51. Персональная ответственность за сохранность конфиденциальных документов

Основной принцип хранения конфиденциальных документов – персональная ответственность сотрудника предприятия, ответственного за работу с конфиденциальными документами, а также исполнителей за их сохранность. · Дела, выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения. · За каждым исполнителем закрепляется сейф, в котором исполнитель хранит числящиеся за ним документы.

Конфиденциальные документы до завершения исполнения хранятся в сейфах исполнителей. · Сейфы должны иметь надежные индивидуальные запоры и опечатываться. · Ко всем сейфам необходимо иметь по два экземпляра ключей.

Персональную ответственность за соблюдение инструкции, сохранность и правильное использование конфиденциальных документов, их обработку, рассмотрение, исполнение и хранение несут руководители всех рангов. Сотрудники фирмы несут персональную ответственность за обеспечение конфиденциальности доверенных им сведений, соблюдение требований по работе с конфиденциальными документами и базами данных, сохранность используемых ими документов и других материалов, отнесенных перечнями к секретам фирмы.

52. Технология составления Перечня конфиденциальной информации и документов фирмы

Технологии работы с конфиденциальными документами Работу по учету, обработке и хранению документов с ограниченным доступом входит в круг обязанностей секретаря-делопроизводителя или другого ответственного сотрудника, назначенного приказом руководителя. После издания приказа, либо сам руководитель, либо назначенный им сотрудник определяют круг лиц, обладающих правом доступа к закрытым данным.

Перечень этих лиц также должен быть оформлен приказом, а сами сотрудники, получившие доступ к служебной тайне, подписывают соглашение о неразглашении информации. В обязанности назначенного сотрудника входит своевременное проведение инструктажа вновь принятых сотрудников или сотрудников, получивших доступ к служебной тайне о технологии работы с конфиденциальными бумагами и способам хранения секретных и персональных данных.

Лицо, назначенное руководителем компании ответственным за работу с конфиденциальной информацией должно следить за сохранностью данных, а также контролировать доступ к ним только тех лиц, которые входят в соответствующие списки. Технология работы с данными ограниченного доступа предполагает учет и маркировку входящих бумаг соответствующим образом. В частности, в правом верхнем углу титульного листа ставится гриф "конфиденциально", "для служебного пользования" или "коммерческая тайна": Кроме этого указывается срок действия и номер копии документа: Сведения о секретном характере документа и способе его применения довольно часто содержатся в самом тексте деловой бумаги. Процедуру вскрытия секретного пакета проводит только ответственный сотрудник, назначенный руководителем.

Оно же проверяет сохранность содержимого – сверяет количество страниц, проверяет наличие приложения и т.д. Акт о нарушении целостности пакета должен быть незамедлительно составлен в случае несоответствия указанных на нем количества страниц и приложения с содержимым пакета. Копия акта направляется отправителю. Все принятые и обработанные бумаги должны быть сформированы в дела. Обложка дела должна содержать гриф "Конфиденциальный документ". Нумерация страниц дела осуществляется карандашом. В конце дела должен содержаться заверительный лист и опись листов, подшитых к делу. Завершенные дела хранятся в сейфе.

Сейф должен быть опечатан, а ключ должен находиться у ответственного сотрудника. Все бумаги с ограниченным доступом подлежат внесению в номенклатуру дел предприятия. Обратите внимание, что для проверки наличия всех бумаг и передачи утративших актуальность в архив или на уничтожение должна быть создана специальная комиссия. Частоту созыва комиссии определяет руководитель, обычно это происходит раз в год. Справка Оригиналы в электронном виде Бывают ситуации, когда оригиналы хранятся на электронных носителях. Распечатка документов осуществляется в специальном помещении с ограниченным доступом. Готовые копии должны иметь уникальный номер для контроля их распространения. Регистрацию копий осуществляет ответственный сотрудник. Черновики, используемые при копировании, подлежат удалению, о чем делается запись в учетном журнале. Дефектные копии также должны быть уничтожены. Выдача оригинала производится ответственным работником.

Он должен сверить данные по журналу, проверить наличие и сохранность листов и произвести запись в журнале. Изъятие документа с ограниченным доступом происходит только по согласованию с руководителем. Недостача должна быть незамедлительно оформлена, о ней должно быть доложено руководителю и начальнику службы безопасности. При увольнении ответственного работника или секретаря должна быть проведена инвентаризация и передача бумаг руководителю. Об это составляется акт, утверждаемый руководителем.