Питання та завдання для самоконтролю

1. Як здійснюється одержання інформаційної допомоги по тематиці даної роботи?

2. Методика приховання й відновлення відображення записів.

3. Методика додавання записів у таблицю.

4. Методика пошуку даних у таблиці.

5. Методика пошуку й заміни даних у таблиці.

6. Методика перейменування таблиць.

7. Методика копіювання структури полів при створенні однотипних таблиць.

8. Методика копіювання таблиць у ту ж Базу Даних.

9. Методика видалення таблиць.

10. Методика зміни порядку записів у таблиці.

11. Методика фільтрування записів таблиці й відключення фільтра.

12. Методика створення складного И – фільтра (AND – filter).

13. Методика створення складного АБО – фільтра (OR – filter).

14. Методика відключення фільтра.

15. Методика установки параметрів шрифту.

16. Методика установки параметрів осередків.

Практичне заняття №3

Тема дисципліни: Microsoft Office. СУБД Access.

Тема заняття: Робота з системою управління базами даних (СУБД) Access.

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи з СУБД Access по створенню в поле списку значень із використанням Майстра підстановок і використанню створеного списку значень, установленню зв’язків між таблицями й використанню встановлених зв’язків між таблицями.

Тривалість: 2 години.

Порядок виконання роботи

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access;

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи;

4. Виконайте активізацію файлу Бази Даних.

5. Представте, що перед Вами поставлена завдання зібрати й систематизувати в створюваній Базі Даних інформацію про асортименти продукції й клієнтах фірми, що торгує автомобілями.

Таким чином, БД буде містити дві таблиці: Клієнти й Пропоновані моделі.

У таблиці Пропоновані моделі будуть зібрані дані про пропоновані моделі автомобілів, їхніх характеристиках, роздрібних цінах.

У таблиці Клієнти будуть використані, в основному, дані таблиці Адреси, створеної на попередніх практичних заняттях.

6. Виконайте копіювання таблиці Адреси файлу БД в цей файл з іменем Клієнти.

7. Внесіть у структуру таблиці Клієнти в файлі БД деякі зміни, щоб вона придбала наступні властивості:

Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Код модели Числовой Длинное целое Основной 0 Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Номер договора Числовой Длинное целое Основной 0 Да (Совпадения не допускаются)
Имя поля Тип данных Размер поля Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Индексированное поле	Обращение Текстовый 10 “Уважаемый!” “Уважаемый!” or “Уважаемая!” Допустимы только значения «Уважаемый!» или «Уважаемая!» Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Фамилия Текстовый 20 Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Имя Текстовый 15 Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Отчество Текстовый 20 Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Адрес Текстовый 35 Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Почтовый индекс Числовой Длинное целое Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Населенный пункт Текстовый 25 Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Телефон Текстовый 15 Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Индексированное поле	Дата заказа Дата/Время Краткий формат даты Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Скидка Числовой С плавающей точкой (4 байт) Процентный 0 Нет

Примітка: Спроба зменшити розмір поля в таблиці, що вже містить дані, може привести до втрати або до перекручування даних. Наприклад, розмір текстового поля зменшили з 50-ти символів до 20-ти. Тоді записи, які містять більше 20-ти символів, однаково будуть складатися з 20-ти символів.

7.1. Оголосіть поле Номер договора полем первинного ключа;

Примітки: Поле первинного ключа – унікальне поле, оскільки воно містить однозначний ідентифікатор для кожного запису, тобто:

• Первинний ключ є індексом;

• Він сортує дані по одному або декількох полях

• Не може містити однакові значення для двох різних полів, і не дозволяти уводити в таблицю повторювані дані.

Програма відображає дані в порядку первинного ключа.

7.2. У полі “Обращение” необхідно створити список із двох значень, для чого:

7.2.1. У вікні Конструктора таблиць виконайте фіксацію в колонці “Тип данных” поля “Обращение”, при цьому правій частині осередку з’являється кнопка списку, при фіксації на якій відкривається список з доступними типами даних;

7.2.2. Виконайте фіксацію на необхідному елементі, у нашім прикладі “Мастер подстановок…” (LookupWizard);

7.2.3. У вікні “Создание подстановки” (Lookup Wizard) активізуйте перемикач “Будет введен фиксированный набор значений” (I will type in the values that I want) і виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

7.2.4. У наступному вікні “Создание подстановки”:

7.2.4.1. У полі “Число столбцов” (Number of Columns) залишіть за замовчуванням 1;

7.2.4.2. У полі “Столбец1” уведіть у першому рядку – Уважаемый!, а в другий – Уважаемая!;

7.2.4.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

7.3. В області “Свойства поля” (Field Properties) у поле “Значение по умолчанию” (Default Value) уведіть із клавіатури текст, що буде відбиватися в таблиці в поле “Обращение” за замовчуванням при доповненні таблиці записами, у нашім прикладі “Уважаемый!”;

7.4. В області “Свойства поля” (Field Properties) у поле “Условие на значение ” (Validation Rule) необхідно ввести умову на уведення значень, для чого необхідно скористатися одним з наступних способів:

7.4.1. I спосіб:

7.4.1.1. Виконайте фіксацію в області “Свойства поля” (Field Properties)

у полі “Условие на значение” (Validation Rule);

7.4.1.2. Уведіть із клавіатури текст, що буде визначати умови на обмеження даних, що вводяться, у нашім прикладі - Уважаемый! or Уважаемая!.

7.4.2. II спосіб:

7.4.2.1. Виконайте фіксацію в області “Свойства поля” (Field Properties) у полі “Условие на значение” (Validation Rule), при цьому в правій частині поля з’являється піктограма;

7.4.2.2. Виконайте фіксацію на даній піктограмі;

7.4.2.3. У вікні “Построитель выражений”, що відкрилося:

7.4.2.3.1. Уведіть із клавіатури текст - Уважаемый!;

7.4.2.3.2. Виконайте фіксацію на піктограмі “Операторы”;

7.4.2.3.3. Виконайте фіксацію на значенні “Логические”;

7.4.2.3.4. Виконайте фіксацію на логічній умові “OR”;

7.4.2.3.5. Виконайте фіксацію на кнопці “Вставить”;

7.4.2.3.6. Уведіть із клавіатури текст - Уважаемая!;

7.4.2.3.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Ok”.

7.5. В області “Свойства поля” (Field Properties) у полі “Сообщение об ошибке” (Validation Text) уведіть з клавіатури текст, що буде відбиватися при вводі в поле “Обращение” відмінних від заданих за умовою значень, наприклад “Допустимы только значения “Уважаемый!” или “Уважаемая!”;

7.6. Відредагуйте структуру таблиці Клієнти в файлі БД, використовуючи вище викладені відомості й практичні навички, придбані на попередніх практичних заняттях;

7.7. Виконайте збереження структури й значень властивостей полів таблиці Клієнти.

8. Створіть структуру нової таблиці Пропоновані моделі Бази Даних, що буде включати такі поля і їхні властивості:

Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Код модели Числовой Длинное целое Основной 0 Да (Совпадения не допускаются)
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Модель Текстовый 20 Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Цвет Текстовый 20 Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Индексированное поле	Количество дверей Числовой Байт Основной 0 4 2 or 4 Поле может содержать только числа 2 или 4! Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Индексированное поле	Коробка передач Текстовый 15 Ручная «Ручная» or «Автоматика» Допустимы только значения «Ручная» или «Автоматика»! Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Заводская цена Денежный Денежный Авто Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Транспортные издержки Денежный Денежный Авто Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Число десятичных знаков Значение по умолчанию Индексированное поле	Предпродажная подготовка Денежный Денежный Авто 500 Нет
Имя поля Тип данных Формат Индексированное поле	Специальная модель Логический Да/Нет Нет

8.1. Оголосіть поле “Код модели” полем первинного ключа.

8.2. У полі “Количество дверей” необхідно створити список із двох значень 4 or 2.

8.3. У полі “Коробка передач” необхідно створити список із двох значень “Ручная” or “Автоматика”.

8.4. Тому що витрати на передпродажну підготовку для кожної моделі однакові для поля “Предпродажная подготовка” варто вказати яке-небудь фіксоване значення, що буде використовуватися за замовчуванням, наприклад 500. При уведенні даних дане значення автоматично заноситься у відповідне поле кожного запису.

8.5. Виконайте збереження структури й значень властивостей полів таблиці Пропоновані моделі.

9. Для встановлення зв’язку між таблицями у вікні бази даних виконайте наступну послідовність дій:

9.1. У пункті меню “Сервис” (Tools) виконайте фіксацію на команді “Схема данных” (Relationships);

9.2. У діалоговому вікні “Добавление таблицы” (Show Table), що відкрилося:

9.2.1. Виконайте маркування таблиці Пропоновані моделі, яку необхідно зв’язати з таблицею Клієнти;

9.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Добавить” (Add);

9.2.3. Виконайте маркування таблиці Клієнти;

9.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Добавить” (Add);

9.2.5. Виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть” (Close).

Примітка: Зв’язок між таблицями варто організувати так, щоб при роботі з таблицею Клієнти для одержання необхідної інформації про автомобіль певного типу досить було ввести тільки Код моделі.

9.3. У вікні “Схема данных” (Relationships) за допомогою миші перемістіть використовуване для зв’язку поле Код моделі від однієї таблиці, у нашім прикладі Клієнти, до цього поля іншої таблиці, у нашім прикладі Пропоновані моделі.

9.4. У діалоговому вікні “Связи” (Relationships), що відкрилося:

9.4.1. У полях “Таблица/запрос” (Table/Query) і “Связанная таблица/запрос” (Related Table/Query) відбивається встановлений зв’язок між таблицями;

9.4.2. Для перевірки цілісності зв’язку між обома таблицями активізуйте перемикач “Обеспечение целостности данных” (Enforce Referential Integrity);

9.4.3. У поле “Тип отношения” (Relationship Type) встановлене відношення типу Один-ко-Многим (One-to-many), тобто одному запису головної таблиці Пропоновані моделі може бути поставлене у відповідність кілька записів зв’язаної таблиці Клієнти, адже може бути куплено кілька машин однієї моделі;

9.4.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (Create), і створений зв’язок між таблицями відобразиться графічно.

9.5. Закрийте вікно “Схема данных”.

9.6. Для підтвердження збереження змін у макеті в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

10. Для редагування даних поля “Код модели” таблиці Клієнти – представимо поле Код модели у вигляді списку, для чого:

10.1. Відкрийте таблицю Клієнти в режимі Конструктора;

10.2. У вікні Конструктора таблиць виконайте фіксацію в колонці “Тип данных” поля “Код модели”, при цьому у правій частині осередку з’являється кнопка списку, при фіксації на якій відкривається список з доступними типами даних;

10.3. Виконайте фіксацію на необхідному елементі, у нашім прикладі, “Мастер подстановок…”(LookupWizard);

10.4. У вікні “Создание подстановки” (Lookup Wizard) активізуйте перемикач “Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса” (I Want the Lookup Column to Look Up the Values in a Table or Query) і виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.5. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” з наведеного списку таблиць виконайте маркування таблиці Пропоновані моделі й виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.6. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” необхідно виконати наступну послідовність дій:

10.6.1. Із запропонованого списку “Доступных полей” (Available Fields) виберіть поля, значення яких будуть фігурувати в списку, а саме поле “Модель”, і виконайте фіксацію на кнопці “ > ”, при цьому ім’я виділеного поля відіб’ється в області “Выбранные поля”;

Примітка: Ключове поле Код модели автоматично приєднається до списку.

10.6.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.7. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” відключіть опцію “Скрыть ключевую колонку” (Hide Key Column) і виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.8. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” із запропонованого списку “Доступных полей” (Available Fields) виберіть поле “Код модели” і виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

10.9. Виконайте збереження структури та значень властивостей полів таблиці.

11. Відкрийте таблицю Пропоновані моделі в “Режиме таблицы” і заповніть наступними даними:

Код моделей Модель Цвет Количество дверей Коробка передач Заводская цена Транспортные издержки Предпродажная подготовка Специальная модель	12579 Corolla LiftbackXL Красный торнадо 4 (установлено по умолчанию) Ручная (установлено по умолчанию) 35700 950 500 Нет
Код моделей Модель Цвет Количество дверей Коробка передач Заводская цена Транспортные издержки Предпродажная подготовка Специальная модель	12580 Corolla LiftbackGT Бутылочное стекло 4 Автоматика 39200 1200 500 Нет
Код моделей Модель Цвет Количество дверей Коробка передач Заводская цена Транспортные издержки Предпродажная подготовка Специальная модель	12653 Corolla CompactGT Черный 2 Ручная 41100 975 500 Да
Код моделей Модель Цвет Количество дверей Коробка передач Заводская цена Транспортные издержки Предпродажная подготовка Специальная модель	12651 Corolla CompactXL Небесно-голобой 2 Ручная 37900 1050 500 Да
Код моделей Модель Цвет Количество дверей Коробка передач Заводская цена Транспортные издержки Предпродажная подготовка Специальная модель	12410 Corolla Kombi Антрацитовый 4 Автоматика 46200 1100 500 Нет

12. Відкрийте таблицю Клієнти в Режиме Таблиці й виконайте уведення 10 довільних записів, використовуючи створені зв’язки.

Примітка: Для заповнення поля “Код моделей” у таблиці Клієнти використовуються дані анологічного поля таблиці Пропоновані моделі.

13. Закрийте таблицю.

14. Закрийте файл БД.

15. Вийдіть із Microsoft Access.

16. Виключіть ПК (за вказівкою викладача).

17. Оформіть дану роботу.