3 Аналітичний процес та його організація

Аналітичний процес як технологічна сукупність складається з кількох видів самостійних робіт, кожний з яких, у свою чергу, поділяють на самостійні операції.

Мета аналітичної обробки — розкрити внутрішню закономірність в економіці господарства. Для цього слід розробити аналітичну номенклатуру (систему аналітичних показників), що відображує суть процесів і явищ, які аналізують методику виконання розрахунків того чи іншого показника, визначити логічну послідовність обробки даних, форми таблиць, графіки руху аналітичної інформації у процесі обробки та забезпечити комплекс робіт на цьому етапі аналітичного процесу.

Аналітична операція — це дія над економічними даними (або економічною інформацією) з метою одержання різних проміжних або кінцевих показників аналітичного характеру, які можуть бути використані для розробки та прийняття управлінського рішення.

Операції, що використовуються в аналітичному процесі, поділяють на три типи (категорії): механічні, переробні та творчі.

До операцій першого типу відносять пошук і одержання різних звітних, планових, нормативних та інших таблиць, переміщення їх у просторі (передача), зберігання, запис у аналітичні таблиці.

Операції другого типу — це виконання різних математичних розрахунків, упорядкування якоїсь сукупності даних тощо.

До операцій третього типу належать складання і формування аналітичних висновків, розробка рекомендацій, пропозицій тощо.

Аналітична номенклатура склад (перелік) даних, які містяться у нормах, нормативах, кошторисах, квотах тощо та фактично облікованих характеристиках господарських фактів, явищ та процесів — майнових об’єктів та правових суб’єктів, господарських операціях та результатах господарювання, які використовуються в аналітичному процесі для оцінювання результатів господарської діяльності, підготовки управлінських рішень. Цей склад (перелік) визначається змістом господарської діяльності конкретного підприємства, організації або їх підрозділів та формується в різні показники відповідно до вимог управління.

Аналітичне завдання — це складовий елемент топологічної теми (блок). Наприклад, аналіз праці й оплати її передбачає кілька завдань з визначення:

• чисельності та складу працюючих;

• використання робочого часу;

• продуктивності праці;

• використання фонду оплати праці та ін.

З кожного аналітичного завдання топологічної теми (блока) і для кожного етапу аналітичного процесу складають перелік аналітичних номенклатур, які у майбутньому фіксують у носіях аналітичних номенклатур.

Наявність аналітичних номенклатур дає змогу обґрунтовано вибирати або розробляти (проектувати) носії аналітичних номенклатур, аналітичні таблиці, визначати обсяги робіт. Першим видом носіїв аналітичної номенклатури є форми відображення нормативних, планових, кошторисних, облікових, звітних, технічних, технологічних, конструкторських даних та показників.

Такими формами нормативної, планової інформації є бізнес-план і аналогічні плани різних видів діяльності та галузей: сільського господарства, будівництва, транспорту — різного роду розрахункові таблиці, облікових показників — звітні форми, облікові реєстри, первинні документи тощо. Носії цих форм можуть бути паперові або технічні.

Вибір форм та носіїв аналітичних номенклатур має виняткове значення для організації аналітичного процесу. Основу вибору становлять аналітичні номенклатури, визначені за допомогою аналітичного завдання.

Методика та техніка вибору форм носіїв аналітичної інформації мають ряд специфічних особливостей.

Перша особливість вибору полягає в тому, що носії зовнішньої аналітичної інформації формуються за межами аналітичного процесу і практично у процес вступають готовими. Наприклад, у готовому вигляді використовують облікові реєстри, звітні форми. Тому вибір носіїв аналітичної інформації, що беруть для аналітичного процесу з інших ділянок економічної роботи, потрібно починати з вивчення змісту цих форм.

Друга особливість — це внутрішні форми та носії аналітичної інформації: таблиці, розрахункові таблиці, форми аналітичних записок тощо, які розробляють самостійно з урахуванням умов конкретного господарства.

До основних форм носіїв аналітичної інформації належать:

Під первинними документами розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволу адміністрації (власника) на їх проведення.

Табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб’єктом господарювання у процесі бухгалтерського обліку, із докладною характеристикою їх параметрів.

Облікові реєстри — це носії інформації спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, узятих до обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри є досить різнорідними (рис. 3.4), причому у спеціалізованій літературі можна знайти від 4 до 8 класифікаційних ознак реєстрів бухгалтерського обліку.

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів:

• вибір і групування форм носіїв облікової інформації;

• організацію носіїв облікової інформації;

• складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів.

Аналітичні таблиці дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результати роботи від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану і т. ін.). Складаються при опрацюванні аналітичних даних.

Пояснювальна записка складається за результатами аналізу, який здійснюють господарства за тривалий час (місяць, квартал). Аналітична записка складається за результатами аналізу, який здійснюють господарства за відносно короткий час. (день, зміну, декаду). Тут відображують характеристики стану ресурсів, причини порушень, а також вжиті щодо відповідних порушень (недоліків) заходи.

Структурно така аналітична записка містить:

• загальні дані про об’єкт, який аналізують;

• характеристику виконання програми доручень, плану, договору;

• характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.

Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб’єкта господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є, по суті, додатком до табеля форм носіїв облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:

• титульну сторінку;

• перелік носіїв інформації; зразки носіїв інформації;

• вказівки щодо їх заповнення.

Організація фіксування інформації в носіях облікової інформації

1. Складання первинних документів відповідно до діючої нормативної бази має відбуватись у момент здійснення операції, в окремих випадках — безпосередньо після її закінчення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для бюджетних установ і організацій. Записи в первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів і т. ін. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символа чи іншим механічним або електронним способом.

2. Приймання та перевірка первинних документів — характеризує надходження первинних документів до бухгалтерії. Первинні документи передаються до бухгалтерії відповідно до встановлених у графіках документообороту строків. Усі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов’язковій перевірці. Перевірка первинних документів традиційно поділяється на такі види:за формою; за змістом.

Кожний із видів перевірки поділяється на відповідні підвиди. Так, перевірка за формою передбачає:формальну перевірку — носії облікової інформації мають бути складені за формою, визначеною наведеними раніше нормативними актами згідно з усіма реквізитами та вимогами до оформлення; експертну перевірку — первинний документ перевіряється на автентичність, установлюється дійсність підписів осіб, що складали документ, реальність реквізитів та записів; арифметичну перевірку — первинний документ перевіряється на правильність наявних у ньому арифметичних підрахунків.

Перевірка за змістом охоплює:

економічну перевірку — за кожним документом визначається економічна доцільність проведення господарської операції. Зауважимо, що цей вид перевірки стосується попереднього контролю, який здійснюється головним бухгалтером під час візування угод, наказів, підписання касових та банківських документів;

• правову перевірку — кожна з господарських операцій має відповідати нормативно-правовій базі, яка регулює фінансово-господарську діяльність установи чи організації;

• перевірку законності — відображені в первинних документах операції мають здійснюватись за дозволом керівника установи та головного бухгалтера, посадових осіб, що визначають і здійснюють керівництво фінансово-господарським життям суб’єкта господарювання;

• логічну перевірку — зафіксовані в первинному документі кількісні показники перевіряються на предмет логічного зв’язку з відповідними показниками.

3. обробка первинних документів — є також складним за технологією і охоплює такі операції:

• таксування первинних документів;

• групування показників первинних документів;

• контирування первинних документів.

Таксування, або розцінювання, являє собою визначення грошової оцінки господарської операції, що зафіксована в первинних документах, приведенням натуральних і трудових вимірників до узагальненого грошового. Необхідність проведення такої процедури зумовлена тим, що значна частина первинної документації, що передається до бухгалтерії, не містить інформації у грошовому виразі щодо господарських операцій (накладні, забірні картки і т. ін.). Під час таксування в документах фіксується ціна і сума:

• щодо натурального вимірника визначається добуток ціни за одиницю на кількість товарно-матеріальних цінностей (у метрах, кілограмах тощо);

• щодо трудового вимірника визначається добуток кількості одиниць відпрацьованого часу (робочий день, година, хвилина) та вартості одиниці даного часу.

Групування передбачає сортування первинних документів за змістом господарських операцій, об’єднання їх у групи за певними ознаками і визначення загального підсумку. Мета групування — уникнути громіздкості бухгалтерського обліку завдяки підготовці зведених даних щодо його об’єктів.

Процедура контирування являє собою визначення і фіксування кореспонденції рахунків за кожною конкретною господарською операцією, що відображена у первинному документі. Занесення сум господарських операцій здійснюється в бік деталізації: спочатку на рівні синтетичних рахунків, потім — аналітичних. Після ідентифікації господарських операцій проводиться узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною групою — на першому документі або в кінці зведеного документа.

4. фіксування інформації в носіях інформації є перенесення інформації до облікових реєстрів. До облікових реєстрів інформація переноситься після перевірки та обробки первинних документів. При цьому вже опрацьовані документи підлягають відмічанню в установленому порядку:

• за ручного варіанта обробки — заноситься дата запису в обліковий реєстр;

• за механізованого варіанта обробки — відбиток штампа оператора, який відповідає за обробку документів.

Перенесення інформації до облікових реєстрів здійснюється в міру надходження первинних документів до місця обробки відповідно до графіка документообороту. Зауважимо, що порядок запису господарських операцій передбачає різні підходи: інформація може первинно бути зареєстрована в реєстрах аналітичного обліку, а потім — синтетичного і навпаки. Для забезпечення якісної і достовірної реєстрації потрібно передбачити таку систему організаційних заходів:

• автоматизацію процесу облікової реєстрації;

• дотримання термінів графіка документообороту та інструкцій зі складання носіїв облікової інформації;

• удосконалення системи реєстрів облікової інформації з можливим поєднанням синтетичного та аналітичного обліку.