Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются формами первичной учетной документации, утвержденными в соответствии с законодательством. Так, предприятию для получения денег с расчетного счета в кассу необходимо иметь чековую книжку (она приобретается в банке на основании заявления клиента). Денежный чек оформляется кассиром, подписывается руководителем и главным бухгал­тером.

Прием наличных денег при реализации продукции (това­ров, работ, услуг) осуществляется с использованием кассовых суммирующих аппаратов (КСА) или специальных компьютер­ных систем (СКС), зарегистрированных в налоговых органах. В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, предприятия вправе принимать наличные деньги при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг без применения кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютер­ных систем (например, при осуществлении разносной и раз­возной торговли). Прием денег в этом случае, а также в случае их поступления в кассу предприятия на выплату заработной платы, для возврата командировочных расходов и иных налич­ных денежных средств, не связанных с реализацией товаров (работ, услуг), осуществляется по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных об изготовлен­ных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (ЭБД). Форма приходного кассового ордера № КО-1 утверждена приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 №311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной докумен­тации».

Прием денег от работников предприятия за готовую про­дукцию, возврат подотчетных сумм, ранее полученных займов, плата родителей за содержание детей в детских садах, квартирная плата и другие аналогичные платежи в кассу оформляются приходным кассовым ордером, а отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, внесшему деньги, в качестве подтверждения факта произведенной им оплаты. В кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные ордера подписываются главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), форма кото­рых утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 №43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации». При этом кассир обязан потребовать у получателя предъявить документ, удостоверяющий личность, и взять с него расписку о получении денег. Данная расписка должна быть сделана соб­ственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

Расходный кассовый ордер выписывается либо оформляется при помощи технических средств в одном экземпляре, подпи­сывается руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем.

На практике возникают ситуации, когда получатель дове­ряет другому лицу получение причитающихся ему денежных сумм. В этом случае в бухгалтерию должна быть представлена оформленная в установленном законодательством порядке до­веренность. В тексте расходного кассового ордера после фами­лии, имени, отчества получателя бухгалтером делается запись: «По доверенности», указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходный кассовый ордер после выдачи по нему наличных денег подпи­сывается кассиром.

Приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. И прием, и выдача денег по кассовым ордерам могут осуществляться только в день их составления. Кроме того, кассиром ведется еще один учетный регистр - кассовая книга (форма № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреп­лена печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Форма кассо­вой книги утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 №43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации».

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей, записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги. Неотрывная часть листа в качестве первого экземпляра остается в книге, а вторая часть отрывается вместе с подтверждающими документами в качестве отчета кассира сдается в бухгалтерию. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Допускается веде­ние кассовой книги автоматизированным способом, при этом формируются две машинограммы: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Их содержание должно совпадать, а реквизиты должны быть такими, какие предусмотрены типовой формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в поряд­ке возрастания с начала года. В течение года выходные формы хранятся кассиром отдельно за каждый месяц, а по окончании года все формы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют­ся в хронологическом порядке, после чего общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а кассовая книга опечатывается.

Отдельные выплаты, которые носят массовый характер, производятся без составления расходного кассового ордера на каждого получателя денег и оформляются едиными платежны­ми или расчетно-платежными ведомостями (например, выплата заработной платы, премий, стипендий, пособий, дивидендов и т.п.). На титульном листе такой ведомости делается разреши­тельная надпись о выдаче денег (за подписями руководителя и главного бухгалтера). Если по окончании срока, установленного для выдачи наличных денег, в кассе останутся не полученные сотрудниками деньги, кассир делает соответствующие отметки в ведомости: напротив фамилий сотрудников, не получивших деньги, ставится надпись «Депонировано», выводится общая сумма денег, выданная сотрудникам, и общая сумма денег, оставшаяся не выданной. Затем составляется реестр депонированных сумм и оформляется один расходный кассовый ордер, по которому вся депонированная сумма сдается кассиром в учреждение банка. Сумма, фактически выплаченная работникам заносится в кассовую книгу.

Вносить изменения, в т. ч. оговоренные, в кассовые документы не допускается. Если при оформлении кассового документа допущена ошибка, необходимо составить новый документ. Если испорченный документ не является бланком строгой отчетности, то его уничтожают, а если является - то аннулируют. Аннулирование производится путем погашения (перечеркивания и проставления надписи «Аннулировано»). Аннулированные бланки строгой отчетности хранятся согласно установленным требованиям.

Соблюдение предприятием правил ведения кассовых опера­ций контролируется обслуживающим банком, который в соот­ветствии с законодательством осуществляет проверку кассовой дисциплины предприятия.

В сроки, определенные руководителем предприятия (но не реже одного раза в квартал), проводится инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.