Глава 3. Информационные системы

Информационные системы, как и информация, и информационные технологии существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии его развития существует потребность в управлении. А для управления требуется систематизированная, предварительно подготовленная информация. Таким образом, миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией.

Как соотносятся информационная технология и информационная система? Как только у Вас возникает потребность, Вы начнете (попытаетесь) управлять своей информацией, Вам нужно будет разбить ее на части, например, ценовая информация, информация о клиентах, о сырье. Вы должны будете подумать о способах сбора, хранения, обработки и распространения информации в каждой части. Все, что Вы будете делать с информацией, и сама информация и есть Ваша информационная система. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология – это Ваш способ преобразования информации. В информационной системе могут использоваться много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее. Например, информационная технология обработки текстов, которую использовали для написания данного методического пособия, не является частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

Рассматривая, например, систему управления, можно выделить три уровня управления: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в информации, т.е. информационные запросы к информационной системе. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основной для принятия соответствующих решений.

Таблица 3

Распределение информации по уровням управления

Информационные запросы		Информация для стратегического управления		Решения по стратегическим вопросам
		Информация для тактического управления		Решения по тактическим вопросам
		Информация для оперативного управления		Решения по оперативным вопросам

В соответствии с характером информации и решений в организации появляются информационные системы определенного уровня (табл. 4).

Таблица 4

Связь типов информационных систем и уровней управления

Информация для стратегического управления	Высшее руководство, Совет директоров
Информация для тактического управления	Руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений, бухгалтера, финансисты
Информация для оперативного управления

Примерами информационных систем могут служить: информационная система продажи авиабилетов, железнодорожных билетов, информационная система складского хозяйства, информационная система для автоматизации технологических процессов и т.п.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Возрастание объемов информации в информационной системе организаций, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки вызывают необходимость автоматизации работы информационной системы, т.е. автоматизации обработки информации.

В неавтоматизированной информационной системе все действия с информацией и решения осуществляет человек. Автоматизация процессов обработки информации приводит к появлению в рамках алгоритмов обработки решающих правил. Это приведет к перераспределению "чистой" информационной системы в информационную систему управления. В рамках последней частично реализованы и функции человека по принятию решений.

В научной и технической литературе часто встречаются термины «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы». Как видим, в основе этих терминов лежит ключевое слово «система». В переводе с греческого systema означает целое, составленное из частей или множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность, единство.

Под системой понимается совокупность связанных между собой и внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата.

В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению определенной цели. В качестве примера можно назвать систему образования, энергетическую, транспортную, экономическую и др.

Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Под экономической информационной системой (ЭИС) понимается система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, т.к. на предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров пока невозможна. Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.

ЭИС создается для конкретного объекта. Эффективная ЭИС принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функций управления.

Внедрение информационных систем производится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности фирмы за счет не только обработки и хранения рутинной информации, автоматизации конторских работ, но и за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов фирмы при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т.п.), использовании современных средств телекоммуникаций (электронная почта, телеконференции), глобальных и локальных вычислительных сетей и т. д.