1.5. Классификация деловых документов

Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам:

• по способу изготовления (фиксации информации):

- письменные (рукописные и печатные);

-технические – это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- акустические, фоно- и аудиодокументы, содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых предано фотографическим способом;

- аудиовизуальные, видеодокументы – содержат изобразительную и звуковую информацию;

• по ценности содержания:

- научные;

- исторические;

- оперативные и др.;

• по назначению:

- для фиксации событий;

- для передачи информации;

- для выполнения основных задач;

• по стадиям создания:

- черновик – предварительная редакция документа;

- беловик – чистовик;

- подлинник (или оригинал)– документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа;

- копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают: факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

- отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- автограф – документ, написанный рукой автора;

• по срокам хранения:

- документы постоянного (бессрочного) хранения – представляют интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления и др.;

- документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), – личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

- некоторые документы,имеющие временные сроки хранения (до 10 лет);

• по степени гласности:

- обычные;

- секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

• по юридической силе:

- подлинные – действительные и недействительные;

- подложны;.

• по способу изложения материала:

- примерные;

- индивидуальные;

- типовые;

• по роду деятельности:

- банковская документация;

- отчетно-статистическая документация;

- внешнеторговая документация;

- организационно-распорядительная документация и др.;

• по форме:

- табличные;

- текстовые;

- анкетные;

- трафаретные и др.;

• по происхождению:

- именные и личные – удостоверяющие личность;

- служебные – отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу;

• по срокам изготовления:

- срочные;

- несрочные;

• по наименованию:

- приказ;

- письмо;

- акт и др.;

• по степени сложности:

- простые – рассматривается один вопрос;

- сложные – несколько вопросов;

• по месту составления:

- внутренние;

- внешние, которые в свою очередь делятся на входящие и исходящие.