71. Этапы организации конфиденциального совещания

Выделяют следующие этапы проведения конфиденциальных совещаний и переговоров: подготовка к проведению, процесс их ведения и до­кументирования, анализ итогов и выполнения достигнутых дого­воренностей (рис. 7.1.).

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает директор предприятия. Решение директора о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения руководителя секретариата, секретаря-референта, специалиста по защите конфиденциальной информации и начальника службы безопасности. В целях даль­нейшего контроля за подготовкой и проведением такого совеща­ния информация об этом решении фиксируется в учетной карточке, в которой указываются: наиме­нование совещания, дата, время, состав участников по каждому вопросу и руководитель, ответственный за проведение.

72. Оформление документов конфиденциального совещания

План мероприятий по защите информации при проведении совещания с участием представителей сторонних организаций содержит следующие основные разделы. 1. Определение состава участников и их оповещение;

2. Подготовка служебных помещений, в которых планируется проведение совещания;

3. Определение объема обсуждаемой информации ;

4. Организация пропускного режима на территории и в служебных помещениях, в которых проводится совещание ;

5. Организация допуска участников совещания к рассматриваемым вопросам;

6. Осуществление записи (стенограммы), фото-, кино-, видеосъемки совещания — порядок и возможные способы записи, съемки, стенографирования хода совещания и обсуждаемых вопросов с учетом их конфиденциальности; должностные лица или подразделения, отвечающие за техническое обеспечение данных процессов.

7. Меры по защите информации непосредственно при проведении совещания;

8. Организация учета, хранения, выдачи и рассылки материалов совещания — порядок учета, хранения, размножения, выдачи, рассылки и уничтожения материалов совещания, а также рабочих тетрадей или блокнотов, предназначенных для записи обсуждаемых участниками совещания вопросов; порядок обращения с данными носителями информации непосредственно в ходе совещания и после его окончания;

9. Оформление документов лиц, принимавших участие в совещании, — порядок и сроки оформления документов, подтверждающих право доступа участников совещания к конфиденциальной информации, предписаний или доверенностей на участие в совещании, командировочных удостоверений и иных документов командированных для участия в совещании лиц.

10. Проверка и обследование места проведения совещания поел его окончания;