Питання та завдання для самоконтролю

1. Як здійснюється одержання інформаційної допомоги по тематиці даної роботи?

2. Методика підготовки до створення нової бази даних.

3. Методика проектування бази даних.

4. Методика створення структури нової бази даних.

5. Методика збереження створеної структури нової бази даних .

6. Методика уведення записів.

7. Методика закриття й відкриття бази даних.

8. Методика переміщення по таблиці.

9. Методика маркування записів і полів таблиці в “Режимі таблиці”.

10. Методика вставки й видалення полів таблиці в “Режимі таблиці”.

11. Методика копіювання, переміщення й видалення записів таблиці в “Режимі таблиці”.

12. Методика зміни ширини полів таблиці в “Режимі таблиці”.

13. Методика зміни висоти рядків записів в “Режимі таблиці”.

14. Методика зміни ім’я поля в “Режимі таблиці”.

15. Методика переміщення поля в “Режимі таблиці”.

16. Методика приховання й відновлення відображення полів таблиці в “Режимі таблиці”.

17. Методика переходу з “Режиму таблиці” в “Режим конструктора”.

18. Методика вставки нового поля, видалення й відновлення вилученого поля в “Режимі конструктора”.

19. Методика зміни розташування, а також ім’я поля в “Режимі конструктора”.

Практичне заняття № 2

Тема дисципліни: Microsoft Office. СУБД Access.

Тема заняття: Робота із системою управління базами даних (СУБД) Access.

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні відновленню відображення записів, пошуку й заміні даних, копіюванню й видаленню таблиць, сортуванню й фільтрації записів, установки шрифтів і печатки таблиць.

Тривалість: 2 години.

Порядок виконання роботи

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access;

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи;

4. Виконайте активізацію файлу Бази Даних.

5. Відкрийте таблицю, в нашому прикладі Клієнти, у “Режиме таблицы” (Table Datasheet).

6. Access дозволяє сховати існуючі записи в процесі уведення в таблицю нових даних і відновити їх відображення, для чого:

6.1. Для приховання існуючих записів таблиці файлу Бази Даних (БД) при уведенні нових записів у пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Ввод данных” (Data Entry);

6.2. Для відновлення відображення всіх записів таблиці файлу БД у пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Удалить фильтр” (Remove Filter).

Примітка: Пункт меню “Записи” доступний тільки в режимі заповнення таблиці.

7. Для додавання записів у таблицю необхідно скористатися одним з наступних способів:

7.1. I спосіб:

7.1.1. У пункті меню “Вставка” (Insert) виконайте фіксацію на команді “Новая запись” (New Record).

7.2. II спосіб:

7.2.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Новая запись” (New Record).

8. Додайте в таблицю 5 записів.

9. Для пошуку даних у таблиці необхідно виконати наступну послідовність дій:

9.1. Для відкриття діалогового вікна “Поиск” (Find), необхідно скористатися одним з наступних способів:

9.1.1. I спосіб:

9.1.1.1. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Найти” (Find).

9.1.2. II спосіб:

9.1.2.1. На панелі інструментів виконаєте фіксацію на піктограмі “Найти” (Find);

9.1.3. III спосіб:

9.1.3.1. Виконайте команду [Ctrl] + [F].

9.2. У діалоговому вікні “Поиск в поле…” (Find), яке відкрилося:

9.2.1. У поле “Образец” (Find What) вказується шуканий об’єкт (уміст поля або його частина), наприклад, потрібно знайти запис із певним прізвищем і для пошуку введіть у це поле відповідне прізвище.

Примітка: Істотно розширити коло пошуку можна, застосувавши символи шаблонів “ * ” і “ ? ”. Зірочка заміняє будь-яку кількість символів, а знак питання – тільки один символ.

9.2.2. У списку, що розкривається, поля “Просмотр” (Search) за замовчуванням установлене значення “Все” (All), тобто пошук ведеться по всіх записах таблиці.

У списку, що розкрився, даного поля можна також установити значення:

• “Вниз” (Down) – проглядаються всі дані від поточного запису до кінця таблиці;

• “Вверх” (Up) - проглядаються всі дані від поточного запису до початку таблиці.

9.2.3. У списку, що розкривається, поля “Совпадение” (Match) за замовчуванням установлене значення “Поля целиком” (Whole Fields), тобто пошук ведеться при повному збігу один до одного.

У списку, що розкрився, даного поля можна також установити значення:

• “С любой частью поля” (Any Part of Field) – уміст поля вважається, що збіглися з об’єктом пошуку, навіть якщо останній становить тільки частину його;

• “С начала поля” (Start of Field) – будуть знайдені тільки ті поля, у яких шуканий об’єкт перебуває на самому початку поля.

9.2.4. За замовчуванням у діалоговому вікні пошуку встановлена опція “Только в текущем поле” (Search Only Current Field), тобто пошук здійснюється тільки в активному полі.

Якщо потрібно робити пошук по всій таблиці дана опція відключається;

9.2.5. За замовчуванням у діалоговому вікні пошуку не встановлена опція “С учетом регистра” (Match Case), тобто регістр при пошуку не враховується.

Щоб програма знайшла тільки ті поля, уміст яких відповідає об’єкту пошуку й по способу написання, необхідно дану опцію активізувати;

9.2.6. За замовчуванням у діалоговому вікні пошуку не встановлена опція “С учетом формата полей” (Search Fields As Formatted). Якщо активізувати дану опцію пошук буде істотно вповільнений;

9.2.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Найти” (Find First) для включення першого процесу пошуку. Програма починає пошук і при виявленні шуканого об’єкта Access виділяє його.

9.2.8. Виконайте фіксацію на кнопці “Найти далее” (Find Next) для включення наступних процесів пошуку на наявність у них об’єкта пошуку;

9.2.9. Якщо шуканий об’єкт не виявлений, з’являється повідомлення “Поиск записей в приложении 'Microsoft Access' завершен. Образец не найден.”;

9.2.10. Для закриття вікна повідомлення виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

9.2.11. Для завершення процесу пошуку виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть” (Close).

10. Для пошуку й заміни даних у таблиці необхідно виконати наступну послідовність дій:

10.1. Для відкриття діалогового вікна “Заменить” (Find), необхідно скористатися одним з наступних способів:

10.1.1. I спосіб:

10.1.1.1. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Заменить” (Replase).

10.1.2. II спосіб:

10.1.2.1. Виконайте команду [Ctrl] + [H].

10.2. У діалоговому вікні “Замена” (Replase), що відкрилося:

10.2.1. У полі “Образец” (Find What) вказується об’єкт, який необхідно замінити;

10.2.2. У полі “Заменить” (Replace With) уводиться значення, на яке потрібно замінити;

10.2.3. У списку, що розкривається, поля “Просмотр” (Search) за замовчуванням установлене значення “Все” (All), тобто заміна ведеться по всіх записах таблиці.

У списку, що розкрився, даного поля можна також установити значення:

• “Вниз” (Down) – заміна даних здійснюється від поточного запису до кінця таблиці;

• “Вверх” (Up) - заміна даних здійснюється від поточного запису до початку таблиці.

10.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Найти далее” (Find Next) для включення процесу. Програма знаходить і маркірує підлягаючій заміні об’єкт, але саму заміну не робить;

10.2.5. Виконайте фіксацію на кнопці “Заменить” (Replace), щоб зробити заміну;

10.2.6. Виконаєте фіксацію на кнопці “Найти далее” (Find Next), щоб продовжити процес без заміни даних у маркірованому об’єкті;

10.2.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Заменить все” (Replace All) якщо є абсолютна впевненість у необхідності заміни всіх шуканих об’єктів;

10.2.8. Якщо шуканий об’єкт не виявлений, з’являється повідомлення “Поиск записей в приложении 'Microsoft Access' завершен. Образец не найден.”;

10.2.9. Для закриття вікна повідомлення виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

10.2.10. Для завершення процесу заміни виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть” (Close).

11. Для перейменування таблиць необхідно скористатися одним з наступних способів:

11.1. I спосіб.

11.1.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці;

11.1.2. Виконайте фіксацію на імені таблиці, при цьому довкола нього з’являється рамка з миготливим курсором усередині;

11.1.3. Уведіть нове ім’я таблиці, наприклад Адреси;

11.1.4. Натисніть клавішу [Enter].

11.2. II спосіб.

11.2.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці;

11.2.2. У пункті меню “Правка (Edit) виконайте фіксацію на команді “Переименовать” (Rename);

11.2.3. Уведіть нове ім’я таблиці;

11.2.4. Натисніть клавішу [Enter].

11.3. III спосіб.

11.3.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці;

11.3.2. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на імені таблиці;

11.3.3. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Переименовать” (Rename);

11.2.4. Уведіть нове ім’я таблиці;

11.2.5. Натисніть клавішу [Enter].

12. Для копіювання структури полів при створенні однотипних таблиць необхідно виконати наступну послідовність дій:

12.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, у нашім прикладі Адреси, і відкрийте її в “Режиме конструктора” (Design View);

12.2. Для розміщення вікон таблиці й Бази Даних на екрані в пункті меню “Окно” (Window) виконайте фіксацію на команді “Слева направо” (Vertically);

12.3. У вікні бази даних на вкладці “Таблица” (Tables) виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (New);

12.4. У діалоговому вікні “Новая таблица” (New Table), що відкрилося, для створення таблиці за допомогою конструктора таблиць:

12.4.1. Виконаєте фіксацію на елементі “Конструктор” (Design View);

12.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

12.5. Згорніть вікно Бази Даних.

12.6. Для розміщення вікон таблиці й нової таблиці на екрані в пункті меню “Окно” (Window) виконайте фіксацію на команді “Слева направо” (Vertically);

12.7. Використовуючи технології копіювання (команди пункту меню “Правка” або на панелі інструментів), виконайте копіювання структури довільних полів у нову таблицю.

12.8. Для створеної структури нової таблиці продумайте й оголосіть поле первинного ключа.

12.9. Для збереження структури знову створеної таблиці в пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Сохранить” (Save);

12.10. У діалоговому вікні “Сохранение” (Save), що відкрилося:

12.10.1. У полі “Имя таблицы” (Name Table) уведіть ім’я нової таблиці, наприклад Співробітники;

12.10.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

13. Для копіювання таблиць у ту ж Базу Даних необхідно виконати наступну послідовність дій:

13.1. Відкрийте вікно бази даних.

13.2. Для відкриття діалогового вікна “Вставка таблицы” (Insert Table) необхідно скористатися одним з наступних способів:

13.2.1. I спосіб.

13.2.1.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія, у нашім прикладі Адреси;

13.2.1.2. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Копировать” (Copy);

13.2.1.3. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Вставить” (Paste);

13.2.2. II спосіб:

13.2.2.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.2.2. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Копировать” (Copy);

13.2.2.3. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Вставить” (Paste);

13.2.3. III спосіб:

13.2.3.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.3.2. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на імені або піктограмі таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.3.3. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Копировать” (Copy);

13.2.3.4. Виконайте фіксацію правої кнопки миші в межах робочого поля вікна Бази Даних;

13.2.3.5. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Вставить” (Paste).

13.2.4. IV спосіб:

13.2.4.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.4.2. Виконайте команду [Ctrl] + [C];

13.2.4.3. Виконайте команду [Ctrl] + [V].

13.3. У діалоговому вікні “Вставка таблицы” (Insert Table), що відкрилося:

13.3.1. У полі “Имя таблицы” (Name Table) уведіть ім’я нової таблиці, наприклад Підрозділи;

13.3.2. В області “Параметры вставки”, що містить три опції:

• “Только структура” – створюється тільки нова структура таблиці без даних;

• “Структура и данные” – створюється повна копія структури таблиці разом з усіма даними;

• “Добавление данных в таблицу” – приводить до додавання даних в існуючу таблицю. Ця опція використовується для комбінування таблиць,

- активізуйте другу опцію.

13.3.3. Для завершення копіювання виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

14. Для видалення таблиць необхідно скористатися одним з наступних способів:

14.1. I спосіб.

14.1.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, яку необхідно видалити, наприклад Співробітники;

14.1.2. Натисніть клавішу [Delete];

14.1.3. Для підтвердження видалення в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

14.2. II спосіб.

14.2.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, яку необхідно видалити;

14.2.2. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Удалить” (Delete);

14.2.3. Для підтвердження видалення в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

14.3. III спосіб.

14.3.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, яку необхідно видалити;

14.3.2. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на імені або піктограмі таблиці;

14.3.3. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Удалить” (Delete);

14.3.4. Для підтвердження видалення в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

15. Для зміни порядку записів у таблиці в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно скористатися одним з наступних способів:

15.1. I спосіб:

15.1.1. Установіть курсор у будь-якому місці поля, по якому буде виконуватися сортування записів;

15.1.2. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Сортировка” (Sort);

15.1.3. У підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на відповідній команді:

• “Сортировка по возрастанию” (Sort Ascending);

• “Сортировка по убыванию” (Sort Descending).

15.2. II спосіб:

15.2.1. Установіть курсор у будь-якому місці поля, по якому буде виконуватися сортування записів;

15.2.2. На панелі інструментів виконайте фіксацію на відповідній піктограмі:

• “Сортировка по возрастанию” (Sort Ascending);

• “Сортировка по убыванию” (Sort Descending).

16. Для фільтрування записів таблиці по виділеному в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно скористатися одним з наступних способів:

16.1. I спосіб:

16.1.1. Установіть курсор у поле, по якому буде виконуватися фільтрування записів;

16.1.2. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Фильтр” (Filter);

16.1.3. У підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Фильтр по выделенному” (Filter By Selection).

16.2. II спосіб:

16.2.1. Установіть курсор у поле, за даними якого буде виконуватися фільтрування записів;

16.2.2. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Фильтр по выделенному” (Filter By Selection);

Примітка: У нижній частині вікна таблиці з’явиться повідомлення про кількість записів, що задовольняють критеріям фільтра. Букви “ФЛТР” (FLTR) у рядку стану означають, що фільтр активний.

17. Для відключення фільтра в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно скористатися одним з наступних способів:

17.1. I спосіб:

17.1.1. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Удалить фильтр” (Apply Filter).

17.2. II спосіб:

17.2.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Удалить фильтр” (Apply Filter);

Примітка: З рядка стану, у нижній частині вікна таблиці, зникнуть букви “ФЛТР” (FLTR).

18. Для створення складного И – фильтра (AND – filter) в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно виконати наступну послідовність дій:

18.1. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Фильтр” (Filter) і в підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Изменить фильтр” (Filter By Form);

або

На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Изменить фильтр” (Filter By Form);

18.2. При необхідності відмовитися від установок попереднього фільтра на панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Очистить бланк” (Clear Grid);

18.3. Виконайте фіксацію в порожньому осередку під заголовком поля, значення якого буде використано для фільтрування, при цьому в правій частині поля з’являється піктограма списку;

18.4. У списку, що розкривається, виберіть значення поля, по якому буде проведене фільтрування, або введіть ці дані із клавіатури;

18.5. Виконайте аналогічні дії для кожного поля, для якого задається фільтрування;

Примітки: Для правильної роботи фільтра текстові дані, що вводяться із клавіатури, візьміть в лапки.

При завданні критеріїв фільтрування для текстових полів можна використовувати символи шаблонів “ * ” та “ ? ”, а для числових полів – логічні оператори < ; > ; <= ; >= ; = ; < >.

Наприклад, для фільтрування записів з номерами записів більше 10 і із прізвищами начинающимися з букви К уведіть наступні критерії фільтрування:

У поле “Номер запису” - >10;

У поле “Прізвище” – “К*”.

18.6. Для відображення відфільтрованих записів необхідно скористатися одним з наступних способів:

18.6.1. I спосіб:

18.6.1.1. У пункті меню “Фильтр” (Filter) виконайте фіксацію на команді “Применить фильтр” (Apply Filter);

18.6.2. II спосіб:

18.6.2.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Применение фильтра” (Apply Filter);

18.7. Виконайте відключення фільтра.

19. Для створення складного ИЛИ – фильтра (OR – filter) в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно виконати наступну послідовність дій:

19.1. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Фильтр” (Filter) і в підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Изменить фильтр” (Filter By Form);

або

На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Изменить фильтр” (Filter By Form);

19.2. Для завдання додаткових умов фільтрування - створення складного ИЛИ – фильтра, наприклад, ще й для фільтрування записів із прізвищами, що починаються з букви П необхідно виконати наступну послідовність дій:

19.2.1. Виконайте фіксацію на ярлику “Или” (Or), розташованому внизу вікна;

19.2.2. Виконайте фіксацію в порожньому осередку під заголовком поля, значення якого буде використано для завдання додаткових умов фільтрування, у нашім прикладі – у поле “Прізвище”;

19.2.3. У поле “Прізвище” уведіть додаткову умову фільтрування – “П*”;

19.3. Виконайте відображення відфільтрованих записів.

19.4. Виконайте відключення фільтра.

20. Самостійно створіть И- фильтры й ИЛИ – фильтры відповідно до даних Вашої таблиці.

21. Результати покажіть викладачеві для оцінки Вашої роботи.

22. Для установки параметрів шрифту для даних таблиці необхідно виконати наступну послідовність дій:

22.1. У пункті меню “Формат” (Format) виконайте фіксацію на команді “Шрифт” (Font);

22.2. У діалоговому вікні “Шрифт” (Font), що відкрилося, виконайте вибір виду, розміру й накреслення шрифту.

23. Для установки параметрів осередків необхідно виконати наступну послідовність дій:

23.1. У пункті меню “Формат” (Format) виконайте фіксацію на команді “Ячейки” (Cells);

23.2. У діалоговому вікні “Вид сетки” (Cells Effects), що відкрилося:

23.2.1. В області “Оформление” (Cell Effect), що містить три опції, вибирається спосіб оформлення осередків:

• “Обычное” (Flat) – стандартне оформлення;

• “Приподнятое” (Raised) – невиділені осередки таблиці нагадують опуклі кнопки, а маркіровані – натиснуті кнопки;

• “Утопленное” (Sunken) – невиділені осередки таблиці нагадують натиснуті кнопки, а маркіровані – опуклі кнопки;

- активізується, як правило, перша опція.

Примітка: При виборі першого способу оформлення осередків - “Обычное” (Flat) – з області “Линии сетки” (Gridlines Shown) стають активними опції:

• “По горизонтали” (Horizontal);

• “По вертикали” (Vertical),

які дозволяють відновлювати відображення розділових ліній у таблиці.

23.2.2. У списку, що розкривається, поля “Цвет линий сетки” (Gridline Color) установлюється колір ліній сітки;

23.2.3. У списку, що розкривається, поля “Цвет фона” (Background Color) установлюється колір фона осередків;

23.2.4. . Виконайте фіксацію на копке “Ok”.

24. Закрийте таблицю.

25. Закрийте файл БД.

26. Вийдіть із Microsoft Access.

27. Виключіть ПК (за вказівкою викладача).

27. Оформіть дану роботу.