4.1.2. Формирование и анализ круга функций и задач аис. (вопрос 40)

После формирования общего представления о предметной области производится определение круга функций и задач, решение которых предполагается обеспечить с помощью АИС.

Круг функций и задач определяется на основе декомпозиции основной цели создания АИС, путем формирования последовательно детализируемых способов их решения с учетом технологии накопления и обработки информации и преодоления ее узких мест с помощью АИС. При этом определяется предварительный перечень пользователей системы и уточняются их информационные потребности.

В рассмотренном примере с АИС по делопроизводству основной целью является повышение эффективности управленческих процессов в организации за счет уменьшения сроков подготовки и прохождения документов, улучшение контроля за исполнением, создание эффективной информационно-справочной поддержки для подготовки исполнителями проектов документов.

Пользователями АИС должны являться работники Сл. ДОУ, руководители и исполнители документов в подразделениях.

Основным результатом концептуального проектирования является вычленение основных объектов-сущностей предметной области и отношений между ними.

4.1.3. Определение основных объектов-сущностей. (вопрос 41)

Выделение основных информационных объектов-сущностей предметной области начинается с анализа документов и регламентаций (положения, инструкции, формализованные карточки и отчеты, формы, журналы и т.п.).

Анализ «бумажной» документации позволяет сформировать перечень атрибутов, характеризующих объекты-сущности и отношения между ними.

Выделяют два подхода формирования перечня сущностных объектов предметной области и их атрибутов.

В первом подходе (дедуктивном – от общего к частному) на основе формирования общего представления о предметной области, функций, а также информационных потребностей основных абонентов-пользователей выделяются основные понятия и категории, которыми оперируют фрагменты предметной области.

Данные понятия и категории принимаются за основу списка объектов – сущностей предметной области.

Далее на основе анализа служебной и технологической документации, а также консультаций с заказчиком формируются атрибуты, характеризующие выделенные объекты-сущности.

Перечень объектов-сущностей и набор их атрибутов должен быть достаточным для решения всех частных задач системы и удовлетворять информационным потребностям абонентов-пользователей системы, однако он не должен быть избыточным, так как это приводит к дополнительным расходам при накоплении информации и эксплуатации АИС.

Во втором подходе (индуктивном – от частного к общему) на основе анализа служебной и технической документации выделяются все необходимые для решения частных задач ИС сведения, их характеристики и параметры, и на этой основе формируется общий перечень атрибутов предметной области. Далее на основе анализа производится агрегация (группирование) атрибутов в группы, образующие объекты-сущности предметной области.

Часть атрибутов и понятий предметной области выражают процессы-отношения между объектами-сущностями. Такие атрибуты выделяются, и анализируются параметры и характер связей, которые они выражают – структурность, направленность, множественность, обязательность наличия для экземпляров объектов.

Выделение объектов-сущностей, их атрибутов и отношений связей осуществляется на итерационной основе и комбинированным способом. Список объектов многократно уточняется. Атрибуты агрегируются в группы и т.д.

К примеру, совокупность понятий «холодильник», «стиральная машина», «телевизор», «пылесос» и т.п. обобщаются сущностью «Бытовые электроприборы» с атрибутом «тип», имеющим соответствующий приведенный выше список значений.

В АИС по делопроизводству на основе общего представления о предметной области и дополнительного изучения документации «Службы ДОУ» (о структуре журналов регистрации и учета документов, о порядке ведения дел и т.д.), можно выделить следующие понятия и категории: документ, реквизиты, исполнитель, подготовка, согласование, руководитель, утверждение, подписание, регистрация, резолюция, мероприятия, подразделения, доведение до исполнителей, исполнение документа, хранение, выдача, уничтожение, архивное дело, и т.п.

Часть этих понятий и категорий выражают объекты-сущности (документ), часть выражает атрибуты сущностей (реквизиты документа). Часть понятий можно обобщить одной сущностью (сотрудник). Часть понятий подразумевающих выполнение действия (исполнение, согласование, подписание, утверждение) выражают отношения между сущностями (между документом и сотрудником).

В итоге перечень объектов-сущностей предметной области АИС делопроизводства и их атрибутов может быть таким например:

• Документ (Регистрационный №, Дата, Название вида, Заголовок к тексту, Гриф, Текст); заголовочная часть, предметная, содержательная часть, подтверждающая;

• Сотрудник (Табельный №, ФИО, Подразделение, Должность, Кабинет, Телефон);

• Подразделение (№ N, Наименование);

• Мероприятие (Наименование, Дата начала, Дата окончания, Завершенность);

• Дело (№ I, Наименование, Дата начала, Дата окончания, Завершенность, Гриф);

Отношения между объектами-сущностями можно проиллюстрировать таблицей 4.1.

Таблица 4.1. Отношения объектов-сущностей предметной области АИС по делопроизводству.