28. Принципы при установлении требований к организации документооборота.

Понятие “документооборот” и его нормативно-методическое регулирование. Характеристики документооборота. Правила учёта документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОС 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

• каждое перемещение документа должно быть оправданным;

• следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

• соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

29.Какие документопотоки в документообороте федерального органа исполнительной власти

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

30. Какие документы входящей и исходящей документации могут выделяться в документообороте федерального органа исполнительной власти

Все документы организации делятся на 3 документопотока:

·       Входящие (поступающие) документы

·       Исходящие (отправляемые) документы

·       Внутренние документы

К входящим документам относятся:

1.              Документы органов власти и управления и документы вышестоящих организаций: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы;

2.              Документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, письма, докладные записки, акты;

3.              Документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные, запросы и др.);

4.              Обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.

К исходящим документам относятся

·                 Документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

·                 Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.).

·                 В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.