Практичне заняття №1

Тема дисципліни: Microsoft Office. СУБД Access.

Тема заняття: Робота із системою управління базами даних (СУБД) Access.

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи з СУБД Access по проектуванню та створенню структури таблиці нової бази даних, уведенню записів, переміщенню по таблиці, маркуванню записів і полів таблиці, вставці й видаленню полів, копіюванню й видаленню записів, зміні ширини полів і висоти рядків, прихованню й відновленню відображення полів і настроюванню робітничого середовища.

Тривалість: 2 години.

Порядок виконання роботи

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access, для чого:

“ПУСК”  “Все программы”  “Microsoft Office”  “Microsoft Office Access 2003”

(Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2003)

3. Після запуску програми Access на екрані з’являється вікно додатка.

4. Одержання інформаційної допомоги по тематиці даної роботи виконується таким чином:

У пункті меню “Справка” (Help) виконайте фіксацію на “Справка: Microsoft Office Access”, у правій частині вікна відображається панель “Справка Access” На панелі “Справка Access” (Help Access) виконайте фіксацію на “Оглавление”.

В нижній частині панелі “Справка Access” відображаються розділи довідкової системи.

5. Для підготовки до створення нової бази даних виконайте наступну послідовність дій.

5.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Создать” (New) або на панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Создать” (New), при цьму в правій частині вікна відображається панель “Создание файла” (New File).

5.2. У області “Создание” (New) цієї панелі задач виконайте фіксацію на піктограмі “Новая база данных” (New Database);

5.3. У вікні “Файл новой базы данных” (File New Database), що відкрилося:

5.3.1. У полі зі списком “Папка” (Folder) виконайе установку папки із шифром Вашої групи, де буде збережений файл створюваної бази даних;

5.3.2. У полі “Имя файла” (File Name) уведіть Ваше прізвище, що буде визначати ім’я файлу нової бази даних.

Примітки: Ім’я бази даних не повинне містити більше 255 символів і може включати пробіли.

За замовчуванням Access привласнює новій базі даних ім’я db1, а якщо база з таким ім’ям уже існує, то db2 і т.ін.

Access автоматично створюваним файлам додасть розширення .mdb.

5.3.3. У полі зі списком “Тип файла” (Save as Type) виконайте установку типу файлів, які будуть відображатися в списку обраної папки:

“База данных Microsoft Office Access” (Microsoft Access Databases) або

“Все файлы” ( All Files ).

Примітка: При виборі першого елемента в списку відобразяться тільки імена файлів, що мають розширення .mdb, тобто імена файлів баз даних. У другому випадку відобразяться імена всіх файлів активної папки.

5.3.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (Create).

5.4. У результаті створюється нова база даних, а на екрані з’являється вікно створеного файла БД.

6. Приступаємо до проектування бази даних з однією таблицею.

6.1. Основним об’єктом бази даних є таблиця. На підставі таблиць здійснюється побудова форм, запитів і звітів. База даних може включати кілька таблиць. Усього база даних Access може включати не більше 32 768 таблиць, причому одночасно можна відкрити до 255 таблиць.

6.2. Представте, що Ви - керівник фірми й бажаєте автоматизувати діловодство свого підприємства. Для цього Вашим співробітникам потрібно зібрати й систематизувати в одній таблиці інформацію про потенційних клієнтів фірми. Мова, зокрема, іде про прізвища, адреси клієнтів і інших їхніх особистих даних.

6.3. Перш ніж приступитися до розробки бази даних з одною таблицею, необхідно скласти план, щоб надалі не довелося витрачати багато часу на зміну структури бази даних, оскільки тільки продумана структура й правильно обраний формат записів, сприяють ефективній роботі з базою даних і дозволяють швидко одержувати доступ до необхідної інформації.

Продумайте, яка конкретно інформація буде втримуватися у Вашій таблиці.

6.4. В Access таблиця є сукупністю даних, об’єднаних загальною темою. Кожний рядок таблиці являє собою запис, а кожний стовпець - поле. Запис містить набір даних про один об’єкт (наприклад, дані про одного клієнта фірми), а поле - однорідні дані про всі об’єкти (наприклад, адреса всіх занесених у таблицю клієнтів).

Припустимо, таблиця буде включати наступні поля:

• № запису

• Прізвище

• Ім’я

• По батькові

• Адреса

• Поштовий індекс

• Населений пункт

• Телефон

• Дата народження

7. Для створення структури нової таблиці файлу бази даних виконайте наступну послідовність дій:

7.1. У вікні створеного файлу бази даних, що відкрилося:

7.1.1. На панелі “Объекты” (Objects) виконайте фіксацію на “Таблицы” (Tables).

7.1.2. На панелі інструментів даного вікна виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (New).

7.2. У вікні “Новая таблица” (New Table), що відкрилося, пропонуються наступні способи створення таблиці:

• “Режим таблицы” (Datasheet View);

• “Конструктор” (Design View);

• “Мастер таблиц” (Table Wizard);

• “Импорт таблиц” (Import Table);

• “Связь с таблицами” (Link Table).

7.3. Для створення таблиці за допомогою конструктора таблиць:

7.3.1. Виконайте фіксацію на елементі “Конструктор” (Design View);

7.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

7.4. Вікно конструктора таблиць, що відкрилося, складається із двох областей:

Примітка: В області “Свойства поля” праворуч унизу Access відображає довідкову інформацію про припустимі на кожному етапі створення структури діях.

7.5. У кожному рядку специфікації визначаються характеристики одного поля запису.

7.5.1.У колонку “Имя поля” (Field Name) задається ім’я поля.

Примітка: Воно може мати довжину до 64-х символів і містити пробіли й будь-які спеціальні символи, крім крапок, знаку оклику й кутових дужок.

У таблиці не повинне бути двох полів з однаковими іменами, оскільки Access ідентифікує поле по його ім’ю.

7.5.2. У колонку “Тип данных” (Data Type) для кожного поля, що включається в запис, треба вказати тип даних. Тип даних визначає вид інформації, що буде зберігатися в даному полі.

7.5.3. У колонку “Описание” (Description) можна ввести коментар до кожного поля. Інформація про призначення поля є необов’язковим параметром, текст коментарю може бути довільним.

Примітки: Завдання характеристик полів виконуйте послідовно, тобто для кожного поля спочатку вводите ім’я, потім тип даних і, нарешті, при необхідності, опис.

Перехід до наступної чарунки рядка здійснюється за допомогою клавіші [Enter] або [Tab]. Для переходу до потрібної чарунки можна також використовувати маніпулятор миші. Чорний трикутник у стовпці маркування вказує на той рядок, у якому в цей момент перебуває курсор уведення.

7.5.4. Завдання параметрів полів.

Залишається задати ще кілька характеристик полів, таких як розмір, формат і т.і., по яких можна встановити, як повинні зберігатися, відображатися й оброблятися дані. Значення цих характеристик установлюються в області “Свойства поля” (Field Properties), для переходу в яку, виконаєте фіксацію в цій області або натисніть клавішу [F6]. Для переміщення курсору уведення по полях області використовуйте:

• клавішу [Tab] – переміщення униз;

• або [ Shift ] + [Tab] – переміщення угору.

Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних.

7.6. Виконайте уведення даних за структурою першого поля, для чого:

7.6.1. Уведіть у перший рядок колонки “Имя поля” ім’я поля, у нашім прикладі – Номер запису. По завершенню уведення натискніть клавішу [Enter] або [Tab], при цьому курсор автоматично переміщається в другу колонку проекту;

7.6.2. У колонці “Тип данных” за замовчуванням установлюється тип даних “Текстовый”, а в правій частині чарунки з’являється кнопка списку, при фіксації на якій відкривається список з доступними типами даних. Виконаєте фіксацію на необхідному елементі, у нашім прикладі “Счетчик” (AutoNumber), після чого обраний тип буде внесений у відповідну чарунку колонки “Тип даних”. По завершенню уведення натискніть клавішу [Enter] або [Tab], при цьому курсор автоматично переміщається в третю колонку проекту;

7.6.3. У колонку “Описание” уведіть, наприклад, такий опис поля: Служить для однозначної ідентифікації адреси.

Примітка: Завдання характеристик полів виконуйте послідовно, тобто для кожного поля спочатку введіть ім’я, потім тип даних і, нарешті, при необхідності, опис.

Чорний трикутник у стовпці маркування вказує на той рядок, у якій у цей момент перебуває курсор уведення.

7.6.4. Поле “Номер запису” варто оголосити Полем первинного ключа, для чого:

7.6.4.1. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Ключевое поле” (Primary Key) або на панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Ключевое поле”, при цьому поле первинного ключа позначається спеціальним маркером.

Примітки: Обов’язковою умовою нормальної роботи з базою даних є однозначна ідентифікація кожного запису. Автоматична нумерація записів виконується в тому випадку, якщо таблиця включає поле з типом даних “Счетчик”. Щоб значення в такому полі збільшувалося на 1 для кожного нового запису, у вікні конструктора таблиць в області “Свойства поля” (Field Properties) властивість “Новые значения” (New Values) повинне мати значення “Последовательные” (Increment).

Поле з номерами записів оголошено полем первинного ключа. При цьому для властивості “Индексированное поле” (Indexed) програма автоматично встановила значення “Да (Совпадения не допускаются)” (Yes (No Duplication)). Завдяки цьому дві різні записи в базі не можуть мати однакові номери.

7.6.5. Для переходу в область “Свойства поля” (Field Properties) виконаєте фіксацію в цій області або натисніть клавішу [F6].

7.6.6. Встановіть в області “Свойства поля” додаткові характеристики для даного поля таблиці:

Размер поля:	Длинное целое
Новые значения:	Последовательные
Индексированное поле:	“Да (Совпадения не допускаются)”

7.6.7. Для повернення в область проекту таблиці виконайте фіксацію в цій області або натисніть клавішу [F6].

7.6.8. По завершенню створення структури першого поля натискніть клавішу [Enter] або [Tab].

7.7. Створіть структури інших полів відповідно до даних, що представлені в наступній таблиці:

Область проекта таблицы			Область свойства поля
Имя поля	Тип данных	Описание	Размер поля	Формат поля	Индекси-рованное поле
Прізвище	Текстовый	-	25	-	Да (Допускаются совпадения)
Ім’я	Текстовый	-	15	-	Нет
По батькові	Текстовый	-	20	-	Нет
Адреса	Текстовый	-	35	-	Нет
Поштовий індекс	Числовой	-	Длинное целое	-	Нет
Населений пункт	Текстовый	-	25	-	Нет
Телефон	Текстовый	-	20	-	Нет
Дата народження	Дата/ Время	-	-	Краткий формат даты	Нет

Примітки: Для поля Прізвище встановлене тип даних “Текстовий”.

Для поля Прізвище встановлене параметр “Так (Допускаються совпадения)”, оскільки в нашої БД можуть бути однофамільці, а при встановленні параметра “Да (Совпадения не допускаются)” у Вас було б тільки одне із цих прізвищ.

Для поля Телефон установлений тип даних “Текстовый”, тоді номер телефону можна ввести в текстове поле в будь-якій звичній для користувача формі.

8. Для збереження структури й значень властивостей полів таблиці необхідно скористатися одним з наступних способів: