4 Этап – «Разработка программы улучшения»

3.1. Сформировать области улучшения БП

Цель – составить список областей усовершенствования с их приоритетами, определяющий объем необходимых мероприятий по усовершенствованию.

• включаемые процессы;

• границы усовершенствования;

• процессы или проекты, которые должны быть либо включены в инициативу усовершенствования, либо исключены из нее.

3.2. Установить целевые точки

Целевые точки должны быть заданы количественно для каждой области приоритетов. Это могут быть целевые значения эффективности процессов, целевые профили зрелости или их комбинация. Они должны быть установлены в свете потребностей организации.

Учитываемые факторы:

• желательно, чтобы связанные процессы находились на одном уровне зрелости, если только отсутствуют перевешивающие соображения;

• обычно нереально стремиться повысить зрелость процесса более чем на один уровень за один цикл усовершенствования, так как каждый следующий уровень строится на зрелости предыдущего.

Этапы выбора целевых точек:

• определить количественные цели для каждой области приоритетов при усовершенствовании;

• изыскать подходящие метрики для измерения достижения этих целей;

• установить соответствующие целевые значения этих метрик, должным образом принимая во внимание риски.

3.3. Планировать усовершенствования БП

Этапы планирования:

• создать бизнес-план улучшения БП;

• разработать план мероприятий по улучшению БП;

• сформировать проект улучшений БП.

Бизнес-план улучшения БП – это документ, определяющий цель улучшения БП, необходимые ресурсы и время на реализацию улучшений и оценивающий риски при их реализации.

План мероприятий по улучшению БП – это документ, определяющий и контролирующий непрерывную деятельность, направленную на достижение цели, сформулированной в бизнес-плане.

Проект улучшений БП – это документ, определяющий и контролирующий непрерывную деятельность, направленную на достижение определенных задач, сформулированных в плане мероприятий.

Разработка плана мероприятий

Задача – найти ответы на следующие вопросы:

1. Как правильно сконцентрировать усилия по улучшению БП?

2. Какие ограничения налагаются на улучшение БП?

3. Каковы измеримые задачи вытекают из широкой цели процесса?

4. Каким образом имеющаяся информация может помочь в улучшении БП?

5. Какие способы взаимодействия и проверки будут способствовать пониманию каждым сотрудником улучшения?

6. В какие сроки провести улучшения?

7. Кто будет осуществлять улучшения и отвечать за их результат?

При выполнении этой задачи необходимо:

• оценить несколько сценариев и остановиться на таком наборе мероприятий, который наилучшим образом отвечает потребностям организации;

• оценить эффекты возможных взаимодействий мероприятий (их поддержку и противостояние друг другу);

• выделить мероприятия, которые поддерживают друг друга в достижении цели;

• определить мероприятия, которые дадут понятные и немедленные выгоды;

• определить для каждого мероприятия критерий успеха и то, как будет измеряться ход выполнения;

• для предложенных мероприятий сформировать предварительные оценки соотношения ожидаемых затрат, выгод и риска;

• определить обязанности по проведению мероприятий и согласовать распределение обязанностей с теми, кто задействован в мероприятиях;

• определить потребности по найму и специальной подготовке сотрудников.

План мероприятий должен содержать следующую информацию:

• мероприятия по улучшению с целями и целевыми точками;

• распределение обязанностей по проведению мероприятий;

• предварительные оценки затрат, выгод и графика;

• риски для продуктов и для организации в случаях, когда мероприятия проводятся и не проводятся, а также возможные последствия изменений графика.

Сформировать проект улучшений БП

Проекты улучшения БП являются уникальными и новыми, что требует от предприятия дополнительных ресурсов и принятия новых точек зрения.

Задачи:

• выбор пооперационного подхода к реализации;

• подготовка и согласование плана проекта по усовершенствованию процессов (детальный план реализации);

• реализация мероприятий по усовершенствованию в соответствии с планом проекта по усовершенствованию процессов;

• мониторинг проекта по усовершенствованию процессов.

Содержание проекта улучшений

• цели проекта усовершенствования процессов;

• детальное и конкретное описание подхода к реализации;

• описание результатов усовершенствования, которые должны быть достигнуты проектом;

• детальный план-график и разбивка работ;

• детальный прогноз затрат ресурсов;

• административное управление риском, включая оценку, мониторинг и уменьшение риска;

• политика осуществления мониторинга;

• определение критерия успешного завершения, включая цели процесса и целевые точки усовершенствования.

• меры по сбору данных о затратах и использовании ресурсов, например, желательно ли провести анализ затрат и выгод.

Организационная структура проекта улучшения БП

В работе принимают участие несколько структурных подразделений предприятия, образующих организационную структуру проекта.

Лидер проекта – это менеджер верхнего звена управления, который возглавляет работы по улучшению БП на всех его этапах.

Команды проекта – это группа работников предприятия (высококлассных экспертов, в том числе на смежных участках БП) и сторонних консультантов (в области структурирования и моделирования бизнес-процессов), объединенных во временное структурное подразделение, выполняющих улучшение.

Регламентирующий комитет выделяет ресурсы на выполнение проекта по улучшению БП и контролирует выполнение всех этапов в соответствии с разработанным планом-графиком сдачи работ.

Методический центр координирует работу команды проекта, обеспечивает ее методологией, инструментарием, типовыми решениями (формируется из сторонних консультантов).

Владелец БП – это будущий администратор процесса.