Раздел 4. Концептуальное проектирование аис.

Проектирование банка данных как основы подсистемы представления и обработки информации является трудоемкой и сложной задачей при создании АИС. Логическая и физическая структуры банка данных отражают представление разработчиками и пользователями ИС той предметной области, сведения о которой предполагается использовать в АИС. Проектирование осуществляется на основе формализации структуры и процессов предметной области и, в соответствии с уровнями представления информации в АИС, включает концептуальное и схемно-структурное проектирование.

В группе разработчиков банка данных выделяют:

1. специалистов по формализации предметной области,

2. специалистов по программному обеспечению СУБД,

3. технических дизайнеров,

4. специалистов по эргономике.

Специалисты по формализации предметной области (постановщики задач), как правило, возглавляют весь проект создания АИС и обеспечивают взаимодействие с заказчиком. Они должны хорошо представлять или освоить предметную область АИС, систему в целом.

Постановщик задач должен быть знаком со средствами профессионального управления, системного анализа, методами планирования и контроля и количественными методами принятия решений. Он должен уметь правильно интерпретировать ситуации, понимать, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации для того, чтобы увязывать конкретные приемы с конкретными ситуациями для обеспечения достижения целей организации.

Специалисты по программному обеспечению СУБД относятся к категории профессиональных программистов. Они определяют выбор СУБД и обеспечивают построение базы данных по разработанной постановщиком задач концептуальной модели.

Технические дизайнеры и специалисты по эргономике обеспечивают эстетическую и эргономическую сторону интерфейса с пользователем в АИС при вводе, обработке и поиске данных.

4.1. Разработка концептуальной модели службы документационного обеспечения управления. (вопросы 39-42)

Концептуальное проектирование банков данных АИС является в значительной степени эвристическим процессом. Адекватность инфологической схемы предметной области, построенной в рамках концептуального проектирования проверяется по результатам анализа и проверки удовлетворения информационных потребностей пользователей АИС.

На стадии концептуального проектирования можно выделить следующие этапы:

• изучение области использования АИС для формирования общего представления о предметной области;

• формирование и анализ круга функций и задач АИС;

• определение основных объектов-сущностей предметной области и отношений между ними;

• формализованное описание предметной области.

4.1.1. Изучение области использования ис. (вопрос 39)

Изучение предметной области для формирования АИС осуществляется разработчиком во взаимодействии с заказчиком. Этот этап подразумевает изучение и анализ организационно-распорядительной, нормативной, технологической документации. После этого на базе полученных результатов определяются основные процессы, участники и информационные потоки в предметной области.

Принципиальным моментом для фактографических ИС является фрагментация предметной области, разделение ее на организационные, технологические, функциональные фрагменты. При этом постановщику задач необходимо осветить следующие вопросы:

• выделить перечень фрагментов (лица, принимающие решения на различных уровнях организационной иерархии, скалярный ряд, функционально-технологические структуры, подразделения и т.п.), подлежащих охвату, т.е. информационному отображению в АИС;

• определить информационные потребности и информационные результаты деятельности каждого фрагмента (какая информация, в каком виде, в какие сроки и т.п.);

• определить общие характеристики и содержание процессов потребления и обработки информации в каждом фрагменте (содержание информации, технологию ее обработки, передачи, использования и т.д.).

Ответы на эти вопросы позволяют сформировать представление о существующей технологии формирования, накопления, хранения, обработки и использования информации и проанализировать с заказчиком недостатки в существующей технологии.

Проиллюстрируем данный этап проектирования на примере создания банка данных фактографической АИС по учету, контролю, исполнению и прохождению организационно - распорядительных и информационно - справочных документов.

Общее знакомство с предметной областью можно получить в беседе с руководителем и работниками службы документационного обеспечения управления (Сл. ДОУ – секретариат, делопроизводство, канцелярия и т.п.) о системе и порядке документооборота в организации. Целесообразно, кроме того, ознакомиться с нормативными документами, регламентирующими данный участок работы [1,2,3].

Вначале приведем ряд необходимых понятий и определений характеризующих документооборот как основу деятельности организации.

Организация представляет собой сознательно управляемые группы людей (социальные образования), которые функционируют на относительно постоянной основе для достижения общих целей.

Определение организации подразумевает необходимость формального координированного взаимодействия работников. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников.

Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Организационная структура - это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации.

Системный подход позволяет определить границы организации как системы, а также рассмотреть её составные части. Организация представляет собой систему управления. На (рис. 4.1) представлена трехуровневая иерархическая структура. На каждом уровне управления в организации можно выделить управляющую часть (подсистему) - субъект управления и управляемую часть (подсистему) - объект управления. Управляющая подсистема осуществляет управление персоналом, разработкой управленческих решений, оперативным управлением реализацией решений. Взаимодействие между субъектом и объектом управления осуществляется на основе прямой и обратной связи. По прямой связи от субъекта управления к объекту управления передается прескриптивная, управляющая, директивно - распорядительная информация о мероприятиях, которые необходимо провести. По обратной связи от объекта управления к субъекту управления поступает дескриптивная информация, отражающая состояние дел по реализации управленческих решений, о проведении тех или иных мероприятий в соответствии с полученными директивами - отчетная информация. Этот обмен информацией между субъектом и объектом осуществляется путем передачи документов. Таким образом в организационно - управленческом смысле документ понимается как форма и способ выражения организационно - управленческих решений и воздействий. В нормативно - правовом аспекте документ суть - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления является документооборотом» (ГОСТ Р 51141 - 48), т.е. полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) представляет собой - отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Таким образом документационное обеспечение управления или делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Обозначения:

I вход. - входная информация для соединения с одноуровневыми объектами;

I выход. - выходная информация для соединения с одноуровневыми объектами;

I директ.- прескриптивная, директивная (управляющая) информация по прямой связи;

I дескр.- дескриптивная информация, описывающая состояние объекта управления (обратная связь).

Рис. 4.1. Трехуровневая структура системы управления.

В результате выше представленного ознакомления и анализа можно выделить такие фрагменты предметной области:

• руководители организации; подразделения организации; руководители подразделений; сотрудники, исполняющие документы; мероприятия; документы, обработка которых или их подготовка реализует управленческие решения и мероприятия;

• служба документационного обеспечения управления; его руководители и сотрудники, ведущие регистрацию, учет, обработку и хранение документов.

Информационные потребности первого фрагмента сводятся к своевременному получению и рассмотрению входящих документов, своевременному получению проектов готовящихся документов для согласования и визирования, или принятых внутренних документов, для исполнения или использования в целях организации и проведения различных мероприятий. Важным является также получение справочной информации по каким-либо конкретным документам, хранящимся в Сл. ДОУ, поиск нужных документов по реквизитам, тематике, содержанию и т.п.

Информационные потребности второго фрагмента в целом можно охарактеризовать необходимостью организации и контроля всех этапов документооборота в организации (где в данный момент находится конкретный документ, кем завизирован, подписан, утвержден, зарегистрирован, поставлен на контроль, исполнен ли, в какое дело приобщен и т.д.).

Процесс документооборота можно описать следующим образом. Инициирование, подготовка и реализация большинства управленческих решений на различных уровнях организационной иерархии осуществляются на основе руководства подготовкой, принятием и исполнением организационно-распорядительных и информационно - справочных документов. Производственный цикл документооборота приведен на рис. 4.2.

О входящих документах докладывают руководителю организации. Анализируя эти документы, руководитель принимает решения, которые через резолюции на документах организуют принятие и исполнение необходимых мероприятий. Резолюции доводятся Сл. ДОУ до исполнителей (руководителей) подразделений. Исполнение мероприятия по документу ставится Сл. ДОУ на контроль.

После исполнения содержания документа, по решению руководства он может быть уничтожен или приобщен к определенному номенклатурному делу.

Внутренние организационно-распорядительные документы (приказы, решения, планы, графики) готовятся в плановом или инициативном порядке исполнителями соответствующих подразделений. При этом документ проходит стадию проекта, согласования, утверждения, доведения до исполнителей и исполнения.

Рис. 4.2. Производственный цикл документооборота.

При подготовке и исполнении распорядительных документов, а также при осуществлении мероприятий может потребоваться использование информационно-справочных документов (протоколов, отчетов, писем, запросов и т.п.).