Создание нового поля в отчете

Для отчета нужно создать новое поле, в котором будет размещаться результат вычисления среднего балла для каждого студента. Для начала создайте новое пустое поле. Для этого на панели элементов выберите инструмент Поле и щелкните в области данных отчета. При необходимости измените шрифт. Вы получите элемент, состоящий из имени поля и содержимого. Установите текстовый курсор в имя поля и введите новое имя средний балл.

В случае необходимости примените к введенному тексту выравнивание вправо, расширьте зону имени поля по горизонтали и вертикали. Делается это так же, как с любым другим графическим объектом. Щелчком мыши нужно добиться того, чтобы появились "узелки" на рамке, за которые можно растягивать или сужать выделенную рамку.

Построение выражений

Теперь нужно разместить формулу (выражение, вычисляющее средний балл). Для этого выделите поле средний БАЛЛ (таким образом, чтобы присутствовали "узелки") и вызовите команду Свойства... меню Вид или при помощи контекстного меню.

В окне диалога <Свойства> установите текстовый курсор в поле ввода Данные. Появятся две кнопки. Нажмите на кнопку Построить , раскроется окно <Построитель выражений> .

В поле ввода Построителя выражений, при помощи имеющихся кнопок и перечня полей составьте следующее выражение:

=([Зачет № 1] + [Зачет № 2] + [Зачет № 3])/3. Для ввода имени имеющегося поля, нужно выделить имя поля в списке и нажать кнопку Вставить или дважды щелкнуть мышью по имени поля в списке. Нажмите кнопку ОК и закройте окно свойств поля.

Перейдите в режим просмотра отчета Файл-Предварительный просмотр . В режиме просмотра можно увидеть результат вычислений .

Задания

1. Вернитесь в режим конструктора отчета и сформатируйте его таким образом, чтобы имена поля отличались оформлением от содержимого (примените различные шрифты, размеры, стили начертания). Просмотрите отчет и закройте его, сохранив под именем средний балл. Подготовьте новый отчет, в котором будет отражен общий суммарный балл за зачеты каждого студента.

2. Подготовьте новый отчет, содержащий анкетные данные учащихся и выражение, вычисляющее, какой процент составляет общий суммарный балл за зачеты каждого студента от максимально возможного.

Упражнение 10. Создание запроса. Сортировка в запросе.

Если вы хотите, чтобы в отчете присутствовала и информация о группе, в которой учится студент, т. е. использовать информацию сразу из двух таблиц, можно составить запрос.

1. В окне <База данных> нажмите кнопку Запросы.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. Выберите Конструктор.

4. На переднем плане вы увидите окно диалога <Добавление таблицы>.

5. Поочередно выделите каждую из таблиц и нажмите кнопку Добавить (или дважды щелкните по названию каждой таблицы).

6. Закройте окно диалога <Добавление таблицы>.

7. Активизируется окно <3апрос на выборку>.

8. Перетащите имя поля ФИО из списка полей таблицы анкета в первую клетку строки Поле бланка запроса (в нижней половине окна).

9. Таким же образом перетащите в следующие ячейки строки Поле имена группа и зачет№ 1, зачет № 2, зачет № 3 из списка полей таблицы информатика-зачеты . Вместо перетаскивания можно использовать двойной щелчок мыши по имени поля.

Выполните команду Запуск меню Запрос. Просмотрите выведенный список студентов с указанием группы.

Отсортируйте имеющийся список по группам. Для этого:

• вернитесь в режим конструктора запроса Вид-Конструктор;

• щелкните мышью в строке Сортировка под именем поля ГРУППА. Появится кнопка, раскрывающая список возможных сортировок;

• выберите По возрастанию . Заново выполните запрос.

• Закройте запрос, сохранив его под именем СПИСКИ К ЗАЧЕТУ.

Задания

1. Откройте форму зачетная ВЕДОМОСТЬ ПО ИНФОРМАТИКЕ. Введите новые данные. Закройте форму. В окне <База данных> выберите вкладку Запрос и откройте запрос СПИСКИ К зачету. Проверьте наличие новых записей. Заново отсортируйте списки по классам.

2. Подготовьте новый отчет (с применением запроса), содержащий следующие данные: ФИО, группа, телефон и оценка за первый зачет. Отсортируйте список по оценкам.

3. Подготовьте новый отчет (с применением запроса), содержащий следующие данные: ФИО, группа, телефон и оценка ЗА ТРЕТИЙ зачет. Отсортируйте список по алфавиту.

Упражнение 11. Создание запроса по образцу с условиями.

Подготовим список отличников, т. е. студентов, сдавших все зачеты на отлично. В этом случае должны выполняться условия: и за первый зачет пятерка, и за второй, и за третий.

В окне <База данных> выберите вкладку Запрос. Нажмите кнопку Создать. Выберите Конструктор.

В окне диалога <Добавление таблицы> на вкладке Запросы , выбрав имеющийся запрос, нажмите кнопку Добавить. Закройте окно диалога <Добавление таблицы>.

Перетащите все поля из списка полей в первую строку бланка запроса. Если вы не хотите, чтобы результаты запросов выводились на экран, снимите флажки в строке Вывод на экран под именами полей, отражающих результаты зачетов.

В строке Условие отбора под именем каждого поля-зачета проставьте 5 В том случае, когда вы размещаете условия в одной строке, между этими условиями устанавливается союз "и", т. е. эти условия должны выполняться одновременно.

Выполните запрос. Таблица должна содержать список отличников с указанием группы .

Закройте запрос, сохранив его под именем ОТЛИЧНИКИ. Создайте отчет на основе запроса Отличники.

Подготовим списки тех учащихся, которые имеют двойки. В этом случае должно выполняться условие: или за первый зачет двойка, или за второй, или за третий (т. е. хотя бы одна двойка).

Для этого создайте новый запрос, добавьте две таблицы: анкета и информатика-зачеты.

Перетащите в первую строку бланка запроса имена полей ФИО, класс, зачет № 1, зачет № 2, зачет № 3.

Понятно, что условием должна быть двойка, однако нас интересует тот случай, когда двойка стоит не сразу за все три зачета, а хотя бы за один. То есть условия должны быть соединены не союзом "и", а союзом "или". В этом случае условия располагают не в одной строке, а в разных .

Выполните запрос, подготовьте и напечатайте отчет. Закройте запрос, сохранив его.

Если вы хотите убедиться, правильно ли расставлены союзы между условиями "и" (AND) или "или" (OR) перейдите в режим SQL (Вид-Режим SQL) .

Задания

1. Подготовьте список хорошистов. В качестве условия выберите выражение >=4. Подготовьте отчет для печати.

2. Подготовьте список студентов, имеющих хотя бы одну тройку, расположите список в алфавитном порядке.

Упражнение12. Создание таблиц

Щелкните на корешке Таблица окна базы данных, а затем на кнопке Создать. Появится диалоговое окно. Щелкните на кнопке Новая таблица и выберите режим конструктора(предварительно нужно создать базу данных выполнив команду Файл-Создать, выбрать нужный диск ,папку, задать имя базы данных map.mdb).

Access представит окно пустой таблицы в режиме конструктора. В верхней части таблицы в режиме конструктора перечисляются поля (столбцы), в которые вы можете ввести имя, тип данных, краткое описание каждого поля. После того как вы выберете тип данных для поля, в левом нижнем углу окна можно будет задать свойства этого поля. В правом нижнем углу находится краткая информация о полях и свойствах, которая меняется при перемещении курсора по окну таблицы.