Приложение 6 словарь терминов

АВТОГРАФ – документ, написанный рукой автора.

АВТОР ДОУМЕНТА – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

АДРЕСАТ – 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

АНКЕТА – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

АРХИВ – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием на хранение архивных документов с целью их использования.

АРХИВ – совокупность архивных документов, архивные учреждения или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА – это архивная копия, воспроизводящая часть архивного письменного документа.

АРХИВНАЯ КОПИЯ – это официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа, либо изображение архивного графического документа.

АРХИВНАЯ СПРАВКА - это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

БЛАНК ДОКУМЕНТА – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

БЛАНК документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

ВИД ДОКУМЕНТА – принадлежность письменного документа системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА –признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.

ВХОДЯЩИЕ письма – письма, поступающие в учреждение.

ВЫПИСКА – это копия какой-либо части подлинного документа.

ВЫПИСКА ИЗ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

ГЕРБ - отличительный знак государства, города, рода, изображаемый на флагах, монетах, печатях, ряде документов и т.д.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (Документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ – порядок поведения, установленный в деловом общении.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, составляемый в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

ДОКУМЕНТ(документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивающими ее юридическую силу.

Продолжение прил.6

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО – служащий, обладающий государственно-властными полномочиями по руководству хозяйственной, социально-культурной, административной и политической деятельностью.

ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

ЖАЛОБА – это обращение в государственный либо в общественный орган или к их должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина общественных организаций, предприятий и т.п.).

ЗАЯВЛЕНИЕ- это официальное обращение по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с их нарушением.

ЗОНА УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА – часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

ИНСТРУКЦИИ – правовые документы длительного действия, определяющие собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений.

ИНСТРУКЦИЯ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОУ – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики деятельности.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.

ИНФОРМАЦИЯ О ГРАЖДАНАХ (ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ) – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

ИСХОДЯЩИЕ письма – письма, отправляемые из учреждения.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ, ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, отправленный из учреждения.

КОД - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

КОЛЛЕКТИВНЫЕ ОБРАЩЕНИЯ – обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА – составляют при заключении и выполнении контрактов.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Продолжение прил.6

КРЕАТИВНОЕ РЕКЛАМНОЕ АГЕНСТВО – рекламное агентство, специализирующееся на творческих разработках в области рекламы.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО (досье) – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

ЛОГОТИП –это сочетание фирменного знака и уникального написания названия компании. Логотип – это одно из основополагающих понятий графического дизайна и фирменного стиля.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

НОРМАТИВНЫЙ ПРАВОВОЙ АКТ – письменный официальный документ, принятый(изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ –материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ОБРАЩЕНИЕ - обязательный элемент коммерческой переписки.

ОБРАЩЕНИЕ ГРАЖДАН- устные и письменные жалобы, заявления, предложения граждан, направленные депутатам, должностным лицам и руководителям.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

ОФЕРТА - (письмо-предложение) – представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – это документ, созданный юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – придание ему законченной формы и должного вида, соответствующих его назначению, проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования, а также наделение документа необходимыми внешними признаками, отражающими форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

ПЕРЕЧЕНЬ – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий

нормативные указания о сроках их хранения.

ПЕТИЦИИ - коллективные обращения граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату.

ПИСЬМО-ОТВЕТ –содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – подтверждает факт получения каких-либо материалов, иногда телефонного разговора.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА – выражает просьбу о выполнении какого-либо действия.

ПИСЬМО-РЕКЛАМАЦИЯ – коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ – в данном письме сообщают сведения о своей фирме, о производимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможных вариантах оплаты.

Продолжение прил.6

ПОВЕСТКА ДНЯ – это промежуточный документ на этапе подготовки совещания. Она включает заголовок, перечисление вопросов, фамилий и должностей основных докладчиков.

ПОДЛИННИК (оригинал) – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

ПОРТФОЛИО – пакет выполненных исполнителем работ в какой-либо области.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, принимаемый высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ (решение) – правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил.

ПРАВОВАЯ НОРМА – общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – это обращение в федеральные органы исполнительной власти или к должностным лицам, содержащее идеи по совершенствованию функционирования и развития различных сфер экономики, а также деятельности органов власти и государственного управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

ПРИКАЗ -правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, предприятий, действующих на основе единоначалия.

ПРОДУКЦИЯ – результат деятельности, представленный в материально-вещественной форме и предназначенный для дальнейшего использования в хозяйственных и иных целях.

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, учреждения, действующего на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

РЕГЛАМЕНТ – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – порядок организации доступа к ним физических и юридических лиц.

РЕКВИЗИТ – обязательный элемент оформления официального документа.

РЕШЕНИЕ – 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

РУБРИКАЦИЯ – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, подзаголовков, нумерации.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Продолжение прил.6

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ – система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста.

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ – часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

СУПЕРВАЙЗЕР – организатор работ; тот, кто работает с людьми и с помощью людей, чтобы выполнить свою задачу качественно и в срок.

ТЕКСТ-ТРАФАРЕТ – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и проблемы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

ТЕКСТ управленческого документа – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

ТЕЛЕГРАММА – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

ТЕЛЕКС – 1)обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети; 2) разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи (по телетайпу – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией).

ТЕРМИН – слово или словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

ТИПОВОЙ СРОК исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

ТИПОВОЙ ТЕКСТ – это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц.

ТРАФАРЕТИЗАЦИЯ - способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. (статья 56 Трудового кодекса РФ).

УКАЗАНИЕ – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера.

УСТАВ - правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной организации.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - это обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании (учреждении) и в период функционирования юридического лица.

Окончание прил.6

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

ФАКС (ТЕЛЕФАКС) – получаемая на бумажном носителе копия документа.

ФИРМЕННЫЙ ЗНАК - уникальный графический элемент, который обычно располагается рядом с названием компании.

ФОРМУЛЯР – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

ХОДАТАЙСТВО – письменное обращение гражданина с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с представлением документов, их подтверждающих.

ЧЕРНОВИК – предварительная редакция документа.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА – документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП).

ЭМБЛЕМА – условное или символическое изображение какого-либо понятия, идеи, рода деятельности.

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ – условное обозначение, отображающее направление деятельности организации и ее отличительные особенности.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7