4.Какие вопросы должны быть отражены в общих положениях Инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

• ответственность за ее несоблюдение;

• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

• нормативно-методическую базу.

• Раздел «Документооборот»

• Раздел «Регистрация документов»

• Раздел «Организация справочной работы»

• Раздел «Контроль за исполнением документов»

• Раздел «Оперативное хранение документов»

• Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив»

5.Основные понятия:

Делопроизводство — (ГОСТ Р 6.30 определяет ) отрасль деятельности обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документирование - процесс фиксации информации на бумажных носителях.

Документооборот- процесс движения документов в организации с момента их поступления до момента их отправки на архивное хранение.

Документационное обеспечение управления — деятельность аппарата управления ,охватывающая вопросы документирования и организации работы с документации в процессе осуществления ими управленческих функций.

Единая государственная система делопроизводства- комплекс основных положений определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятии.

Стандартизация — процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве на пользу и при участии всех заинтересованных сторон.

Унифицированный документ — документ, созданный по унифицированной форме ,оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма-это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации.

Первичный документ — документ, содержащий исходную информацию.

Формуляр документа- те принципы, правила, на основаниях которого готовится документ, на современный лад -это реквизиты(около 30 шт)

Документационное обеспечение управления(ДОУ) -деятельность аппарата управления , охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Система документации-совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная оп единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности .

Унифицированный документ — документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации.

Первичный документ — документ, содержащий исходную информацию.

Единая государственная система документационного обеспечения управления(ЕГСДОУ). -это общегосударственный нормативно-методический документ, он включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые правила в документировании управленческой деятельности , т.е создание документов и организации работы с документами в органах государственного управления, а также на предприятиях, учреждениях и организациях.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это совокупность принципов и правил, которое устанавливает единые требованиях документирвоанию управленческой деятельности и единое правило и требовании к организации работы с документации в органах государственной власти и управлениях, учреждениях и предприятиях,а также общественных организация.

Служба документационного обеспечения управления -это аппарат ,который включает в себя ряд структурных подразделений.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

• простые средства (ручки, карандаши)

• механические и электромеханические средства (пишущие машинки,

• магнитофоны, фото-,кино- и видео техника)

• автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.