09 Тема (Лекция 24-28)

Реновация бизнес-процессов

Деятельность предприятия состоит из постоянно повторяющихся бизнес-процессов (БП). Каждый БП направлен на достижение определенной цели. Эффективность выполнения каждого БП, в конечном итоге, определяет конкурентоспособность и прибыльность предприятия.

Общая характеристика бизнес-процессов

Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие – производство должно быть разбито на простейшие (базовые) операции. В середине 80-х годов 20 столетия специалисты обратили внимание на проблему эффективности реализации этих базовых операций, которые назвали «бизнес-процессами».

Бизнес-процесс – это совокупность выполняемых операций, преобразующая исходные ресурсы (материальные, финансовые, энергетические, трудовые и информационные) в ресурсы более высокого уровня, имеющие ценность для предприятия и потребителя (например, готовая продукция).

Классификация бизнес-процессов:

• основные (обеспечивают выполнение текущей деятельности предприятия по производству продукции);

• бизнес-процессы управления деятельностью предприятия;

• бизнес-процессы развития предприятия.

Бизнес-процесс характеризуется:

• существующей технологией их реализации;

• существующей структурой;

• средствами автоматизации, оборудованием, механизмами, обеспечивающими реализацию процесса.

Современные БП характеризуются высокой динамичностью, связанной с:

• постоянно изменяющимися потребностями рынка;

• ориентацией производства товаров на индивидуальные потребности заказчиков;

• непрерывным совершенствованием технических возможностей;

• сильной конкуренцией.

Характеристика производственных БП

Производственные БП относят к категории основных.

Производственный процесс – это совокупность взаимосвязанных процессов, обеспечивающих изготовление определенных изделий.

По целевому назначению выделяют:

• основные производственные П;

• вспомогательные производственные П;

• обслуживающие производственные П.

Основные производственные П – процессы превращения ресурсов (сырья и материалов) в готовые изделия, являющиеся профильной продукцией для предприятия. Эти процессы определяются технологией изготовления данного вида продукции (подготовка сырья, химический синтез, смешение сырья, фасовка и упаковка продукции).

Вспомогательные производственные БП направлены на изготовление изделий и выполнение работ для обеспечения основных производственных БП и осуществляются параллельно с ними (ремонтное, тарное, инструментальное хозяйство).

Обслуживающие производственные БП не имеют собственного предмета труда и только обеспечивают создание нормальных условий для основных и вспомогательных производственных БП и протекают последовательно с ними (транспортировка и хранение сырья и готовой продукции).

Основные производственные П формируют основное производство предприятия.

Вспомогательные и обслуживающие производственные БП процессы формируют вспомогательное хозяйство.

Структура производственного процесса – это объединение в определенной последовательности основных, вспомогательных и обслуживающих П.

Основной производственный П состоит из:

• естественных П (изменяют свойства предмета труда без участия человека, например остывание, сушка, вызревание и т. д);

• технологических П (совокупность процессов, в результате которых происходят все необходимые изменения в предмете труда и формирования готового изделия);

• рабочих П (совокупность всех трудовых процессов).

Структура производственного процесса изменяется под воздействием технологии применяемого оборудования, разделения труда, организации производства и др.

Производственный цикл – это период времени между моментами начала и окончания производственного процесса применительно к конкретной продукции.

Производственный цикл состоит из:

• рабочего периода (основное технологическое время + время выполнения транспортных и контрольных операций + время комплектации);

• времени перерывов при изготовлении продукции.

Производственное расписание устанавливает дифференцированные по каждому структурному производственному подразделению объемные и временные характеристики материальных потоков.

Управление БП

БП, как любым процессом, необходимо управлять. Управление БП нацелено на удовлетворения запросов потребителей. В ходе управления бизнес-процессами все материальные, финансовые и информационные потоки рассматриваются во взаимодействии (рис.1.1).

Принципы управления БП бизнес-процессов базируются на:

• концепции всеобщего управления качеством (TQM – Total Quality Management);

• концепции непрерывного улучшения процессов (CPI – Continuous Process Improvement).

Современный подход – сквозное управление БП, как единым целым, который выполняется взаимосвязанными подразделениями предприятия по переработке комплекса ресурсов в динамическом режиме.

Под ресурсами предприятия понимают совокупность материальных и финансовых средств, природных, социальных и духовных сил, которые могут быть использованы в процессе создания изделий.

Ресурсы предприятия делят на четыре группы:

1) природные – потенциально пригодные для применения в производстве естественные силы и вещества, среди которых различают «возобновляемые» и «невозобновляемые»;

2) материальные – все созданные человеком («рукотворные») средства производства, которые сами являются результатом производства;

3) трудовые – население в трудоспособном возрасте, которое в «ресурсном» аспекте обычно оценивают по трем параметрам: социально-демографическому, профессионально-квалификационному и культурно-образовательному;

4) финансовые – денежные средства, которые выделяются на организацию производства.

Природные, материальные и трудовые ресурсы присущи любому производству, поэтому они получили название «базовые», а финансовые ресурсы называют «производными».

Нормы расхода ресурсов – это максимально допустимое количество сырья, материалов, топлива, расходуемое на изготовление единицы продукции определенного качества и выполнение технологических операций.

Важнейшими нормативные показатели расхода ресурсов являются:

• коэффициент использования материалов;

• полезный расход материала (масса / объем материальных ресурсов, образующих готовую продукцию)

• коэффициент использования материалов (отношение полезного расхода материала к норме расхода; чем больше коэффициент, тем полнее использование материала и меньше отходов производства);

• показатель удельного расхода (количество фактически израсходованного материала на единицу продукции);

• нормы времени оформления документов;

• нормы времени принятия решений.

От этих показателей и точности их соблюдения зависит экономика предприятия.

Развитие БП

Даже в «лучших» компаниях отдельные БП реализованы неэффективно и затраты времени и ресурсов могут быть многократно сокращены без снижения качества выполнения задачи. Поэтому БП необходимо постоянно развивать.

Основу для развития БП предоставляют современные технологии, прежде всего, информационные.

Движущие силы развития БП:

• требования потребителей;

• жесткая конкуренция:

• необходимость повышения конкурентоспособности и потенциала предприятия.

Факторы, способные инициировать развитие БП

Внешние факторы:

• уменьшение доли рынка;

• маркетинговый анализ;

• отзывы потребителей;

• изменение конкуренции на рынке;

• новые промышленные требования.

Внутренние факторы:

• уменьшающаяся или неудовлетворительная доходность;

• уменьшение удовлетворенности персонала;

• смена высшего руководства или владельца.

Существует два пути развития БП:

1. Радикальное изменение (инновационное развитие).

2. Постоянные непрерывные улучшения (реновационное развитие).

Инновационное развитие БП характеризуется заменой старой «базовой» технологии принципиально новой и, соответственно, изменением структуры этого БП. Например, раньше на предприятии при изготовлении детали применялась технология механической обработки (точение, фрезерование, сверление), которая была заменена технологией лазерной обработки. Радикальное изменение базовой технологии потребовала изменения структуры производственного процесса, замены оборудования, технологической оснастки, информационного и программного обеспечения.

Преимущества – высокая эффективность.

Недостатки – высокие риски (слишком много неконтролируемых факторов влияют на успешный результат развития предприятия).

Реновационное развитие БП характеризуется постоянной работой по улучшению любых действий на предприятии, ориентированных на повышение качества изготавливаемого изделия на всех этапах его жизненного цикла.

Реновационное развитие БП ориентировано на:

• непрерывное повышение эффективности каждого процесса и деятельности подразделения предприятия, его реализующего;

• совмещение усилий специалистов в обеспечении оптимального ЖЦ изделий;

• ориентацию взаимодействий в системе ЖЦ изделия на получение наибольшего эффекта от его использования.

Особенностью реновационного развития БП необходимость выбора базы для их постоянного улучшения, обеспечивающую наглядность в положительной динамики развития предприятия.

При реновации бизнес-процессов принципиальное значение приобретает согласованность, взаимообусловленность и взаимодополняемость действий.

Преимущества:

• постоянство, внутренняя логика и предсказуемость изменений;

• низкие риски (все факторы можно контролировать и в зависимости от результатов влияют на успешный результат).

Недостатки – требуется время для повышения общей эффективности деятельности предприятия.

Радикальное изменение (инновационное развитие) БП

Наиболее известным методом радикального изменения БП является реинжиниринг.

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR - Business process reengineering) – это фундаментальное переосмысление и радикальное изменение БП для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия.

Цель реинжиниринга БП – системная реорганизация потоков материальных, финансовых и информационных ресурсов, направленная на минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.

Принципы реинжиниринга БП:

• несколько рабочих процедур объединяются в одну («горизонтальное сжатие процесса») с целью обеспечения многофункциональности рабочих мест;

• исполнители принимают самостоятельные решения («вертикальное сжатие процесса») с целью обеспечения повышение ответственности, заинтересованности в результатах своего труда работника.

• процесс выполняется в естественном порядке; работа выполняется в том месте, где это целесообразно.

• многовариантность исполнения процесса обеспечивает повышение адаптивности процесса к изменению внешней среды;

• уменьшение количества проверок и минимизация количества согласований.

Реинжиниринг БП решает следующие задачи:

1. Определение оптимальной последовательности выполняемых функций, которое приводит к сокращению длительности цикла изготовления и продажи товаров и услуг, обслуживания клиентов, следствием чего служит повышение оборачиваемости капитала и рост всех экономических показателей фирмы.

2. Оптимизация использования ресурсов в различных бизнес-процессах, в результате которой минимизируются издержки производства и обращения и обеспечивается оптимальное сочетание различных видов деятельности.

3. Построение адаптивных бизнес-процессов, нацеленных на быструю адаптацию к изменениям потребностей конечных потребителей продукции, производственных технологий, поведения конкурентов на рынке и, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов в условиях динамичности внешней среды.

4. Определение рациональных схем взаимодействия с партнерами и клиентами, и как следствие, рост прибыли, оптимизация финансовых потоков.

Реинжиниринг БП имеет существенный недостаток – высокие риски недостижения поставленной цели.

Основными условиями успеха реинжиниринга БП являются:

1. Точность понимания руководством предприятия цели и задач реинжиниринга.

2. Мотивация персонала предприятия и его нацеленность на рост, расширение деятельности фирмы, усиление полномочий и творческого характера труда.

3. Эффективная система управления предприятием и способность силами имеющихся работников (под руководством консультантов) произвести реинжиниринг БП.

4. Наличие методики реализации реинжиниринга БП и возможность системного использования современных информационных технологий.

Постоянные непрерывные улучшения (реновационное развитие)

Общие принципы улучшения БП:

1. Потребности предприятия в совокупности с существующими промышленными стандартами определяют цели улучшения БП.

3. Улучшения БП базируются на результатах их аттестации.

2. Улучшения БП является непрерывным процессом, состоящим из определенных мероприятий по введению в процесс новых и удалению старых шагов, что обеспечивает развитие предприятия и обучение персонала.

4. Улучшения БП реализуются через программу, которая состоит из взаимосвязанных проектов, состоящих из мероприятий;

5. Уменьшение возможных рисков является составной частью улучшения БП, причем учитываются риски, присущие текущей ситуации, а также для случая неудачного завершения процесса улучшений.

6. Улучшения осуществляется коллективными усилиями и требует понимание персоналом предприятия текущих процессов и целей улучшений, а также ресурсов и времени.

7. Улучшения количественно выражаются через показатели эффективности БП или предприятия в целом.

Алгоритм улучшения БП

Рис. 1

Для определения цели улучшения БП необходимо знать:

• потребности предприятия;

• существующие стимулы к улучшению.

Потребности вытекают из анализа:

• миссии предприятия;

• бизнес-целей предприятия;

• общих ценностей предприятия;

• готовности предприятия реализовать программу улучшения БП;

• данных о потребителях, цене и качестве изделий.

Стимулы к улучшению – это важнейший элемент хозяйственного механизма, ориентированный на достижение наивысших конечных результатов с наименьшими затратами всех ресурсов.

Стимулы описываются в терминах:

• качества изделий;

• времени выпуска;

• стоимости;

• удовлетворенности потребителя.

Цель улучшения определяют выбор БП, подлежащих описанию и аттестации.

Этапы улучшений БП

1 этап – «Описание существующих БП»

Содержание работ по описанию БП:

1. Определение ключевых факторов в повышении эффективности предприятия.

2. Выявление основных БП.

3. Анализ основных БП и их ранжирование по степени удовлетворения ключевым факторов.

4. Выявление отличительных признаков БП.

5. Анализ новых ресурсов (материалов, комплектующих), производственных, организационных и информационных технологий, появившихся на рынке, а также тенденций в поведении потребителей, партнеров и конкурентов.

6. Описание возможных сценариев развития предприятия при внедрении улучшений.

7. Определение ограничений, связанных с технической оснащенностью производства и уровнем квалификации персонала.

8. Определение возможных рисков.

Особое внимание необходимо уделить анализу:

• БП и их взаимосвязи для того, чтобы оценить, какие процессы непосредственно влияют на сформулированную цель улучшений;

• эффективность БП, подлежащих улучшению;

• риски в случае недостижения цели улучшения.

Этот анализ показывает сильные и слабые стороны БП.

Сильные БП:

• обладают высокой эффективностью;

• имеется положительный опыт улучшений;

• имеется возможность повышения эффективности «соседних» БП или ряда взаимосвязанных БП.

Слабые БП:

• обладают недостаточной эффективностью и не позволяют повысить эффективность производственного процесса в целом («узкое место»);

• требуют корректировки своего назначения в соответствии с потребностями предприятия;

• несбалансированные процессы, требующие регулировки в соответствии с потребностями предприятия.

Определение возможных рисков в случае неудачного завершения процесса улучшения

Цель – выявить риск потенциальной неудачи мероприятия по усовершенствованию для того, чтобы расставить приоритеты усовершенствований и гарантировать соответствующие обязательства.

Факторы:

• скрытые проблемы, существующие на предприятии;

• существующие ограничения времени и опыта;

• существующие психологические или культурные барьеры, являющиеся следствием предыдущего опыта;

• недостаточность финансирования;

• имеющиеся договорные обязательства по удовлетворению ожиданий потребителей;

• организационные проблемы, мешающие проведению мероприятий по усовершенствованию.