Процедура управления внешней документацией применяется во всех процессах и подразделениях, выделенных в делопроизводстве предприятия.

От того, насколько профессионально и целесообразно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности социального учреждения.

Актуальность дипломной работы заключена в том, что в последние годы в России происходит системная модернизация и стандартизация всей сферы управления с учетом отечественного и международного опыта, что непосредственно влияет на работу внешней переписки организации. Поэтому целью дипломной работы является изучение одного из важных компонентов работы по совершенствованию документацион­ного обеспечения управленческой деятельности передачи и приёма документов из других предприятий, это исследование относи­тельно нового для российского документоведения понятия – «управление внешней доку­ментацией»,

Современные компьютерные технологии позволяют переслать документ в электронном виде по локальной сети в пределах одной организации или средствами электронной почты любому получателю, имеющему электронный адрес.

В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться – важнейшим профессиональным умением секретаря – референта.

Целью дипломной работы является исследование процесса первичной обработки внешней переписки предприятия.

Основные задачи:

1. Теоретически проанализировать глубину разработанности обработки документов внешней переписки на предприятии.

2. Изучить современное состояние функционирования исходящей корреспонденции.

3. Рассмотреть способы передачи деловой информации.

4. Ознакомиться с программным обеспечением для работы с электронной почтой.

5. Исследовать работу почтовых программ и утилит по функциональным признакам.

6. На основе проведенного исследования выбрать почтовый клиент для эффективной работы с электронной почтой.

Глава 1. Документы, обеспечивающие внешние связи предприятия.

1.1 Основные направления разработки корреспонденции в делопроизводстве предприятия

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документирование» – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

создание;

• визирование, согласование;

• подписание, утверждение;

• регистрацию;

• рассмотрение;

• исполнение;

• списание в дело;

• хранение, уничтожение.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит

«На №___от____», в котором указывается дата и номер того письма, на который предприятие дает ответ.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (№) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении

Видов внешней документации очень много, но я возьму( рассмотрю) один из самых распространённых видов служебных док-ов это деловое письмо.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п.

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

К реквизитам делового письма относятся:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• оттиск печати;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения:

- Анализ писем

- Языковые особенности деловых писем

- Лексика

- Слово и его значение

- Многозначность – свойство слов употребляться в разных значениях.