5. Управлінські інформаційні системи

УІС - це такі системи, які повинні забезпечувати ефективне функціонування відповідних керованих об'єктів. Отже, інформаційна система може бути визначена як набір процедур, таких як процес, збирання і переробка інформації для підтримки планування, прийняття рішень, координації і контролю.

Можна зазначити, що ефективна діяльність сучасного підприємства можлива тільки за наявності єдиної комплексної системи, що поєднує керування фінансами, персоналом, постачанням, збутом і процес керування виробництвом. Такі системи стали розглядатися як засіб досягнення основних цілей підприємницької діяльності: збільшення обсягу виробництва, покращання якості продукції, що випускається, займання стійких позицій на ринку і перемога в конкурентній боротьбі та ін.

Для успішної діяльності будь-якій фірмі потрібен постійний потік правдивої та своєчасної інформації. На основі цієї інформації ухвалюються всі управлінські рішення. Система управлінської інформації на підприємстві складається із чотирьох підсистем:

• внутрішньої звітності;

• зовнішньої поточної інформації про зовнішнє середовище;

• показників маркетингових досліджень;

• даних аналізу інформації.

Є багато видів інформації, наприклад: технологічна, економічна, наукова, соціальна, медицинська, культурна, семантична (інформація, представлена у вигляді таблиць, формул і документів), але нас передусім цікавить економічна інформація, яка відображає дію економічних законів і містить характеристику господарських явищ і процесів.

Сприйняття та оцінка інформації і реакція на інформацію передбачає необхідність вольового й фізичного зусилля керівників усіх рівнів. Кожний керівник повинен бути налаштований на прийом, переробку, передавання інформації у вигляді управлінських рішень. Це допоможе йому зрозуміти випадкові та непередбачені проблеми, зробити прорив у невідоме, адаптуватися в мінливій обстановці та проявити інноваційний підхід, коли для досягнення результатів необхідно буде відшукати цілком нові рішення та ідеї.

Вимоги, що ставляться до управлінської інформаційної системи, як правило, не залежать від форми власності, однак залежать від сфери діяльності підприємства. При виборі програмно-апаратних платформ і окремих бізнесдодатків повинні застосовуватися несуперечливі, злагоджені технології, дотримуватися єдина технологія експлуатації й обслуговування системи. Крім цих ключових вимог, є ряд загальних технічних вимог для будь-якої інформаційної системи, а саме:

• надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрації дій персоналу;

• швидкодія, тобто досить малий час реакції системи (одиниці секунди) при введенні,

• пошуку й обробці інформації;

• можливість масштабування і розвитку системи;

• зручний користувальницький інтерфейс робочих місць;

• інтеграція з модулями системи передачі даних;

• можливість конвертації відомостей баз даних, що використовувалися в минулому, у нову

• систему;

• висока надійність роботи

Внутрішньофірмова інформаційна система це сукупність інформаційних процесів для забезпечення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Така система складається з внутрішніх і зовнішніх каналів передачі (зв'язків), власне інформації, а також компонентів її обробки.

Завданнями внутріфірмової системи інформації в організації є:

• координація діяльності зі збирання та опрацювання даних фінансових звітів на вищому рівні управління та у виробничих відділеннях з метою поліпшення якості і своєчасності надходження фінансової інформації в цілому;

• планування основних напрямів системи збирання, опрацювання та зберігання первинних даних;

• визначення основних напрямів розвитку технології обробки інформації.

Внутріфірмова система інформації виконує такі функції:

• визначення потреб кожного керівника в характері та змісті необхідної йому інформації для цілей оперативного управління виробничо-збутовою діяльністю фірми;

• передбачення потреб у технічних засобах фірми в цілому та кожного керівника для забезпечення всією необхідною інформацією;

• централізоване планування всіх витрат на отримання, оренду технічних засобів для забезпечення безперервного функціонування системи інформації;

• визначення рівня витрат на використання технічних засобів у системі інформації (утримання й навчання обслуговуючого персоналу, оплату використовуваних приміщень, витрати на комплектуючі тощо);

• забезпечення відповідного рівня збору, зберігання та надання інформації;

• розробка програмних засобів, прикладних програм.

Кожне рішення на підприємстві приймається з використанням усього обсягу інформації про поточну діяльність і ту, яка планується. Додавши до цього зручність у використанні, опрацюванні та збереженні інформації, можна отримати характеристику інформаційних систем управління підприємством, які побудовані на базі комп'ютерних технологій.

Інформаційні системи управління базуються на стандартних технологіях. До основних класів систем управління підприємством належать:

■ MSP (Master Schedule Planning) — об'ємно-календарне планування. Системи управління підприємством такого класу дають змогу вести планування та облік матеріальних, фінансових і людських ресурсів на малих та середніх підприємствах.

■ MRP (Material Requirement Planning) — планування матеріальних ресурсів. Метою функціонування цієї системи управління є визначення кінцевої потреби в ресурсах за даними об'ємно-календарного плану виробництва. Провідним у даній системі є створення списку виробів, за яким здійснюється замовлення матеріалів чи планування виробництва для внутрішнього споживання.

■ MRP II (Manufacturing Recourse Planning) — планування виробничих ресурсів з аналізом результатів виробничого плану. Системи цього класу охоплюють три рівні планування:

• визначення засобів, необхідних для виконання довгострокових прогнозів на сімейство продуктів;

• утворення загального реєстру на основі комбінації реальних замовлень із середньо-годинними прогнозами;

• детальний план потреб у ресурсах і потужностях.

■ ERP (Enterprise Recourse Planning) — клас інтегрованих систем управління підприємством. Системи цього класу являють собою найдосконаліші системи управління, тому що вони передбачають уніфіковану, централізовану базу даних, єдиний додаток і загальний споживацький інтерфейс для фінансово-господарських завдань усього підприємства: виробничих, економічних, збуту і зберігання продукції.

Інтегровані системи управління підприємством побудовані на принципах управління процесами. Типова система цього класу охоплює процеси п'яти рівнів:

• процеси першого рівня об'єднують постачальників, споживачів, персонал, акціонерів, транспортних агентів, органи влади, а також сторони, які беруть участь у діяльності організації, тобто управління збутом, персоналом, виробництвом, фінансами, проектами;

• процеси другого рівня являють собою деталізацію процесів першого рівня, зокрема встановлення вимог до поставок, ведення реєстру постачальників, оцінка постачальників, вхідний контроль продукції тощо;

• процеси третього та четвертого рівнів — це деталізація процесів попередніх рівнів;

• п'ятий рівень процесів містить опис діяльності окремо взятого працівника. Такий підхід робить організацію мобільною й нею легко управляти.

Внутрішньофірмова система інформації виконує такі функції:

1. визначення потреби в технічних засобах фірми у цілому й кожного керуючого для забезпечення

потрібною інформацією;

2. забезпечення належного рівня збирання, зберігання і подання інформації;

3. розробка прикладних програм, програмних засобів;

4. визначення потреб кожного конкретного керівника в характері й змісті необхідної йому

5. інформації з метою оперативного управління виробничо-збутовою діяльністю фірми;

6. обчислення витрат на використання технічних засобів у системі інформації (витрати на придбання магнітних стрічок, дискет, паперу та ін.);

7. централізоване планування всіх витрат на придбання, а також оренду технічних засобів для

8. забезпечення безперебійного функціонування системи інформації.