3.Методика оформлення документів по управлінню тилом.

Бойові документи тилу повинні відповідати вимогам достовірності, ясності, стислості і простоти викладення, наочності і високої культури оформлення, відповідності форми і змісту можливостям засобів обробки, розмноження і передачі.

Розробляються тільки ті документи, які необхідні для практичного застосування при управлінні військами.

Достовірність бойових документів досягається точним відображенням в них реальної інформації. Ясність, стислість і простота викладення бойового документу досягаються стислістю формулювань, простотою зворотів мови, використанням установлених умовних знаків та скорочених позначень. В бойових документах повинна указуватись тільки дійсно необхідна в даних умовах інформація, без якої неможливо правильно усвідомити поставлені завдання, прийняти обґрунтоване рішення і провести його в життя. Але стислість документів не повинна досягатись за рахунок їх ясності. За обсягом документи повинні бути оптимально короткими, але розкривати дійсно необхідний зміст. Бойові документи повинні бути гранично чіткими, лаконічними, простими і зрозумілими настільки, щоб не можна було допустити будь-якого іншого їх тлумачення. Зміст бойових документів не повинен захаращуватись абстрактними загальновідомими, загальнотеоретичними положеннями.

Наочність і висока культура оформлення документів значно полегшують сприйняття їх змісту. Структура, форма і зміст документів повинні бути простими, наочними і зрозумілими для роботи. В письмових (друкованих) документах необхідно правильно розміщувати текст, виділяючи абзацами окремі їх пункти або уособлені за змістом частини тексту. Наочність графічних документів досягається чіткістю їх виконання, правильним використанням умовних знаків і написів, дотриманням пропорцій у зображенні складових елементів.

Відповідність форми і змісту документів можливостям засобів їх оброблення, розмноження і передачі – одна із умов забезпечення оперативності управління. Дотримання цієї вимоги особливо важливе при запровадженні автоматизованих комплексів управління.

Розробку, розмноження, розсилку бойових документів здійснювати відповідно до вимог Порадника з захисту державних таємниць.

Кожний документ повинен мати: гриф секретності і номер примірника; зазначення, кому він призначений (назву адресата); службовий заголовок; підпис відповідної посадової особи із зазначенням посади, військового звання, прізвища; відмітку про кількість виготовлених примірників, прізвища виконавця і друкарки (кресляра), дату виконання і номер за журналом обліку розмноження документів. На наказах (розпорядженнях) прізвища виконавців не указуються.

Документ, який направляється у війська або подається у вищий штаб, крім того, повинен мати: категорію терміновості; назву адресата; розрахунок розсилки (на звороті останнього аркушу першого примірника або на окремому аркуші); відмітки про час (години, хвилини, дату) відправлення і отримання документу адресатом. На документі, який призначений для використання на навчанні, робиться відмітка “По навчанню”.

Категорія терміновості і гриф секретності документа визначаються виконавцем і остаточно установлюються особою, яка його підписує.

В бойових документах для зменшення їх обсягу застосовуються скорочення слів, словосполучень і тексту.

Скорочення слів і словосполучень може здійснюватись кількома способами: усіканням кінцевої частини; викиданням внутрішньої частини; використанням перших букв слів, які входять до словосполучення однотипних слів. Скорочення повинні бути по всьому тексту однотипними.

Скорочення обсягу тексту проводиться за рахунок застосування скорочених слів і словосполучень, викиданням частини слів таким чином, щоб не спотворювався зміст. Скорочення, які діють у Збройних Силах України, пишуться без крапки.

Скорочення слів і словосполучень усіканням кінцевої частини повинне дозволяти легко і безпомилково відновити слово.

Приклад:

Рез – резерв; інж – інженерний.

Викидання внутрішньої частини слова позначається дефісом.

Приклад:

Р-н – район; пр-к – противник; р-ж – рубіж.

Складні слова скорочуються до першої букви кожної складової частини. При цьому ставиться коса риска.

Приклад:

Р/м – радіомережа; р/н – радіонапрямок.

Складні слова, частини яких у повній формі пишуться через дефіс, скорчуються усіканням кожної частини.

Приклад:

Інж-тех – інженерно-технічний.

Абревіатура утворюється, як правило, з перших букв слів, які входять до словосполучень (АК, БП, омбр, бмз). Великі букви застосовуються для позначення видів Збройних Сил, родів військ, спеціальних військ, оперативно-стратегічних, оперативних, оперативно-тактичних об’єднань, установ, підприємств, центрів, баз, вузлів, пунктів, постів, тимчасових формувань, зразків, типів, комплексів озброєння, техніки, посадових осіб і термінології загального призначення.

Малі букви застосовуються для позначення з’єднань, частин і підрозділів, організаційно-штатних формувань у тактичній ланці, пояснень щодо їх призначення.

Перед скороченими назвами об’єднань, з’єднань, частин і підрозділів, установ та баз можуть додаватись букви: для окремих – о (обмз, опмз, обз); для запасних – зап (запбрз, запоавтб); для резервних – рез (резавтб).

До скорочень частин і підрозділів інженерних військ, військ РХБ захисту та військ зв’язку тилу в кінці скорочення пишеться буква т (обРХБзт, опзт, обзт).

Скорочення обсягу тексту посиланням на інший документ вимагає точної вказівки першоджерела.

Приклад:

Норми витрат пального для 123 омбр – див. п. 4. наказу по тилу 4 АК № 02.