ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алесеева

Дзержинский политехнический институт (филиал)

Н.А. Биято методическое пособие по делопроизводству

Нижний Новгород 2009

УДК 651

ББК 65.05

Методическое пособие по делопроизводству / Н.А. Биято; Дзержинский политехнический ин-т, филиал НГТУ им. Р.Е. Алексеева, Нижний Новгород, 2009,- 137 с.

Методическое пособие предназначено помочь студентам в организации работы с документами и овладеть особенностями создания и оформления отдельных видов документов.

Рис.:50. Библиогр.: 13 назв.

Рецензент кандидат исторических наук, доцент кафедры «История и документоведение» НГТУ им. Р. Е. Алексеева Ремизов Н.М.

Научный редактор канд.филос.наук, доц. И.Н.Терентьева

Компьютерная верстка Биято А.В.

Редактор В.И.Бондарь

УДК 651

ББК 65.05

© Биято Н.А., 2009

Оглавление

К читателю ………………………………………………………………………... 5

От автора 6

1. ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА .7

1.1. Документ и его функции .7

1.2. Делопроизводство и его структура .7

1.3. Нормативно-правовая база делопроизводства .8

1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве .8

1.5. Классификация деловых документов .9

2. СОСТАВ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

СОГЛАСНО ГОСТ Р 6.30-2003 11

2.1. Реквизиты ОРД и их состав 11

2.2. Форматы и схемы расположения реквизитов 13

2.2.1. Оформление реквизитов, размещаемых на поле углового штампа

документа 14

2.2.2. Оформление реквизитов, размещаемых на рабочем поле

документа 16

2.2.3. Оформление реквизитов, размещаемых на служебном поле

документа 24

3. ВИДЫ БЛАНКОВ И ТРЕБОВАНИЯ К НИМ 25

3.1. Бланки ОРД и их виды 25

3.2. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков 36

3.3. Правила оформления документов при использовании технических

средств 36

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ

ДОКУМЕНТОВ 38

4.1. Организационные документы 38

4.2. Распорядительные документы 44

4.3. Информационно-справочные документы 50

4.4. Переписка с зарубежными партнерами ………………………………... 69

4.4.1. Реквизиты письма …………………………………………………… 69

4.4.2. Сведения об отправителе…………………………………………… 72

4.4.3. Ссылки…………………………………………………………………73

4.4.4. Дата ……………………………………………………………………74

4.4.5. Оформление адреса………………………………………………… 75

4.4.6. Указание на конкретное лицо «К сведению»……………………….78

4.4.7. Вступительное обращение………………………………………… 79

4.4.8. Заголовок………………………………………………………… 79

4.4.9. Основной текст письма……………………………………………….80

4.4.10. Заключительная формула вежливости……………………… 81

4.4.11. Подпись…………………………………………………………… .82

4.4.12 .Отметка о наличии приложений………………………………… .82

4.4.13. Указание на рассылку копий письма………………………………...83

4.4.14. Постскриптум…………………………………………………………83

4.4.15. Оформление второго и последующих листов письма……………...83

5. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ..84

5.1. Организация документооборота ..84

5.2. Регистрация документов ..87

5.3. Контроль исполнения документа ..94

6. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ..97

6.1. Номенклатура дел организации ..97

6.2. Формирование дел ..99

6.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение ..99

7. компьютерное делопроизводство 101

7.1. Установка формата бумаги и размеров 101

7.2. Правила составления электронного документа 102

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 105

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Зависимость реквизитов на бланке письма

от учредительных документов 106

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Нормы этикета деловой переписки 107

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Фрагмент номенклатуры дел 108

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Клише, используемые в стандартизованных ситуациях 111

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Сокращения, используемые при написании текстов

деловых писем 112