31.Какие документы не подлежат регистрации

Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов.

Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ;

32. Какие моменты должны быть отражены в инструкции по делопроизводству по приему и обработке поступивших документов

Обработка входящих документов включает в себя:

·                 прием и первичную обработку документов;

·                 предварительное рассмотрение и распределение документов;

·                 регистрацию;

·                 рассмотрение документов руководством;

·                 передачу на исполнение.

По способу доставки документы могут быть

·       Получены по почте

·       Переданы по телеграфу

·       Доставлены курьером

·       Доставлены посетителем

·       Переданы по электронной почте

·       Переданы по факсу

Прием и первичная обработка документов осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) – в организациях, где поступает большое кол-во документов; секретарем – в небольших организациях; экспедицией (создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов) – в крупных организациях.

Организация приема и передачи документов.

Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться:

·                 курьерской связью;

·                 секретарями;

·                 с помощью технических средств.

·                 Для организаций, структурные подразделения которых находятся в разных зданиях или районах города или имеют значительное количество структурных подразделений в многоэтажном здании, рекомендуется организация доставки документов курьерами.

·                 В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

·                 Через факсы и электронной почты, благодаря которым документ может быть оперативно отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка или допуск в Интернет.

·                 Передача или рассылка информации через ПК с помощью локальной сети.

Все документы должны передаваться с отметками в соответствующих регистрационных формах. При передаче документа внутри структурного подразделения или из одного в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.