5. Основной этап исследования системы управления предприятием

Целью основного этапа исследования является описание реального состояния проблемной области, выявление недостатков системы управления соответствующей деятельностью, определение основных причин неблагополучия.

Приводятся сведения о фактическом состоянии выбранной области. В качестве характеристик и результатов этого состояния используются те, которые отражают требования к соответствующим проблемным областям, рассмотренные в предыдущем разделе. Проблемы и резервы выявляются при более или менее существенном расхождении между требованиями (т. е. идеальным состоянием рассматриваемой области) и фактическими результатами (характеристиками). В результате исследования должны быть также определены конкретные причины неудовлетворительного состояния исследуемых процессов или вскрыты резервы повышения эффективности менеджмента.

На этом этапе исследования в качестве источников информации используются те же, что и на предыдущем этапе с учетом следующих особенностей:

• расширяется спектр исследуемых документов, применительно к более конкретной области. При этом используются отчеты, сводки, справки и др. документы, но на уровне подсистем, функциональных областей, подразделений, бизнес процессов и т. п.

• при проведении специальных наблюдений важно осуществлять тщательную подготовку, чтобы минимизировать влияние на работников. Подготовка включает в себя : - обоснованный выбор периода наблюдений; - определение состава и точности получаемых сведений; - подготовку объекта наблюдения (отдельный работник или группа), объяснив, для чего проводится наблюдение, чтобы исключить подозрения в его критической направленности.

• при проведении бесед и опросов необходимо: - при подготовке вопросников стремиться составлять их так, чтобы побуждать к откровенности; - учитывать компетентность опрашиваемых; - стараться проводить опросы на рабочих местах или поблизости, чтобы обстановка была знакома опрашиваемым работникам;

• при анализе информации необходимо внимательно отнестись к выбору периода, за который следует изучать данные, определить точность сведений, обеспечить их сопоставимость.

Обрабатывая данные, следует использовать в первую очередь использовать типичные группировки: по людям, по событиям, по продукции и материалам, по ресурсам, затратам, доходам, процессам и процедурам и т. п. Очень важно обеспечить наглядность представляемой информации, для чего формы таблиц, схем и рисунков должны быть тщательно продуманными.

• при проведении анализа следует стремиться установить наличие специфической взаимосвязи между различными факторами и событиями, описываемыми полученными данными, и, если эта связь существует, определить ее характер

При проведении исследования следует использовать известные научные методы, как общенаучные, так и специальные. Из общенаучных наиболее часто используемыми являются наблюдение, измерение, классификация, описание, сравнение. Из специальных методов чаще всего используются социологические исследования, экспертные оценки, факторный анализ, социально-экономическое экспериментирование и др.

При определении причин возникновения проблем следует использовать известные инструменты: диаграмму Исикавы, карту мнений и др. При этом необходимо учитывать, что часто факторы влияют друг на друга, и бывает непросто установить, где причина, а где следствие. Также важно иметь в виду, что исследуемая проблема может иметь несколько причин.

Проведение анализа - является творческой работой и требует максимальной самоотдачи от студента.

В результате проведенной работы должны быть установлены причины неблагополучного положения в выбранной функциональной области организации (или факторы, от которых зависит использование резервов), на устранение (приведение в действие) которых должны быть направлены разрабатываемые предложения.

Раздел должен заканчиваться конкретными выводами по результатам проведенного исследования, которые будут положены в основу разрабатываемых предложений.