- •4. Прикладное программное обеспечение
- •4.1. Классификация прикладного программного обеспечения
- •4.1.1. Прикладное программное обеспечение общего назначения
- •4.1.2. Прикладное программное обеспечение специального назначения
- •4.2. Текстовые редакторы, процессоры
- •4.2.1. Программа Блокнот (NotePad)
- •Элементы форматирования текста. Отдельные части текста в «блокноте» не форматируется, но имеется возможность отобразить весь текст в одном из перечисленных в меню правка►шрифт шрифтов.
- •Печать. Готовый документ можно распечатать на принтере. Для этого предварительно необходимо указать параметры печатной страницы. Меню файл►макет страницы
- •4.2.2. Текстовый процессор WordPad
- •Форматы файлов сохранения документа. Технически сохранение документа происходит аналогично «Блокноту». Созданный в WordPad текстовый документ может быть записан в файл одного из следующих форматов:
- •4.2.3. Текстовый процессор Word
- •Сохранение документа.
- •Дополнительные возможности ввода текста.
- •Форматирование текста
- •Параметры шрифта.
- •Параметры абзаца.
- •Создание списков. Колонки.
- •Разбивка на разделы. Параметры страницы.
- •Стили оформления
- •Работа с таблицами, рисунками, чертежами
- •4.3. Электронные таблицы
- •4.3.1. Общие сведения о табличном процессоре Excel
- •4.3.2. Создание таблиц
- •4.3.3. Работа с формулами, диаграммами, списками
- •4.4. Основы информационных систем. Базы данных.
- •4.4.1. Основные понятия
- •4.4.2. Классификация бд
- •4.4.3. Модели данных
- •4.4.4. Проектирование баз данных
- •Анализ предметной области
- •Проектирование
- •4.4.5. Case – системы для разработки ис
- •4.5. Системы компьютерной графики
- •4.5.1. Растровый редактор Paint
- •Выбор цвета. Для выбора цвета можно использовать два способа: Во-первых, существует палитра цветов с 28 предлагаемыми цветами (см. Рис.4.21.).
- •4.6. Офисные интегрированные программные средства
- •4.7. Интегрированные пакеты математических расчетов
4.3.3. Работа с формулами, диаграммами, списками
Ввод формул. Возможность работы с формулами и встроенными функциями является важнейшей особенностью электронных таблиц. Логика использования табличного процессора требует применять формулы везде, где значения одних ячеек зависят от значений других, т.к. если значения ячеек с исходными данными изменяются, то автоматически изменяются значения всех зависимых ячеек.
Как известно, ввод формулы начинается со знака равенства и сопровождается дублированием набора в строке формул, завершается нажатием клавиши Enter, после чего, в ячейке появляется результат вычисления (при настройках процессора по умолчанию), а саму же формулу теперь можно увидеть в строке формул, если активизировать ячейку.
Формула может содержать числовые константы, ссылки (адреса ячеек, содержимое которых участвует в вычислениях), функции. Указанные элементы между собой могут соединяться знаками арифметических операций, скобки могут изменять принятый в арифметике порядок действий.
Например, пусть в ячейке А1 содержится число 10, в ячейке В1 число 20, в ячейку С1 введем формулу =А1+В1+2. После завершения ввода (нажатие Enter) в ячейке С1 появится результат сложения чисел, содержащихся в ячейках А1 и В1, увеличенный на 2, т.е. 32. Если изменить число, хранящееся в ячейке А1, например заменить на 20, то наличие формулы в ячейке С1 автоматически изменит ее значение на 42.
Ссылки А1 и В1 в формуле можно делать, непосредственно вводя с клавиатуры текст формулы или после знака равенства сделать щелчок по ячейке А1 (в формуле появится ссылка А1), набрать знак + , сделать щелчок по В1, снова +, набрать 2 .
Автозаполнение ячеек формулами. Активизируем ячейку С1 из предыдущего примера и протянем ее за маркер заполнения вниз по столбцу. В ячейку С2 автоматически введется формула =А2+В2+2, в С3 =А3+В3+2 и т.д. При протягивании по столбцу номер столбца увеличивается. Вернемся в ячейку С1 и протянем ее по строке, получим: в ячейке D1 =B1+C1 , в E1 =C1+D1 и т.д. при протягивании по строке номер строки увеличивается. Таким образом, при протягивании формулы ссылки А1 и В1 модифицируются, такие ссылки называются относительными. Чтобы ссылки не модифицировались при протягивании по строке, ее следует записать как C$1, запретить модификацию по столбцу, можно применив ссылку $C1. Ссылка будет неизменна при любом протягивании в виде $C$1. Такие ссылки называются абсолютными.
В длинных математических расчетах по формулам, как правило, исходные данные содержатся в ячейках, которые в дальнейшем используются как абсолютные ссылки. Весьма неудобно было бы постоянно помнить, в каких ссылках какие параметры находятся (например, в $C$1 находится параметр b, в $D$147 – k и т.п.). Для этого в Excel есть возможность переименования абсолютных ссылок. Меню ВСТАВКА►ИМЯ►ПРИСВОИТЬ вызывает диалоговое окно, в котором можно абсолютную ссылку переименовать. В том же меню при необходимости можно удалить уже существующее имя.
Ссылки на другие листы и книги. Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, находясь на листе 1можно ввести в ячейку А1 формулу
=ЛИСТ4!B3+1 для обращения к ячейке В3 на рабочем листе ЛИСТ4. Если в названии листа есть пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Связывание двух ячеек можно упростить, для чего на листе 1 в ячейке А1 набрать знак = , затем через корешок обратиться к листу 4 и щелкнуть по ячейке В3.
Копирование ячеек, содержащих формулы. Техника копирования, перемещения, удаления ячеек, содержащих формулы, такая же, как и ячеек, содержащих данные (см 4.2.2.) Но, если в формуле содержатся относительные ссылки, то при копировании и перемещении они модифицируются. Рассмотрим на примере. Пусть в ячейке С3 содержится формула = А1+$B1+C$1+$D$1. Перенесем или скопируем ее в ячейку E6, - т.е. на два столбца правей и на три строки ниже. Тогда все относительные адреса формулы в ячейке Е6 увеличатся на два по столбцу, на три по строке. В результате в ячейке Е6 получим формулу =C4+$B4+E$1+$D$1.
Работа с функциями. Excel позволяет использовать в формулах ряд встроенных математических, логических, статистических функций. Функции объединяют несколько вычислительных операций для решения определенной задачи, имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов функций выступают числовые значения и/или адреса ячеек.
Вызывается функция как правило с помощью МАСТЕРА ФУНКЦИЙ меню ВСТАВКА или кнопки . Диалоговое окно «Мастера функций» имеет два шага. На первом шаге выбрается тип функции в поле «Категория», затем сама функция в списке «Функция». Следующий шаг уточняет аргументы.
Диаграммы. Диаграмма – это представление данных таблицы в графическом виде, которое используется для анализа и сравнения данных. На диаграмме числовые данные ячеек изображаются в виде точек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме. Группы элементов данных, отражающих содержимое ячеек одной строки или столбца на рабочем листе, составляют ряд данных. Строятся диаграммы с помощью Мастера диаграмм. Вызывается через меню ВСТАВКА►ДИАГРАММА или нажатием кнопки на панели инструментов «Стандартная». Мастер имеет четыре шага, где выясняются вопросы о виде диаграммы, особенностях оформления и размещения, затем строится диаграмма.
Списки. Списки позволяют эффективно работать с большими упорядоченными наборами данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором в большом количестве строк приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В табличном процессоре имеются операции для их обработки (сортировка, фильтрация).
В первой строке рабочего листа обычно помещаются названия отдельных полей списка. Эта строка используется в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки, вводятся данные.
Для быстрого заполнения таблицы можно обратиться к меню ДАННЫЕ►ФОРМА, которое, откроет диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены данными, щелкнем по командной кнопке ДОБАВИТЬ. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение закроем окно щелчком по командной кнопке ЗАКРЫТЬ. Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе.
Фильтрация данных. Выделим заголовки списка. Откроем в меню ДАННЫЕ►ФИЛЬТР►АВТОФИЛЬТР. В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками . Как известно, это раскрывающиеся списки
Рис. 4.11. Раскрывающиеся списки
Щелкнув по одной из этих стрелок, получим меню с перечнем значений данного поля.
Рис. 4.12. Перечень значений поля.
Щелчком выберем какой-либо пункт из этого перечня. В списке отобразятся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным значением, т.е. произойдет фильтрация данных. При этом пиктограмма со стрелкой будет изображена другим цветом. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.
Если необходимо вернуться к полному списку, то нужно выбрать опцию ВСЕ в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация. Здесь же есть опция УСЛОВИЕ, позволяющая задать условие фильтрации. Например, выбрать все записи, значение поля у которых больше 10 и т.п.
Сортировка данных. Активизируем первую ячейку в столбце «Фамилия». Выберем меню ДАННЫЕ►СОРТИРОВКА. Откроется диалоговое окно этой директивы, в котором указываются поля сортировки и рядом с каждым полем расположены две селекторные кнопки ПО ВОЗРАСТАНИЮ и ПО УБЫВАНИЮ, указывающие направление сортировки.
Печать. Перед распечаткой таблиц необходимо установить параметры страницы с помощью команды меню ФАЙЛ►ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. Эта процедура во многом сходна с Word. Отличие в лишь том, что таблица здесь может быть распечатана в масштабе. Для этого включим переключатель УСТАНОВИТЬ и укажем масштаб распечатки. Если включить переключатель РАЗМЕСТИТЬ НЕ БОЛЕЕ ЧЕМ НА, то таблица или выделенная область будет уменьшена настолько, чтобы разместиться на количестве страниц, указанном в полях СТР. В ШИРИНУ и СТР. В ВЫСОТУ.
Для просмотра таблицы перед печатью используется команда ФАЙЛ ► ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР или кнопка . Выйти из режима предварительного просмотра можно с помощью кнопки ЗАКРЫТЬ или клавиши Esc. Для распечатки таблицы необходимо обратиться в меню ФАЙЛ►ПЕЧАТЬ, которое имеет такие же настройки как соответствующая опция в Word. Чтобы напечатать одну копию активных листов достаточно щелкнуть кнопку .