синтетичних рахунків аналогічно системним каталогам за допомогою екранної кнопки "Вибрать из списка групп кодов КАУ".

Правильне формування класифікатора КАО є досить важливим елементом налагодження програми для потреб конкретного підприємства.

Модуль "ХозОперации" забезпечує автоматизоване відображення проведених господарських операцій по рахунках бухгалтерського обліку і є головним виконавчим інструментом Контуру бухгалтерського обліку. Головним механізмом, що дозволяє вирішувати цю задачу, є механізм типових операцій, за допомогою якого відбувається автоматичне формування необхідних проводок з розрахунком сум за первинними документами. Модуль дозволяє отримувати реєстри проведених господарських операцій за обраним типом документів або по всіх документах. Через модуль "ХозОперации" проходять фінансові та товарно-супровідні документи, що формуються в інших модулях програми "Галактика". Сформувати проводки за документами, сформованими в модулі "Матцепности" та в модулях Контуру оперативного управління, а також операціями, здійсненими в модулі "Малоцепка", можна лише в модулі "ХозОперации ".

Зв'язок модуля "ХозОперации" з модулями "Банк, отчетьі", "Касса", "Основньїе средства ", "Нематериальньїе активьі" є двостороннім. З одного боку, цей модуль дозволяє обробляти документи, створені в перерахованих модулях, з іншої, при формуванні документів в кожному з цих модулів існує можливість викликати типові господарські операції, налагоджені в модулі "ХозОперации " (рис. 4.26).

Для автоматизації формування проводок рекомендується використовувати каталоги типових господарських операцій. Типова господарська операція (ТГО) - налагоджувана користувачем процедура рознесення суми господарського документу по рахунках бухгалтерського обліку з врахуванням заданої аналітики.

Кожна ТГО може виконувати відразу одну або кілька проведень по документу.

Описання типової господарської операції містить наступні елементи: назву господарської операції; кореспонденцію рахунків в проводках (за необхідності можуть бути зазначені субрахунки, коди аналітичного обліку і структурні підрозділи); процент суми кожної проводки відносно суми документа; алгоритми розрахунку сум проводок; набір ознак; що визначають входження сум оборотів до суми платежу по документу; необхідність конвертації валют тощо.

Отже, типова господарська операція - це шаблон для автоматичного формування проводок за операційним документом. У цьому шаблоні заданий певний набір полів. Мінімально необхідними для заповнення є найменування ТГО і рахунка дебету і кредиту в проводці. При використанні подібної ТГО програма за замовчуванням сформує проводку із сумою обороту, що дорівнює сумі операційного документа. Призначення інших атрибутів ТГО наведено в табл. 4.10.

Таблиця 4.10. Призначення атрибутів ТГО

Атрибут	Призначення
1	2
"Субсчет", "КАУ", "Подразделеіше "	Деталізація кореспонденції рахунків у проводці. Якщо не заповнені КАО і підрозділ, програма сама може визначити їх за операційним документом і деталізувати сформовану проводку. Визначення підрозділу включається відповідними параметрами програмного налагодження
"Процент / доля "	Якщо для розрахунку суми обороту заданий алгоритм, буде взято зазначений відсоток від результату розрахунку; якщо алгоритм не заданий, береться відсоток суми за операційним документом
"Входимость в расчет суммьі "	Ознака копіюється в проводку. "+ " - оборот входить у суму по документу, "-"- не входить
"Порядок формирования "	Заповнюється, якщо ТГО формує кілька розрахунку по одних проводках можуть розрахунок інших проводок	проводок І результати вплинути (побічно) на

І	2
"Алгоритм расчета "	Формула для розрахунку суми обороту в проводці або ключ формули з панелі допоміжних формул
"Алгоритм расчета в... "	Визначає валюту, у якій буде сформована валюта, і формулу розрахунку суми обороту в цій валюті
"Циклі/чесная обработка .(группа появи) "	У трьох полях можна вибрати розрізи аналітичного обліку по одному з рахунків, буде сформований набір проводок з різними КАО в обраному розрізі; використовується тільки із системними ідентифікаторами для обробки специфікацій документів
"Содержачие ", "Сумму е проводке по... конвертировить в... "	Значення полів копіюються у відповідні поля формованої проводки

Будь-яка господарська операція може бути проведена по первинному документу і відображена на рахунках бухгалтерського обліку через ТГО.

Здійснюючи прив'язку первинних документів до типових господарських операціях, бухгалтер -тим самим визначає проводки, які потрібно виконувати. В програмі реалізована можливість формування групових проводок - згорнутих або розгорнутих. В разі необхідності сформовані проводки можуть бути відкориговані або змінені.

Дані первинного документу переносяться до спеціального журналу обліку господарських операцій. Для того, щоб зміст господарської операції цього первинного документу було відображено на рахунках бухгалтерського обліку, необхідно пов'язати його з відповідною ТГО. Опис ТГО виконується за допомогою функцій "ХозОперации". У формулах для розрахунків сум проводок можна виділити необхідні значення (величину ПДВ і акцизу, вартість списання товару) і відобразити їх на рахунках бухгалтерського обліку. Залежно від налагодження типові проводки формуються в момент прив'язки або в режимі формування групових проводок при закритті звітного періоду.

Типові господарські операції можна налагоджувати таким чином, щоб вони одночасно формували кореспонденції рахунків за всіма існуючими Планами рахунків, причому в кожному з них - в потрібній кореспонденції і з розрахунком сум оборотів.

Перед введенням в програму господарських операцій необхідно ввести початкові залишки.

Для роботи зі складськими залишками призначена функція меню "Работа с остатками МЦ". Первісний стан бази даних - "Остатков нет".

В результаті розрахунку для обраних запасів у таблиці залишків формуються записи на зазначену дату. Якщо за період з дати останніх залишків до дати розрахунку не було руху запасів, то при виконанні даної функції розрахунок не здійснюється і таблиця залишків не оновлюється. Записи в таблиці залишків відображають стан на початок дня, тобто при розрахунку враховується рух включно до дати, що передує заданій.

За допомогою функції "Удалить последние расчетпьіе остатки" можна знищити з таблиці залишків записи з максимальною датою. Функція "Просмотр остатков МЦ" дозволяє одержати інформацію про наявність і середні ціни по матеріальних цінностях (для кожного розрізу і в цілому по підприємству) на кожну дату проведення розрахунку.

У процесі діяльності підприємства, пов'язаної з відпуском і прийманням запасів, зміна залишків модифікується автоматично, однак при виникненні позаштатних ситуацій чи за наявності вилучених складів їх можна ввести вручну за допомогою функцій:

-"Текущие остатки " (в розрізі Склад-МВО-Партія);

-"Текущие остатки " (на складах із вказівкою вільної, зарезервованої і загальної кількості запасів на конкретному складі).

В програмі "Галактика" сальдо по рахунках формується:

-при розрахунку Балансу та при заповненні Головної книги, закритті рахунків, переході до нового звітного періоду;

-при виконанні функцій щоденного обліку, формуванні касової книги, розрахунку курсових різниць (як правило для рахунків з ознакою "Расчетиьш счет", "Валютний счет", "Касса").

При розрахунках сальдо формується по повному аналітичному розрізу з врахуванням вкладеності рівнів:

1 - рахунок;

2 - субрахунок;

3 - підрозділ;

4 - КАО першого рівня;

5 - КАО другого рівня;

6 - КАО третього рівня;

7 - код робочої групи;

8 - код філії (при використанні модуля "Консолидация")',

9 - код іноземної валюти.

В програмі постійно зберігаються дані по залишках на рахунках бухгалтерського обліку в двох таблицях - "Сальдо на начало месяца" та "Сальдо за день ". Для них існує два режими роботи "Ввод " та "Просмотр ".

При впровадженні програми необхідно занести в таблицю "Сальдо за месяц" дані з Головної книги. Для виконання цієї операції в модулі "ФРО" необхідно виконати дії:

"Настройка" - "Сальдо за месяц" - "Ввод".

В подальшому її зміст буде доповнюватись програмою автоматично.

В режимі введення можна створювати і редагувати записи по залишках (сальдо) на рахунках/субрахунках, існуючих у визначеному Плані рахунків, на початок поточного звітного місяця.

У вікні вибору "Сальдо за месяц" в хронологічному порядку відображаються записи по залишках. Вибір записів для редагування, знищення або введення нових записів відбувається за допомогою клавіш Епіег, Р8, .Р7 відповідно.

Введення даних виконується у вікні "Редактирование сальдо за месяц ". Вибором за допомогою клавіші ГЗ відповідних каталогів заповнюються поля "Счет ", "Субсчет ", "Обьект учета", "Подразделение" (два останніх за необхідністю). В поле "Сумма сальдо " з клавіатури вводиться сума залишку, причому її можна задати або в гривнях, або в іноземній валюті. При введенні суми в валюті необхідно ввести її назву з каталогу валют та за допомогою клавіші ГЗ. Суму в гривнях буде розраховано відповідно до курсу, діючого на початок місяця і занесеного в каталог "Курси валют ".

В поле "Вид сальдо" за допомогою клавіші ГЗ визначається одне із значень: "Дебет" або "Кредит". Якщо вид сальдо не відповідає встановленому типу рахунку (активний або пасивний), програма видасть попередження.

Особливістю програми "Галактика" є найбільш природне та повне представлення первинних документів. Саме первинні документи є основою для реєстрації господарських операцій і ведення обліку. Вони можуть бути певним чином пов'язані між собою, відображаючи реальні господарські процеси (див. рис. 4.27).

Операційний документ - документ, Ідо підтверджує або супроводжує рух матеріальних цінностей або грошових коштів (готівкових та безготівкових). Створюється шляхом введення первинних даних, які зберігаються в базі даних і обробляються як єдине ціле.

Контур бухгалтерського обліку реалізує тільки частину наведеної схеми, що забезпечує введення фінансових супровідних документів, формування проводок та звітів. Документи-підстави та товарно-супровідні документи формуються в Контурі оперативного управління.

Використовується загальна схема зв'язку та обробки документів: документи-підстави - супровідні документи (товарні та фінансові) -проводки до документів - звіти. За допомогою цієї схеми можна описати майже будь-який процес. При цьому існує можливість повернутися до будь-якого етапу даного ланцюга, щоб внести необхідні корективи (рис. 4.28).

Суми проводок розраховуються за допомогою алгоритмів, які визначаються користувачем, що використовують функції вбудованої мови проектування звітних форм. Одна ТГО дозволяє сформувати одночасно кілька проводок по даному документу. При зміні налагодження ТГО можливе групове перерахування сум проводок, сформованих за її допомогою.

Перерахуємо основні принципи обробки (рознесення) документів за допомогою ТГО.

Кожен операційний документ, що існує в програмі, реєструється в "Журнале хозяйствепньїх операций"; якщо документ супроводжує кілька операцій, то вони відображаються окремими записами, по яких можуть бути окремо сформовані проводки.

Для кожного запису в "Журнале хозяйствепньїх операций " може бути обрана ТГО для формування, необхідного набору проводок.

Кожному типу операційних документів, що існують у програмі, як правило, відповідає певний пункт меню й окремий каталог ТГО, що заповнюється і коригується користувачем.

Також існує можливості групового формування і скасування раніше сформованих проводок, різні функції контролю цілісності даних.

Усі розрахунки виконуються на основі введеної в програму облікової (бухгалтерської) інформації, що зберігається в нормативних і довідкових даних з використанням набору алгоритмів. Результати розрахунків накопичуються у вигляді архівної інформації.

Облікова інформація містить у собі відомості і реквізити, що містяться в первинних документах (табель обліку робочого часу, лікарняний лист, виконавчий лист тощо). Ця інформація систематично надходить і обробляється протягом розрахункового періоду. При переході до нового розрахункового періоду вона, як правило, знищується.

Архівна інформація - нагромадження даних по видах оплат і утримань для кожного працівника, відомості про річний дохід. Зберігається тривалий термін (як правило, два календарних роки чи 24 місяці, починаючи від поточного).

Звітність

І Звіти за встановленими формами виводяться з документу спеціально передбачених функцій в кожному з модулів. Можна також створювати і використовувати власні звіти.

Бухгалтерська звітність, яка формується в Контурі бухгалтерського обліку призначена для різних груп користувачів (табл. 4.11).

Таблиця 4.11. Бухгалтерська звітність в програмі "Галактика"

№> з/п	Види бухгалтерської звітності	Склад бухгалтерської звітності
1	Бухгалтерська звітність внутрішнього користувача	Ч> Відомості щоденного обліку довільного рахунку Ч> Групувальні відомості "^ Оборотні відомості (за звітний період, за довільний інтервал часу) в розрізах структурних підрозділів Ч> Відомості аналітичного обліку Ч> Журнал (книга) господарських операцій 'Ь Головна книга <Ь Відомості з обліку курсової різниці *Ь Відомості з обліку праці і зарплати Ч> Відомості з обліку основних засобів і нематеріальних активів 'Ь Відомості з обліку запасів та МШП
2	Вихідна бухгалтерська звітність	'Ь Форми звітності Ч> Звіти за податками
3	Розрахунок економічних показників	Аналітичний баланс

Звіти по встановлених формах виводяться за допомогою спеціально передбачених функцій у кожному з модулів. На додаток до них можна створювати і використовувати власні звіти, як на основі форм, закладених у програмі, так і за допомогою мови проектування розрахункових форм.

Баланс є часткою зведеного звіту, що може бути сформований у будь-який момент. Його форма може бути легко відкоригована відповідно до вимог законодавства та особливостей підприємства.

1. Охарактеризувати програму "ІС: Бухгалтерія 7.7".

2. Який порядок встановлення програми на комп 'ютер "1С: Бухгалтерия 7.7"?

3. Що являє собою "інформаційна база" програми "1С: Бухгалтерия 7.7"?

4. Назвати режими роботи в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7". В чому їх призначення?

5. В чому полягає налагодження інтерфейсу програми?

6. Який порядок налагодження в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" робочого періоду?

7. Охарактеризувати План рахунків бухгалтерського обліку, реалізований в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7". Які його можливості?

8. Який порядок ведення аналітичного обліку в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7"?

9. В чому полягає сутність типових операцій програми "1С: Бухгалтерия 7.7"? В яких випадках застосовуються типові операції?

10. Які основні форми звітності реалізовані в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7"? Охарактеризувати їх.

11. Які модулі містить програма "Парус-Предприятие 7.11"? Охарактеризувати кожен з них.

12. Охарактеризувати програму "Парус-Предприятие7.11" за призначенням, групою споживачів та способом реалізації облікових функцій.

13. Які типи вікон використовуються в програмі "Парус-Предприятие 7.11"?

14. Як встановити робочу дату в програмі "Парус-Предприятие 7.11"?

15. Які словники існують в програмі "Парус-Предприятие 7.11"? Як здійснити їх налагодження ?

16. Які складові містить вікно "План счетов" в програмі "Парус-Предприятие 7.11"?

17. Як організується ведення аналітичного обліку в програмі "Парус-Предприятие 7.11"?

18. Як в програмі "Парус-Предприятие 7.11" здійснюється введення господарських операцій?

19. Які форми звітності передбачені програмою "Парус-Предприятие 7.11"?

20. Охарактеризувати типові форми оборотно-сальдових відомостей програми "Парус-Предприятие 7.11".

21. Охарактеризувати програму "Галактика" за призначенням, групою споживачів та способом реалізації облікових функцій.

22. Що потрібно налагодити перед початком роботи з програмою "Галактика "?

23. .Який порядок встановлення програми "Галактика "?

24. Охарактеризувати структуру програми "Галактика ".

25. Що таке контур і скільки їх існує в програмі "Галактика "?

26. Як організується ведення аналітичного обліку в програмі "Галактика "?

27. Як в програмі "Галактика" здійснюється введення господарських операцій ?

28. Які форми звітності передбачені програмою "Галактика"?

29. Які первинні документи заповнюються в програмі "Галактика "?

30. Що таке типова господарська операція?

Вид субконто —сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку.

Довідник (програма "1С: Бухгалтерия") - спеціальний засіб, що забезпечує ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об 'єкти.

Довідник (програма "Галактика) - сукупність інформації будь-якого вигляду, що зберігається у формі таблиць в базі даних.

Документ — комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа в електронному вигляді (діалоговій формі документу) та на паперовому бланку.

Каталог — певний перелік елементів інформації, створений у відповідній послідовності у вигляді таблиць, який зберігається в базі даних.

Класифікатор — набір даних в табличному вигляді, що зберігається в базі даних і описує деякі правила структурування інформації.

Константа — постійна (умовно-постійна) величина, що зберігає інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко (наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо).

Контур — сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач.

Контур адміністративного управління - набір засобів для фінансового і господарського планування, фінансового аналізу, маркетингу, обліку і управління кадрами, управління документообігом.

Контур бухгалтерського обліку — функціонально повна система ведення бухгалтерського обліку на підприємствах будь-якої форми власності і видів діяльності.

Контур оперативного управління — контур, що забезпечує оперативний облік і охоплює різні задачі, пов 'язані з організацією і управлінням, виробничою

і комерційною діяльністю підприємства.

Контур управління виробництвом - контур, що автоматизує процеси управління виробництвом продукції різних галузей промисловості, зокрема, таких як легкої, харчової промисловості, машинобудування, приладобудування тощо.

Конфігурація - структура облікових даних, що встановлюються на комп 'ютер при створенні нової інформаційної бази (План рахунків, довідники аналітичного обліку, форми документів).

Операційний документ - документ, що підтверджує або супроводзісує рух матеріальних цінностей або грошових коштів (готівкових та безготівкових).

Операція — електронний бланк для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію.

План рахунків - система бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку.

Робоче місце в програмі — конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп 'ютері.

Словник — будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами, а деякі допоміжні відомості.

Стандартні звіти - цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту.

Типова господарська операція - налагоджувана користувачем процедура рознесення суми господарського документу по рахункам бухгалтерського обліку з врахуванням заданої аналітики.

Функціональні розділи — розділи, які забезпечують, як правило, виконання операцій з обробки інформації одночасно з кількох облікових регістрів.

Шаблон типової операції - алгоритм виконання господарської операції, що містить: правила заповнення основних і додаткових реквізитів, які передбачені в формі операції, список проводок операції, правила заповнення реквізитів проводок — кореспондуючих рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми у валюті та формули розрахунку сум проводок.