64. Контроль за исполнением конфиденциальных документов

Контроль исполнения конфиденциальных документов включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Учитывая сложный и неординарный характер функции контроля исполнения документов и поручений, ее в предметном плане можно условно разделить на два неразрывно связанных компонента: контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов и контроль сроков исполнения этих решений. Такое деление является условным и служит лишь целям изучения объекта исследования, его регламентации и совершенствования,

Контроль сроков исполнения документов (сроковый контроль) является обеспечивающей, информационной частью фактического контроля и сосредоточивается в службе КД.

Основные задачи системы срокового контроля за исполнением документов:

• запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить о них до окончания реального выполнения;

• формировать справочно-информационный банк данныхпо контролируемым документам и поручениям;

• корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

• информировать руководителей, специалистов (исполнителей) и сотрудников службы КД о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

• напоминать (сигнализировать) руководителям и исполнителям о наличии неисполненных документов и поручений;

• фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

• анализировать уровень исполнительской дисциплины в фирме в целом, по структурным подразделения, специалистам, видам документов и другим аспектам. Контроль исполнения документов включает в себя две обязательные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий.

1. Этап постановки документов на контроль

2. Этап ведения контроля

3. Этап снятия документов с контроля

4. Этап анализа исполнительской дисциплины

65. Номенклатура конфиденциальных дел

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.