1.1.4. Документированная информация. (вопрос 1)

В процессах создания (порождения), сбора, выдачи и потребления информации большое значение имеет понятие документированной информации или просто документа.

В большом числе случаев информация фигурирует в образе документа за исключением информационных процессов, которые оперируют только с данными. Примерами этого могут служить автоматизированные системы управления технологическими процессами АСУТП, где информация порождается сигналами датчиков (входные данные) информационной управляющей части. Затем эти данные обрабатываются и выдаются в виде управляющих сигналов на исполнительные органы устройства технологического оборудования (выходные данные).

Существует несколько трактовок термина документ – историческая трактовка, организационно-управленческая и нормативно-правовая.

Исторически документ понимается как объект, средство, способ для удостоверения личности, прав собственности и т.д.

В организационно-управленческом смысле документ – форма и способ выражения организационно-управленческих решений и воздействий.

В нормативно-правовом аспекте документ есть зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [2].

Для традиционного «бумажного» документа совокупность реквизитов, идентифицирующих конкретный документ, определяется соответствующими ГОСТ [3] и руководящими документами по делопроизводству или отраслям технологической документации, например в Единой системе конструкторской документации, а также в ГОСТР 34.10.94 [4]. Не вдаваясь в детали, отметим лишь, что важнейшим реквизитом является подпись должностного лица.

Под документированием информации можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области из общей её массы, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т.п.).

Процесс документирования превращает информацию в информационные ресурсы.

Нормативно-правовая трактовка понятия информационных ресурсов. Здесь информационные ресурсы определяются как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)» [5].

1.1.5. Информационная система. (вопрос 1)

Документирование информации подводит к одному из фундаментальных понятий информационного обеспечения – информационным системам.

Понятие информационной системы, так же как и понятие информации и документа многогранно и имеет несколько определений в зависимости от подхода (точки зрения).

В нормативно-правовом смысле, информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы». [2].

В технологическом плане факт использования средств вычислительной техники в информационных системах и обеспечения автоматизации решения каких-либо задач подводит нас к понятию автоматизированная информационная система – «система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций» [6].

Практика создания и использования ИС в различных сферах деятельности позволяет сформулировать определение, которое более полно отражает все аспекты их сущности.

Информационная система – организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.

Подчеркнем, что информационные системы, в которых сбор, представление, хранение и обработка информации осуществляется с помощью компьютерной техники, являются автоматизированными, или сокращенно АИС.

АИС являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий.

Таким образом, АИС являются основным средством, инструментарием решения задач информационного обеспечения. Соотношение понятий, связанных с информационным обеспечением, можно отобразить в виде схемы, приведенной на рис. 1.1.