1.2 Способы передачи деловой информации

1.2.1. Почтовая связь

Почтовая связь – это вид связи, осуществляет регулярную пересылку почтовых отправлений - письменной корреспонденции, периодических изданий, денежных переводов - преимущественно при помощи транспортных средств. Организация почтовой связи. В организационном отношении почтовая связь представляет собой единую систему, состоящую из сети предприятий связи и транспортных средств, которые обеспечивают приём, обработку и доставку почтовых отправлений. К предприятиям связи относят почтамты и узлы связи и входящие в их состав отделения связи.

Почтовые отправления подразделяются на внутренние (принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации) и международные (принимаемые для пересылки за пределы территории Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию России).

Зарегистрированные документы пакетируются сотрудником службы делопроизводства (экспедиции). На конвертах в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи1 оформляется адрес получателя и отправителя. В адресе не должно быть сокращенных названий. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• наименование адресата (для юридического лица — полное или краткое наименование, для граждан — фамилия, имя, отчество);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя — в верхнем левом углу.

Образец заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях приведен в Примере 6.

Образец заполнения адреса на международных почтовых отправлениях приведен в Примере 7. Адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения страны назначения на русском языке.

Пример 7

В наше время почтовая связь является не актуальной (устаревшей), и на смену ей пришла электронная связь.

Электронная связь

В современном деловом общении актуально электронное письмо - документ, направляемый по электронной почте (каналом связи между базами персональных компьютеров).

Электронная почта используется для поиска, отправления и получения информации.

На host -компьютере ISP выделяются почтовые ящики для пользователей, в которых накапливается вся приходящая для них корреспонденция. При подключении пользователя к узлу ( host -компьютеру ISP ) письма из почтового ящика соответствующего пользователя пересылаются на его ЭВМ. При этом пользователь остается подключенным к Интернет (и оплачивает) только то время, которое необходимо для обмена корреспонденцией с почтовым ящиком. Остальная работа ведется в режиме offline . Это - одно из преимуществ электронной почты. Для нормального функционирования современной электронной почты на host -компьютере необходимо иметь два почтовых сервера: сервер исходящей почты SMTP ( Simple Mail Transfer Protokol ) -простой транспортный почтовый протокол - накапливает отправленные абонентами данного узла письма и рассылает их по указанным в письмах адресам; сервер входящей почты POP 3 ( Post Office Protokol ) - почтовый протокол - принимает приходящую от других узлов корреспонденцию, разносит ее по почтовым ящикам и может осуществлять перекодировку приходящих сообщений, например, из КОИ-8 в Windows 1251.

Программа Internet Mail . Эта программа входит в комплект браузера Internet Explorer и устанавливается вместе с ним. При первом запуске программы инициируется мастер настройки Internet Mail, с помощью которого устанавливаются необходимые параметры для работы с электронной почтой в Интернет. При настроенной программе мастер настройки не вызывается. При настройке электронной почты необходимо указать программе свое имя или псевдоним, по которому к Вам будут обращаться при переписке; свой адрес e - mail (который определяется Вашим ISP); адреса входящего (POP 3) и исходящего (SMTP ) серверов электронной почты; пароль для доступа к электронной почте; способ связи с Интернет (через локальную сеть, вручную или с помощью модема).

При обращении к программе на экран вызывается основное рабочее окно. Заголовок окна и меню в нем - стандартные для Windows XP. Ниже строки меню находится панель инструментов, на которой расположены кнопки: “Создать сообщение”, “Отправить отправителю”, “Ответить всем”, “Переслать”, “Доставить почту”, “Удалить”. Под строкой панели инструментов расположен открывающийся список “Папки”, который используется для работы с приходящей и отправляемой корреспонденцией. Центральная часть окна программы разделена на две половины: в верхней части отображено содержание открытой папки; в нижней части - тексты писем. В самом низу окна программы находится строка состояния, в которой появляются сообщения программы о выполняемых ею действиях. Команда меню “Сообщение” позволяет произвести подстройку программы (для этого служит опция этой команды “Параметры (Options)”. Подстройка позволяет изменить параметры, установленные мастером настройки программы, выбрать шрифт, включить проверку орфографии, и др. Для обращения к Internet Mail из Internet Explorer необходимо щелкнуть мышью по кнопке “Почта (Mail)” в меню окна Internet Explorer.

Использование электронных сообщений является одной из основных причин подключения пользователей к Интернету. Действительно, доставка небольшого письма (в полстраницы текста) на другой континент занимает секунды и стоит ничтожно мало – примерно 0,0002 USD за письмо. Кроме этого, с электронным письмом можно пересылать практически любой объект, выраженный в цифровой форме: документы, фотографии, видеозаписи, книги, фильмы. Едва ли какое-то еще средство связи сможет сравниться с электронной почтой по соотношению цены и скорости доставки, а элементарность работы делают этот сервис чрезвычайно распространенным.

в некоторых странах приняты специальные нормативно-правовые акты, посвященные электронным сообщениям и их рассылке, в других их нет.

в России в соответствии с п.2 ст.23 Конституции РФ: «Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения».