Питання та завдання для самоконтролю

1. Як здійснюється одержання інформаційної допомоги по тематиці даної роботи?

2. Якими способами можна відкрити діалогове вікно “Новий звіт”?

3. Якими способами можна скористатися для створення Звіту?

4. Методика створення звіту за допомогою Майстра звітів, в основі якого не використовуються поля із числовими даними.

5. Якими способами можна скористатися для здійснення збереження Звіту?

6. Які режими подання Звіту й способи переходу з одного режиму відображення звіту в інший?

7. Якими способами можна скористатися для здійснення закриття Форми?

8. Методика створення звіту за допомогою Майстра звітів на основі зв’язаних таблиць із використанням полів із числовими даними.

9. Яка елементна база вікна звіту в режимі конструктора?

10. Якими способами можна скористатися для зміни ширини й висоти звіту?

11. Якими способами можна скористатися для зміни розмірів полів?

12. Якими способами можна скористатися для переміщення полів і елементів полів?

13. Якими способами можна скористатися для зміни розмірів полів, вирівнювання, і зміни проміжків між елементами полів?

14. Методика відображення відповідних панелей інструментів, режиму конструктора й функціональне призначення кнопок даних панелей.

15. Якими способами можна скористатися для відображення Панелі елементів і функціональне призначення кнопок даної панелі?

16. Методика зміни напису для поля.

17. Методика вставки заголовка нового поля.

18. Методика вставки обчислювального поля.

19. Якими способами можна скористатися для уведення формул?

20. Методика створення й впровадження у звіт ілюстрації або малюнка.

21. Методика редагування нумерації сторінок звіту.

22. Якими режимами можна скористатися для попереднього перегляду звіту?

23. Методика підготовки й печатки звіту.

24. Методика створення Автоотчетов.

25. Методика створення стандартних поштових наклейок.

26. Методика створення нестандартних поштових наклейок.

27. Якими способами можна скористатися для здійснення збереження поштових наклейок?

28. Які режими подання поштових наклейок і способи переходу з одного режиму відображення в інший?

29. Якими способами можна скористатися для печатки поштових наклейок?

Практичне заняття №9

Тема дисципліни: Microsoft Office. СУБД Access.

Тема заняття: Робота з системою управління базами даних (СУБД) Access.

Мета заняття: Закрипіти теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи з імпорту даних у СУБД Access і експорту даних із СУБД Access у різні додатки MS Office

Тривалість: 2 години.

Порядок виконання роботи

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access.

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи.

4. Виконайте активізацію Вашого файлу Бази Даних.

5. Імпорт даних з Microsoft Excel.

6. Завдання: Створену в MS Excel таблицю необхідно імпортувати в Access для подальшої обробки.

Примітки: Імпорт даних в Access виконується в тому випадку, якщо дані відповідним чином розбиті на стовпці й рядки. Перший рядок даних може містити заголовки стовпців (Access використовує їх як імена полів) або ж значення.

Якщо в першому рядку знаходиться інша інформація, то при імпорті можуть виникнути проблеми. Саме із цієї причини рекомендується попередньо відкрити електронну таблицю й перевірити, чи підходить вона для імпорту.

Якщо імпортований аркуш робочої книги Excel має зайві заголовки й іншу непотрібну інформацію, то створіть спочатку іменований діапазон для частини електронної таблиці, у якій утримується корисна інформація.

7. Для рішення поставленого завдання необхідно виконати наступну послідовність дій.

7.1. Згорніть вікно Microsoft Access.

7.2. Здійсніть запуск Microsoft Excel.

7.3. На першому аркуші Excel створіть таблицю, що містить наступні стовпчики й уведіть 5-10 довільних записів.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Табельний номер	Прізвище	Ім’я	По батькові	Посада	Оклад	Дата прийому на роботу
2	125	Сидоренко	Іван	Петрович	Директор	1500,00	12,01,2008
3
…
…
11

7.4. Збережіть створений файл на диску C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\, використавши в імені файлу тільки латинські символи, наприклад, Personnel1;

7.5. Згорніть Microsoft Excel.

7.6. Розгорніть Microsoft Access.

7.7. Для імпорту таблиці Excel у файл бази даних під ім’ям, наприклад, Personnel1 необхідно виконати наступну послідовність дій.

7.7.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Внешние данные” (Get External Data) і в підменю, що відкрилося, на команді “Импорт” (Import)”;

або

у межах робочої поверхні вікна Бази даних виконайте фіксацію правої кнопки миші й у контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Импорт” (Import);

7.7.2. У діалоговому вікні “Импорт” (Import), що відкрилося:

7.7.2.1. У списку поля “Тип файла” (Files of type),що розкривається, де перебуває список доступних для імпортування форматів файлів, виконайте фіксацію на пункті “Microsoft Excel (*.xls)”;

7.7.2.2. У полі “Папка” виконайте установку папки, де розміщений створений в Microsoft Excel файл, у нашім прикладі C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\;

7.7.2.3. У робочій поверхні вікна виконайте маркування файлу, який треба імпортувати, у нашім прикладі Personnel1;

7.7.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Импорт” (Import).

7.8. Відкривається діалогове вікно “Импорт электронной таблицы”, у якому за кілька кроків Майстер імпорту електронної таблиці (Import Spreadsheet Wizard) допоможе перетворити Excel-Дані в таблицю Access.

7.8.1. На першому кроці вибирається потрібний об’єкт.

7.8.1.1. В області, розміщеної у верхній частині вікна пропонується вибрати аркуші робочої книги або іменований діапазон:

• Листы;

• Именованные диапазоны.

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “Листы”;

7.8.1.2. У полі виконайте маркування аркуша робочої книги, на якому розміщена таблиця, у нашім прикладі Лист1 (Sheet1);

7.8.1.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.2. На другому кроці вказується використання даних з першого рядка як імена полів таблиці.

7.8.2.1. У нашім прикладі, включіть вимикач “Первая строка содержит заголовки столбцов” (First Row Contains Column Headings);

7.8.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.3. На третьому кроці встановлюється місце розміщення імпортованих даних.

7.8.3.1. В області “Данные необходимо сохранить:” пропонується два варіанти розміщення імпортованих даних:

• В новой таблице (In a New Table);

• В существующей таблице (In an Existing Table).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “В новой таблице” (In a New Table);

7.8.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.4. На четвертому кроці надається можливість описати кожне поле імпорту.

7.8.4.1. У цьому вікні можна змінити ім’я поля, інші характеристики поля й указати – індексується воно чи ні, а також за допомогою вимикача “He импортировать (пропустить) поле” (Do not import field (Skip)) визначити: імпортувати поле, чи ні;

Примітка: Кореґування характеристик полів можна виконувати тільки у випадку, якщо дані імпортуються в нову таблицю.

Для полів імпортованої таблиці в області “Описание поля” установіть наступні параметри:

Ім’я поля (Field Name)	Індекс (Index)	He імпортувати (пропустити) поле
Табельний номер	Да(Совпадения не допускаются)	Не включати
Прізвище	Нет	Не включати
Ім’я	Нет	Не включати
По батькові	Нет	Не включати
Посада	Нет	Не включати
Оклад	Нет	Не включати
Дата влаштування на роботу	Нет	Не включати

7.8.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.5. На п’ятому кроці рекомендується встановити поле первинного ключа для таблиці.

7.8.5.1. В області, розміщеної у верхній частині вікна пропонується три варіанти визначення ключового поля:

• Автоматически создать ключ (Let Access add Primary Key);

• Определить следующий ключ (Choose my own Primary Key);

• Не создавать ключ (No Primary Key).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “Определить следующий ключ” і поле Табельний номер як цей ключ;

7.8.5.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.6. На шостому (останньому) кроці майстра пропонується задати ім’я імпортованої таблиці.

7.8.6.1. У полі “Импорт в таблицу” за замовчуванням майстер пропонує ім’я і т.і.

Уведіть нове, наприклад Personnel1;

7.8.6.2. Для запуску програми аналізу даних включається перемикач “Проанализировать таблицу после импорта данных” (Analyzer Wizard), у нашім прикладі даний вимикач не треба включати;

7.8.6.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish);

7.8.6.4. Для завершення процесу імпорту у вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

7.8.6.5. У вікні БД з’явилася нова таблиця з ім’ям Personnel1.

7.9. У вікні БД відкрийте імпортовану таблицю в режимі конструктора, проаналізуйте й при необхідності відредагуйте структуру полів.

7.10. Перегляньте імпортовану таблицю в режимі таблиці.

8. Імпорт текстових файлів.

9. Завдання: Створений у текстовому редакторі (Word, WordPad або NotePad)) файл необхідно імпортувати в Access, для подальшої обробки, при чому як формат - посередника скористаємося форматом з роздільниками (кома).

Примітки: Текстові файли з роздільниками (Delimited text files) - це файли, у яких поля даних кожного запису розділені певним символом, наприклад, комою або знаком табуляції.

Дуже часто при цьому текстові значення йдуть у лапках.

Кожний запис знаходиться на окремому рядку.

10. Для рішення поставленого завдання з роздільниками (комами) необхідно виконати наступну послідовність дій.

10.1. Згорніть Microsoft Access;

10.2. Здійсните запуск Microsoft Word (WordPad або NotePad);

10.3. Уведіть вихідні дані в наступному форматі:

Табельний номер, Прізвище, Посада, Оклад, Дата влаштування на роботу

125, Сидоренко, Директор, 1500.00, 01.01. 2007

126, Іваненко, Гол. бухгалтер, 1250.00, 01.10.2007

. . .

і введіть 5-10 довільних записів.

10.4. Збережіть створений файл на диску C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\, використавши в імені файлу тільки латинські символи, наприклад, Personnel2 і в списку, що розкривається, поля “Тип файла” (Files of type) вибравши пункт “Только текст (*.txt)”.

10.5. Для підтвердження процесу збереження у вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

10.6. Закрийте текстовий редактор.

10.7. Розгорніть Microsoft Access.

10.8. Для імпорту текстового файлу з роздільниками у файл бази даних під ім’ям Personnel2 необхідно виконати наступну послідовність дій.

10.8.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Внешние данные” (Get External Data) і в підменю на команді “Импорт” (Import)”

або

у межах робочої поверхні вікна Бази даних виконайте фіксацію правої кнопки миші й у контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на пункті “Импорт” (Import);

10.8.2. У діалоговому вікні “Импорт” (Import), що відкрилося:

10.8.2.1. У списку поля “ Тип файла” (Files of type), що розкривається, де перебуває список доступних для імпортування форматів файлів, виконайте фіксацію на пункті “Текстовые файлы (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc)”;

10.8.2.2. У поле “Папка” виконайте установку папки, де розміщений створений у текстовому редакторі файл;

10.8.2.3. У робочій поверхні вікна виконайте маркування файлу, який треба імпортувати, у нашім прикладі Personnel2;

10.8.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Импорт” (Import).

10.9. Відкривається діалогове вікно “Импорт текста”, у якому за кілька кроків Майстер імпорту тексту (Import Text Wizard) допоможе перетворити текстові дані в таблицю Access.

10.9.1. На першому кроці вибирається потрібний формат даних.

10.9.1.1. В області “Выберите формат, описывающий поля наилучшим образом”, пропонується два перемикачі:

• С разделителями – поля розділяються комами або табуляцією (Delimited);

• Фиксированная ширина полей – інтервал заповнюється пробілами.

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі, “С разделителями – поля разделяются запятыми или табуляцией”;

10.9.1.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

10.9.2. На другому кроці вибирається підходящий роздільник полів.

10.9.2.1. В області “Разделитель полей” пропонуються перемикачі:

• Tab;

• Точка с запятой;

• Запятая;

• Пробел;

• Другой.

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі, “Запятая”;

10.9.2.2. Включіть вимикач “Первая строка содержит имена полей” (First Row Contains Field Names);

10.9.2.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

10.9.3. На третьому кроці встановлюється місце розміщення імпортованих даних.

10.9.3.1. В області “Данные необходимо сохранить:” пропонується два варіанти розміщення імпортованих даних:

• В новой таблице (In a New Table);

• В существующей таблице (In an Existing Table).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “В новой таблице” (In a New Table);

10.9.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

10.9.4. На четвертому кроці надається можливість описати кожне поле імпорту.

10.9.4.1. У цьому вікні можна змінити ім’я поля, інші характеристики поля й указати – індексується воно чи ні, а також за допомогою вимикача “He импортировать (пропустить) поле” (Do not import field (Skip)) визначити: імпортувати поле чи ні.

Для полів імпортованої таблиці в області “Описание поля” установіть наступні параметри:

Имя поля	Тип данных	Индекс	He импортировать (пропустить) поле
Табельний номер	Длинное целое	Да(Совпадения не допускаются)	Не включать
Прізвище	Текстовый	Нет	Не включать
Посада	Текстовый	Нет	Не включать
Оклад	Денежный	Нет	Не включать
Дата влаштування на роботу	Дата/Время	Нет	Не включать

10.9.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

10.9.5. На п’ятому кроці рекомендується встановити поле первинного ключа для таблиці.

10.9.5.1. В області, розміщеної у верхній частині вікна пропонується три варіанти визначення ключового поля:

• Автоматически создать ключ (Let Access add Primary Key);

• Определить следующий ключ (Choose my own Primary Key);

• Не создавать ключ (No Primary Key).

Виконаєте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “Автоматически создать ключ”;

10.9.5.2. Для перевірки й зміни роздільника в датах і числах виконайте фіксацію на кнопці “Дополнительно”;

10.9.5.3. У вікні “ Спецификация импорта”, що відкрилося, у полях - “Разделитель компонентов даты” і “Разделитель целой и дробной частей чисел” уведіть символ крапка й виконаєте фіксацію на кнопці “Ok”;

10.9.5.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

10.9.6. На шостому (останньому) кроці майстра пропонується задати ім’я імпортованої таблиці.

10.9.6.1. У полі “Импорт в таблицу” за замовчуванням майстер пропонує ім’я, що задано імпортованому файлу в текстовому редакторі.

Залишіть ім’я, пропоноване програмою, у нашім прикладі Personnel2;

10.9.6.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish);

10.9.6.3. Для підтвердження процесу імпорту в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

10.9.6.4. У вікні БД з’явилася нова таблиця з ім’ям Personnel2;

10.10. У вікні БД відкрийте імпортовану таблицю в режимі конструктора, проаналізуйте й при необхідності відредагуйте структуру полів.

10.11. Перегляньте імпортовану таблицю в режимі таблиці.

11. Завдання: Створений в MS Word текстовий файл необхідно імпортувати в Access, для подальшої обробки, при чому як формат - посередника скористаємося форматом з роздільниками (табуляторами).

12. Рішення поставленого завдання з роздільниками (табуляторами) виконайте самостійно, використавши для текстового файлу ім’я Personnel3.

Примітка: Створений текстовий файл після збереження необхідно закрити!

13. Завдання: Створений у текстовому редакторі (Word, WordPad або NotePad) файл необхідно імпортувати в Access для подальшої обробки, при чому як формат - посередника скористаємося форматом з фіксованою довжиною даних.

Примітка: Текстові файли з фіксованою довжиною записів (Fixed-length text files) - це файли, у яких кожний запис також іде окремим рядком, але значення полів вибудувані в стовпці, розділені пробілами (Замість знаків табуляції).

14. Для рішення поставленого завдання необхідно виконати наступну послідовність дій.

14.1. Згорніть Microsoft Access.

14.2. Здійсніть запуск Microsoft Word (WordPad або NotePad).

14.3. Уведіть вихідні дані в наступному форматі:

125 Сидоров Директор 1500.00 01.01.2007

126 Іванов Гл. бухгалтер 1250.00 01.10.2007

і введіть 5-10 довільних записів.

14.4. Збережіть створений файл на диску C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\, використавши в імені файлу тільки латинські символи, наприклад, Personnel4 і в списку, що розкривається, поля “Тип файла” (Files of type) вибравши пункт “Тільки текст (*.txt)”.

14.5. Закрийте текстовий редактор.

14.6. Розгорніть Microsoft Access.

14.7. Для імпорту текстового файлу з фіксованою довжиною записів у файл бази даних під ім’ям Personnel4 необхідно виконати наступну послідовність дій:

14.7.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Внешние данные” (Get External Data) і в підменю на команді “Импорт” (Import)”;

або

у межах робочої поверхні вікна Бази даних виконайте фіксацію правої кнопки миші й у контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Импорт” (Import).

14.7.2. У діалоговому вікні “Импорт” (Import), що відкрилося:

14.7.2.1. У списку, що розкривається, поля “Тип файла” (Files of type), де перебуває список доступних для імпортування форматів файлів, виконайте фіксацію на пункті “Текстовые файлы (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc)”;

14.7.2.2. У полі “Папка” виконайте установку папки, де розміщений створений у текстовому редакторі файл;

14.7.2.3. У робочій поверхні вікна виконайте маркування файлу, який треба імпортувати, у нашім прикладі Personnel4;

14.7.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Импорт” (Import).

14.8. Відкривається діалогове вікно “Импорт текста”, у якому за кілька кроків Майстер імпорту (Import Wizard) допоможе перетворити текстові дані в таблицю Access.

14.8.1. На першому кроці вибирається потрібний формат даних.

14.8.1.1. В області “Выберите формат, описывающий поля наилучшим образом”, пропонується два перемикачі:

• С разделителями – поля розділяються комами або табуляцією (Delimited);

• Фиксированная ширина полей – інтервали заповнюються пробілами.

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі, “Фиксированная ширина полей – интервалы заполняются пробелами”;

14.8.1.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

14.8.2. На другому кроці пропонується поділ полів з даними.

14.8.2.1. При необхідності виконайте кореґування ширини полів;

14.8.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

14.8.3. На третьому кроці встановлюється місце розміщення імпортованих даних.

14.8.3.1. В області “Данные необходимо сохранить:” пропонується два варіанти розміщення імпортованих даних:

• В новой таблице (In a New Table);

• В существующей таблице (In an Existing Table).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі В новой таблице (In a New Table);

14.8.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

14.8.4. На четвертому кроці надається можливість описати кожне поле імпорту.

14.8.4.1. У цьому вікні можна змінити ім’я поля, інші характеристики поля й указати – індексується воно чи ні, а також за допомогою вимикача “He импортировать (пропустить) поле” (Do not import field (Skip)) визначити: імпортувати чи поле ні.

Для полів імпортованої таблиці в області “ Описание поля” установіть наступні параметри:

Имя поля	Тип данных	Индекс	He импортировать (пропустить) поле
Табельний номер	Длинное целое	Да(Совпадения не допускаются)	Не включать
Прізвище	Текстовый	Нет	Не включать
Посада	Текстовый	Нет	Не включать
Оклад	Денежный	Нет	Не включать
Дата влаштування на роботу	Дата/Время	Нет	Не включать

14.8.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

14.8.5. На п’ятому кроці рекомендується встановити поле первинного ключа для таблиці.

14.8.5.1. В області, у верхній частині вікна пропонується три варіанти визначення ключового поля:

• Автоматически создать ключ (Let Access add Primary Key);

• Определить следующий ключ (Choose my own Primary Key);

• Не создавать ключ (No Primary Key).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі Не создавать ключ;

14.8.5.2. Для перевірки й зміни роздільника в датах і числах виконайте фіксацію на кнопці “Дополнительно”;

14.8.5.3. У вікні “Спецификация импорта”, що відкрилося, у полях - “Разделитель компонентов даты” і “Разделитель целой и дробной частей чисел” уведіть символ крапка й виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

14.8.5.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

14.8.6. На шостому (останньому) кроці майстра пропонується задати ім'я імпортованої таблиці.

14.8.6.1. У полі “Импорт в таблицу” за замовчуванням майстер пропонує ім’я, що задано імпортованому файлу в текстовому редакторі.

Залишіть ім’я, пропоноване програмою, у нашім прикладі Personnel4.

14.8.6.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish);

14.8.6.3.Для завершення процесу імпорту у вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

14.8.6.4. У вікні БД з’явилася нова таблиця з ім’ям Personnel4.

14.9. У вікні БД відкрийте імпортовану таблицю в режимі конструктора, проаналізуйте й при необхідності відредагуйте структуру полів.

14.10. Перегляньте імпортовану таблицю в режимі таблиці.

15. Вбудовування таблиць.

Примітка: Крім можливості імпортування даних з файлів іншої прикладної програми, в Access існує можливість аналізувати дані, представлені у форматі іншої прикладної програми, а також обробляти їх без виконання імпортування. Такі дані представляють для Access зовнішню таблицю, вони залишаються у вихідному форматі й можуть оброблятися як в оригінальній прикладній програмі, так і в Access.

16. Завдання: Припустимо, що у всі вихідні й підсумкові дані по витратах на виробництво, транспортування й передпродажний сервіс для машин зберігається в таблиці Excel на другому аркуші файлу Models.

17. Для рішення поставленого завдання необхідно виконати наступну послідовність дій.

17.1. Згорніть Microsoft Access.

17.2. Розгорніть Excel і на другому аркуші файлу Personnel1 створіть таблицю й виконайте обчислення підсумкових даних по відповідних стовпчиках:

	A	B	C	D
1	Модель	Заводська ціна	Транспортні витрати	Передпродажна підготовка
2	Corolla LiftbackXL	35700	950	200
3	Corolla LiftbackGT	39200	1200	105
4	Corolla CompactGT	41100	975	105
5	Corolla CompactXL	37900	1050	105
6	Corolla Kombi	46200	100	105
7	Разом	?	?	?

17.3. Збережіть змінений файл, помістивши його на диску C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\, під ім’ям, наприклад Models (в імені файлу необхідно використовувати тільки латинські символи).

17.4. Згорніть Microsoft Excel.

17.5. Розгорніть Microsoft Access.

17.6. Для того, щоб вмонтувати таблицю Excel у файл бази даних під ім’ям, наприклад, Models необхідно виконати наступну послідовність дій.

17.6.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Внешние данные” (Get External Data) і в підменю на команді “Связь с таблицами” (Link Tables);

або

у межах робочої поверхні вікна Бази даних виконайте фіксацію правої кнопки миші й у контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на пункті “Связь с таблицами” (Link Tables);

17.6.2. У діалоговому вікні “Связь” (Link), що відкрилося:

17.6.2.1. У списку, що розкривається, поля “Тип файла” (Files of type), де перебуває список форматів файлів, дані з яких у вигляді таблиці можуть бути убудовані в БД Access, виконайте фіксацію на пункті “Microsoft Excel (*.xls)”;

17.6.2.2. У полі “Папка” виконайте установку папки, де розміщений створений в Microsoft Excel файл;

17.6.2.3. У робочій поверхні вікна виконайте маркування файлу, який треба вмонтувати, у нашім прикладі Models;

17.6.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Связь” (Link).

17.7. Відкривається діалогове вікно “Связь с электронной таблицей”, у якому за кілька кроків Майстер зв’язку (Link Wizard) допоможе вмонтувати Excel-Дані в таблицю Access.

17.7.1. На першому кроці вибирається потрібний об’єкт.

17.7.1.1. В області, розміщеної у верхній частині вікна пропонується вибрати аркуші робочої книги або іменований діапазон:

• Листы;

• Именованные диапазоны.

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “Листы”;

17.7.1.2. У полі виконайте маркування аркуша робочої книги, на якому розміщена таблиця, у нашім прикладі Лист2.

17.7.1.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

17.7.2. На другому кроці вказується використання даних з першого рядка як імена полів таблиці.

17.7.2.1. У нашім прикладі, включіть вимикач “Первая строка содержит заголовки столбцов” (First Row Contains Column Headings);

17.7.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

17.7.3. На третьому (останньому) кроці майстра пропонується задати ім'я убудованої таблиці.

17.7.3.1. У полі “Имя связанной таблицы” за замовчуванням майстер пропонує ім’я Лист2 і т.і.

Залишіть ім’я, пропоноване програмою, або введіть нове, наприклад, Models;

17.7.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

17.7.4. Для підтвердження завершення процесу вбудовування в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Ok”.

17.7.5. У вікні БД з’явилася нова таблиця з ім’ям Models.

Примітка: У вікні бази даних поруч зі значком убудованої таблиці з’явиться стрілка, що свідчить про те, що зовнішня таблиця убудована в Access.

17.8. У вікні БД відкрийте убудовану таблицю в режимі конструктора.

Примітка: Відкривши убудовану таблицю в режимі конструктора таблиць, ви переконуєтеся в тім, що вона виглядає, як звичайна Access-таблиця, але структуру полів цієї таблиці змінити не можна.

17.9. У вікні БД відкрийте імпортовану таблицю в режимі таблиці, відредагуйте числові дані й закрийте вікно.

17.10. Розгорніть Microsoft Excel і переконайтеся, що всі внесені в убудовану таблицю зміни автоматично змінилися й у таблиці Excel.

17.11. В Microsoft Excel у колонку F, яку озаглавте, наприклад Загальна сума, виконайте обчислення підсумкових даних по відповідних рядках і виконайте збереження змін у файлі Models.

17.12. У вікні БД відкрийте імпортовану таблицю в режимі таблиці й переконайтеся, що всі внесені в таблицю Excel зміни автоматично змінилися й в убудованій таблиці.

18. Експортування даних з Microsoft Access в електронні таблиці й текстові файли.

Примітка: Користувач може експортувати дані з Access-таблиць у текстові файли, електронні таблиці, файли інших прикладних програм керування базами даних, а також в іншу базу даних Access.

19. Завдання: Створену в MS Access таблицю необхідно експортувати в Excel для подальшої обробки.

20. Для рішення поставленого завдання необхідно виконати наступну послідовність дій.

20.1. Розгорніть Microsoft Access.

20.2. Відкрийте базу даних, що містить експортовану таблицю, наприклад Клієнти.

20.3. У вікні БД виконайте маркування експортованої таблиці, у нашім прикладі Клієнти.

20.4. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Сохранить как/Экспорт” (Save As/Export).

або

у межах робочої поверхні вікна Бази даних установите курсор миші на значку таблиці, у нашім прикладі Клієнти, виконайте фіксацію правої кнопки миші й у контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на пункті “Сохранить как/Экспорт” (Save As/Export).

20.5. У діалоговому вікні “Сохранение объекта” (Save As), що відкрилося, пропонується два варіанти розміщення експортованих даних:

• Во внешнем файле или базе данных (Те an External File or Database);

• В текущей базе данных (Within the Current Database as).

20.5.1. Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “Во внешнем файле или базе данных”;

20.5.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Ok”.

20.6. У діалоговому вікні “Сохранение объекта: Таблица ’Клиенты’ в…”, яке відкрилося:

20.6.1. У списку, що розкривається, поля “Тип файла” (Files of type), де перебуває список доступних для експортування форматів файлів, виконайте фіксацію на пункті “Microsoft Excel (*.xls)”;

20.6.2. У полі “Папка” виконайте установку папки, де передбачається розмістити експортований файл;

20.6.3. У полі “Имя файла” (File Name) за замовчуванням майстер експорту пропонує ім’я, що відповідає імені таблиці тобто Клієнти. Залишіть ім’я, пропоноване програмою, або введіть нове, наприклад, Personnel;

20.6.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Экспорт” (Export).

Примітка: У результаті Access створить Excel-файл із усіма даними з Access-таблиці й вставить імена полів таблиці в перший рядок таблиці Excel.

20.7. В Microsoft Excel відкрийте й перегляньте експортований файл.

20.8. Закрийте Microsoft Excel.

21. Завдання: Самостійно виконайте експорт у текстовий файл, створеної в MS Access таблиці, наприклад Personnel1, для подальшої обробки.

Примітка: Ім’я таблиці Access, експортованої в текстовий файл, повинне містити тільки латинські символи.

22. Результати представте викладачеві для оцінки Вашої роботи.

23. Закрийте файл БД.

24. Вийдіть із Microsoft Access.

25. Виключіть ПК (за вказівкою викладача).

26. Оформіть дану роботу.