Лабораторна робота №5 Тема: Створення і оформлення таблиць в OpenOffice Calc

План:

• Загальні поняття

• Введення даних у базу

• Перевірка значень що вводяться

• Фільтрація списку

• Сортування списку

• Функції баз даних

• Зведені таблиці

Теоретичні відомості

• Загальні поняття

Таблиця - це впорядкований набір даних. Зазвичай таблиця даних складається з рядка заголовків (текст опису) і рядків даних, які можуть бути числовими або текстовими.

Зауваження: інколи таблиці даних в OpenOffice Calc розглядають як бази даних, і до них можна застосовувати такі ж операції, як и до баз даних. Надалі у цій лабораторній роботі ми будемо разглядати таблиці як бази даних.

Стовпці таблиці даних зазвичай називають полями, а рядки — записами.

У OpenOffice.org Calc є декілька засобів, призначених для роботи з таблицями. Вони можуть бути використані для самих різноманітних цілей.

Операції, які зазвичай виконуються над базами даних:

• Введення даних у таблицю.

• Фільтрація таблиці, яка виконується з метою вибіркового відображення рядків (за певним критерієм).

• Сортування даних.

• Вставка формул для виконання проміжних підсумків.

• Створення формул для роботи в базі, відфільтрованій за певними критеріями.

• Створення підсумкової зведеної таблиці на основі даних бази.

• Введення даних у таблицю

Щоб ввести дані в базу можна використовувати будь-який з описаних в інших роботах метод введення даних.

У OpenOffice.org Calc, в даний момент, не передбачено спосіб введення даних за допомогою форми, тому необхідно ввести дані або вручну, або за допомогою макросу.

Введення даних починається з визначення заголовків стовпців. Вони повинні розташовуватися в першому рядку діапазону даних, що вводяться. Заголовки потрібні для того, щоб описувана команда працювала правильно.

У разі створення бази даних потрібно пам'ятати про деякі рекомендації:

• в кожному стовпці повинна міститися однотипна інформація, наприклад, не слід змішувати в одному стовпці дати і звичайний текст;

• не використовуйте порожніх рядків в таблиці, тому що при проведенні операцій над списком OpenOffice.org Calc визначає його межі автоматично, при цьому порожній рядок означає кінець бази даних;

• розміщуйте таблицю на окремий лист, якщо на цей лист необхідно помістити ще іншу інформацію, розміщуйте її нижче або вище таблиці, не використовуйте для цього клітинки праворуч або ліворуч від бази;

• використовуйте команду Окно – Фиксировать, щоб заголовки були завжди видно при прокручуванні листа бази;

• намагайтеся спочатку відформатувати весь стовпець, щоб дані завжди мали один і той же формат.

• Перевірка значень що вводяться

OpenOffice.org Calc дозволяє вказати тип даних, які можуть міститися в певній клітинці або діапазоні. Наприклад, потрібно розробити таблицю, яку використовуватимуть інші люди. Припустимо, в цій таблиці є клітинка для введення даних, на яку є посилання в деякій формулі. У цій ситуації ви можете скористатися функцією перевірки даних, що вводяться, щоб у випадку, якщо користувач введе значення, що не належить заданному інтервалу, програма видавала відповідне повідомлення.

Це виконується за допомогою команд меню Данные – Проверка.

• Фільтрація списку

Фільтрація списку - це процес приховування всіх рядків, крім тих, які задовольняють певним критеріям.

Фільтрацію можна проводити по одному критерію або за декількома критеріями.

Для сворення автоматичного фільтру у таблиці виконуються команди меню Данные – Фильтр – Автофильтр.

Для скасування режиму Автофільтр та видалення кнопок розкривних списків в іменах полів виберіть команду Данные – Фильтр – Автофильтр повторно.

• Сортування списку

Сортуванням називається зміна порядку рядків у списку. Сортування застосовується у випадках, коли необхідно, щоб рядки мали певну послідовність. OpenOffice.org Calc - дуже гнучка система щодо методів сортування даних.

Сортування можна проводити по одному полю або по декількох полях.

Для сортування даних у таблиці треба виконати команди меню Данные - Сортировка.

• Функції баз даних

Функції баз даних мають узагальнену назву Д-функції. Д-функції оперують тільки з елементами діапазону, які задовольняють заданим умовам.

У всіх Д-функцій один і той же синтаксис:

= Д-функція (база_данних; поле; критерій)

Аргумент база_данних задає весь список, а не окремий стовпець.

Аргумент поле визначає стовпець, в якому проводяться обчислення (підсумовування, усереднення і т.п.). Якщо формула створюється за допомогою майстра функцій, то при заповненні другого аргументу достатньо вказати клітинку робочого листа, в якому зберігається ім'я відповідного поля.

Аргумент критерій задає діапазон критеріїв.

• Функція DSUM (БДСУММ)

Підсумовує числа для записів бази даних, що задовольняють умові.

• Функція DCOUNT (БДСЧЕТ)

Підраховує кількість клітинок області даних, вміст яких відповідає критеріям пошуку

• Функція DAVERAGE (ДСРЗНАЧ)

Повертає середнє значення для вибраних даних бази.

• Функції DMAX (ДМАКС) и DMIN (ДМИН)

Повертають максимальне та мінімальне значення серед вибраних записів бази даних.

• Зведені таблиці

Зведена таблиця - це динамічна таблиця підсумкових даних, здобутих або розрахованих на основі інформації, що знаходиться в базах даних. Вона дозволяє створювати динамічні, з легко змінною структурою, перехресні таблиці, де узагальнюються дані по декількох вимірах. Крім того, за допомогою зведеної таблиці можна підрахувати проміжні підсумки з будь-яким рівнем деталізації.

Зведені таблиці створюються за допомогою засобу Майстер зведених таблиць.