4. Regel: Sympathie und Akzeptanz

Schreiben Sie aus einer positiven Haltung heraus. Bringen Sie das Wichtigste schon im ersten Satz unter. Damit fesseln Sie das Inter­esse des Lesers. Stellen Sie einen Sachverhalt objektiv richtig, ohne abwertend zu urteilen. Sprechen Sie den Empfänger persönlich an, dann fühlt er sich auch angespro­chen. Schreiben Sie aus dem Blick­punkt des Empfängers: Sie-Stil. Schreiben Sie aktiv, wenn Sie et­was erreichen wollen. Passive For­mulierungen wirken unpersönlich. Passiv: Die Waren wurden heute zum Versand gebracht. Aktiv: Wir senden Ihnen heute ... oder Sie er­halten ...

Kurze, klare Informationen über­zeugen. Aber: Nur mit nüchternen Fakten können Sie keine Sympa­thie hervorrufen oder Vertrauen schaffen.

Ihr Brief sollte das Ge­fühl gemeinsamen Interesses und partnerschaftlicher Zusammenar­beit vermitteln. Bitte und danke sind sympatische Signale. Setzen Sie die kleinen Helfer so oft wie möglich ein.

• Denken und formulieren Sie positiv

• Schreiben Sie aus der Sicht des Empfängers

• Schreiben Sie „aktiv". Passive Aussagen wirken unpersönlich

• Teilen Sie Fakten mit, aber belehren Sie nicht

• Geben Sie Ihrem Brief trotz sachlicher Kürze eine freundliche Note

• Sagen Sie öfter „bitte“ oder „danke“

Lektion 3 Arbeisttechniken

3.1 Brainstorming

3.2 Mindmapping

3.3 Diskussion

3.4 Rollenspiel

3.1. Brainstorming

Das Hauptziel des Brainstormings ist es, zu einem vorgegebenen Thema Ideen oder Lösungsmöglichkeiten zu finden. Weitere Ziele sind:

• Einfälle zu einem Thema, einem Problem, einer Fragestellung entdecken

• Spontaneität entwickeln

• freies Assoziieren üben

• Kreativität entfalten

Das Brainstorming ist eine Gruppenaktivität. Es basiert auf Gruppenarbeit und freier Assoziation. Die Methode wurde 1953 von Alex F. Osborn in den USA entwickelt. Der Name Brainstorming weist darauf hin, dass das Gehirn intensiv nach Ideen durchforscht werden soll.

Vorbereitung und Durchführung

Eine Brainstorming-Sitzung sollte folgende Rahmenbedingungen beachten:

• Man sollte eine Tageszeit wählen, zu der der Biorhythmus des Menschen üblicherweise keine Tiefs verzeichnet, also zwischen 9 und 13 bzw. 16 und 20 Uhr.

• Der Zeitrahmen (5 bis 30 min) ist festzulegen.

• Jedem muss ungestörte Äußerung ermöglicht werden.

• Kommentare, Korrekturen, Kritik sind verboten.

Spielregeln:

• Alle Teilnehmer müssen ihr Faktenwissen einbringen, auch wenn es für das Problem nicht relevant erscheint (denn es kann Assoziationen bei anderen wecken)

• Einfälle der Teilnehmer dürfen nicht reglementiert werden

• Problemorientierung geht vor Lösungsorientierung, denn frühzeitiges "Einschießen" auf eine Lösung erschwert das Auffinden von Alternativen

• Geringer Konsens kann auch fördernd auf das Hervorbringen neuer, innovativer Ideen wirken

• Die Ideenbewertung kommt nach der Sitzung; diese dient der Ideenfindung

• In hierarchisch strukturierten Gruppen mit Abhängigkeitsverhältnissen darf der Vorgesetzte die von ihm vermutete oder favorisierte Lösung nicht äußern, denn die anderen schwenken sonst leicht darauf ein, anstatt innovativ und kreativ zu sein

• Quantität geht vor Qualität, denn es geht zunächst darum, Ideen zu produzieren

• Jeder Versuch einer Kritik oder Stellungnahme während der Sitzung soll vermieden werden.

In der Gruppe werden zu einem bestimmten Thema, einem Problem, einer Aufgabe in beliebiger Folge die spontanen Einfälle zusammengetragen. Jede Person kann sich mehrfach äussern und nennt spontan seine Ideen. Die Äusserungen werden auf einer Tafel oder Flipchart notiert. Es besteht kein individuelles Urheberrecht an Ideen, sondern ein kollektives, denn Kennzeichen des Brainstormings ist das Aufgreifen und Weiterspinnen von Ideen. Daher kann sich kein Beteiligter das Ergebnis oder Teile davon auf seine Fahne schreiben.

Ob ein Gesprächsleiter nötig ist oder die Gruppe sich selbst organisiert, hängt von ihr und der Häufigkeit der Sitzungen im selben Kreis ab. Wenn ein Leiter bestimmt wird, so hat er folgende Aufgaben:

• überwachen, dass die Spielregeln eingehalten werden

• kurz ins Thema bzw. Problem einführen

• Kommunikationsfluss durch unauffälliges Eingreifen aufrechterhalten

• bei Abschweifen zum Thema zurückführen

Werden diese Aufgaben als unnötig betrachtet, braucht die Gruppe keinen Leiter. Der Leiter (Person, die schreibt) darf sich nicht einmischen, er muss alles, was kommt, aufschreiben und darf die Äusserungen nicht bewerten. Wenn es tatsächlich zum „Gedankensturm“ kommt, kann es schwer werden, alles aufzunehmen und mitzuschreiben. Dann muss der Leiter darum bitten, sich nacheinander zu äussern.

Die Fragestellung/Problemstellung und alle Nennungen sollen

für alle TN immer sichtbar bleiben!

Protokoll

Zur Dokumentation der Ergebnisse ist ein Protokoll nötig. Dazu sind eine oder zwei Personen notwendig, die nicht kreativ mitarbeiten. Die geäußerten Ideen werden nummeriert und anonym festgehalten. Alle Vorschläge sind zu protokollieren, es darf nicht durch Weglassen gewertet werden. Rückfragen des Protokollanten sind unzulässig, da sie den Ideenfluss stören. Eine zusätzliche Tonbandaufnahme ist möglich, um sicherzustellen, dass nichts untergeht. Das Protokoll wird entweder am Tisch zu Papier oder auf eine Tafel oder ein Flipchart gebracht. Letzteres kann der Ermunterung dienen, da die Teilnehmer sich leichter auf weiter zurückliegende Ideen beziehen können. Kurz vor Beendigung des Brainstormings wird eine Zusammenfassung der Stichworte vorgelesen, um dann zum "Endspurt" zu kommen.

Teilnehmerzahl

Die Gruppe muss genügend groß sein, um die erforderlichen gruppendynamischen Anreize zu schaffen. Andererseits muss sie klein genug sein, um Kommunikation von jedem mit jedem zu ermöglichen. Es müssen auch alle vom Thema verlangten Disziplinen oder Spezialisierungen durch die Teilnehmer abgedeckt werden. Großen Gruppen lassen sich möglicherweise in Untergruppen teilen, wobei das jeweilige Ergebnis der Gesamtgruppe zu referieren ist. Die konkreten Werte für die Gruppengröße gehen in der Literatur auseinander. Es werden Zahlen zwischen vier und mehr als zwanzig genannt.

Gruppenstruktur

Wenn die Gruppe fachlich heterogen ist, hat sie in der Regel weniger Äußerungshemmungen, weil die gegenseitige Kontrolle in Fachdetails geringer ist. Allerdings haben heterogene Gruppen oft Verständnisprobleme, die nur durch Erklärungspausen überbrückt werden können.

Es gibt drei Typen von heterogenen Gruppen:

• Gruppen, die sich in der fachlichen Kompetenz ergänzen, z. B. Architekt, Landschaftsarchitekt, Soziologe, Verkehrsplaner in der Stadtentwicklung

• Gruppen, die sich in psychologischen Fähigkeiten ergänzen, z. B. Analytiker, Querdenker, Theoretiker, Praktiker

• Gruppen, die sich in ihrem Charakterprofil ergänzen.

Bei der Teilnehmerauswahl sind kreative Typen zu bevorzugen, wobei zu fragen ist, was Kreativität ist und wie man sie misst. Für ein erfolgreiches Brainstorming sind sowohl Assoziationen als auch Wissensreproduktion nötig. Denkanstöße können durchaus von nicht besonders kreativen Personen ausgehen.

Wichtig ist es, dass die Teilnehmer die Fähigkeit haben, Probleme zu sehen, und sich von konventionellen, traditionellen Anschauungen lösen können. Es gibt daher kein Rezept für die Teilnehmerauswahl. Oft stellt sich dieses Problem auch gar nicht, weil man mit den vorhandenen Personen arbeiten muss. Dies ist aus Gründen der Motivation immer dann vorrangig, wenn die Umsetzung der Lösung von den Brainstormern erwartet wird.

Auswertung

Das Brainstorming kann nur Rohmaterial liefern, fertige Lösungen sind nicht zu erwarten. Daher muss zunächst das Material strukturiert werden. Erstmals im Prozess ist nun Kritik wieder erlaubt und auch notwendig.

Nachdem man ähnliche Ideen zusammengefasst hat, kann man z. B. nach Realisierbarkeit sortieren in:

• sofort realisierbar

• später realisierbar

• nach weiterer Bearbeitung realisierbar

• nicht realisierbar

Den Abschluss der Auswertung stellt eine Liste mit Vorschlägen dar. Wenn dabei nur fünf realisierbare Vorschläge herauskommen, war ein halbstündiges Brainstorming mit zwölf Teilnehmern effizient gewesen.

Vor- und Nachteile der Methode

• Die Methode ist leicht zu erlernen, da man in der Regel etwa zehn bis fünfzehn Minuten braucht, um den Teilnehmern Sinn und Spielregeln zu vermitteln.

• Das Brainstorming ist sicherlich geeignet, ohne große Vorberteitungen einen schnellen Einstieg in komplexe Themen zu bekommen. Die dabei gelernte Kommunikation kann auch förderlich für die Umsetzung sein.

Aber:

• Die Größe der Gruppe ist begrenzt, denn bei zu großen Gruppen werden die Intervalle zwischen den Beiträgen zu groß

• Selbstdarstellungsrituale einzelner Teilnehmer sind schwer zu unterbinden, ohne die Betreffenden zu brüskieren

• Wer von den Teilnehmern in der Lage ist, seine Vorstellungen besser und schneller zu formulieren, dem wird im Allgemeinen höhere Aufmerksamkeit zuteil, sodass es innerhalb einer Gruppe zu informeller Führerschaft kommen kann

• Auch nonverbale Kritik ist vom Grundsatz her zu unterlassen. Wer hat jedoch seine Mimik und Gestik so im Griff? Und wenn sich nichts regt, ist dies förderlich für kreatives Denken?

• fraglich ist es auch, ob durch diese Methode die Grenzen im eigenen Kopf überwunden werden können. Analytiker sollen plötzlich innerhalb von 5 bis 30 Minuten kreativ werden und Kreative sollen sich unter Zeitdruck verbal äußern.