3. Интеграция информационных систем

Второй способ обмена информацией – интеграция систем между собой напрямую, система-источник обращается к вызываемой системе и передает информацию только ей. Такой метод используется, если из одной системы вызывается форма редактирования объекта в другой системе. Интеграция происходит в несколько этапов (см. рисунок 7):

1. Запуск вызываемой системы. Пользователь работает в системе-источнике и запускает процесс, который требует подключения смежной системы. Система-источник напрямую передает информацию вызываемой системе с помощью XSD-файла, открывается форма вызываемой системы в соответствии с потребностями пользователя.

2. Работа в вызываемой системе. Пользователь производит необходимые действия на вызванной форме. Если он использует данные, по которым данная система не является мастер-системой (то есть информация может быть неактуальна), то происходит обращение к шине данных на предмет наличия информации для обмена в очереди. Если такая информация находится, шина передает файлы в вызываемую систему.

3. Завершение работы в вызываемой системе. После того, как пользователь совершил необходимые действия, он возвращается в систему-источник и продолжает свою работу. При этом вызываемая система возвращает системе-источнику результат обработки данных в формате XSD.

Рисунок 7. Интеграция одной системы в другую

Глава 3. Предлагаемые изменения вподход к управлению проектами

1. Анализ текущего процесса

В первой главе данной работы были приведены наиболее частые причины неудач в проектах. Ими стали супер-риск и оптимистическое предубеждение. Из функциональной модели проекта видно, что ЗАО «КРОК инкорпорейтед» с помощью информационных систем не только устраняет обе наиболее серьезные причины, но и предпринимает усилия и идет на дополнительные издержки ради минимизации рисков по всем направлениям:

• Финансовые риски. Наиболее серьезный риск, связанный с проектной деятельностью заключается в выполнении нерентабельного проекта. Для его минимизации перед началом проекта привлекается экономист (система К2, функция «Согласование договора», рисунок 3), которой должен вынести экспертную оценку по показателям доходности проекта. Также происходит просчет плановых расчетов с клиентом (система Финансовый калькулятор, функция «Заполнение плановых данных договора», рисунок 3), что позволяет сравнивать реальные показатели, полученные в ходе проекта, с ожидаемыми (система TargitBI, функция «План-факт анализ, рисунок 4).

• Юридические риски. Перед заключением договора юрист компании выверяет текст договора (система К2, функция «Согласование договора», рисунок 3), чтобы тот полностью соответствовал законодательству и не вовлекал компанию в потенциально невыгодные сделки.

• Риски, связанные с контрагентами. Компания стремится к тому, чтобы работать с прозрачными и стабильными фирмами, гарантируя стабильные выплаты по выполненным работам и бесперебойные поставки оборудования. Для этого ответственное лицо компании выверяет данные по контрагентам и блокирует работу с потенциально рисковыми фирмами (система К2, функция «Согласование контрагента», рисунок 3).

• Риски, связанные с проектными работами. Отслеживание степени выполнения работ и сравнение ее с календарными планами (система TargitBI, функция «План-факт анализ», рисунок 4) позволяет менеджеру эффективно реагировать на отклонения в работе и минимизировать возможные риски.

• Риски, связанные с оппортунизмом. Компания предоставляет возможность менеджерам полностью контролировать загрузку проектной команды и выявлять случаи, когда тот или иной сотрудник начинает работать неэффективно, затрачивая большое количество рабочего времени на незначительные задачи (система CAClarity, функция «План-факт анализ», рисунок 4). Также ход работ контролирует директор департамента (Система управления контрольными точками, функция «Утверждение контрольных точек», рисунок 4) и может вмешаться в проект для повышения его стабильности, если ситуация того требует.

• Риски, связанные с аналитикой проектов. BI-система компании позволяет менеджерам отслеживать ход работ внутри своего проекта, а также выявлять тренды по проектам компании в целом (системаTargitBI, функция «План-факт анализ», рисунок 4), что помогает с одной стороны лучше ориентироваться на рынке и приспосабливаться к новым потребностям клиентов, а с другой – опираться на накопленный компанией опыт работы и использовать наиболее эффективные решения.

Функциональная модель процесса управления проектами наглядно показывает тот факт, что в компании есть большое число различных систем. В первой главе данной работы были выделены четыре ключевые области, которые должны поддерживаться с помощью программного обеспечения. ЗАО «КРОК инкорпорейтед» имеет по крайней мере одну информационную систему, которая отвечает за поддержку функций, на каждую из областей, то есть всесторонне подходит к решению вопроса автоматизации процесса управления проектами. Такой вывод можно сделать, сопоставив четырем областям используемое программное обеспечение:

• Базовая поддержка управления проектами:

  • Финансовый калькулятор

  • 1С ERP

  • TargitBI

• Управление знаниями:

  • Microsoft CRM

  • Jive

  • OpenTextDocumentumD2

• Управление процессом:

  • CAClarity

  • К2

  • Система управления контрольными точками

• Поддержка общения и совместной работы:

  • Atlassian Jira

Несмотря на то, что ЗАО «КРОК инкорпорейтед» тщательно подходит к работе с рисками, наличие большого числа разнообразных систем может быть не очень удобно для пользователей, так как они должны уметь ориентироваться во множестве различных интерфейсов и быстро находить нужный им блок в каждой из программ.

Другой важной проблемой является взаимодействие систем между собой. Сложность процесса обмена информацией между большим числом информационных систем приводит к следующим проблемам:

• сложность настройки выгрузки по времени и объему передаваемой информации с учетом работы пользователей с целью оптимальной работы серверов;

• низкая оперативность обновления, затрудняющие применение современных методов и технологий интеллектуальной обработки и анализа данных, а значит принятие управленческих решений;

• многократное дублирование данных;

• многообразие технологий хранения данных, существенно повышающее существующий уровень информационного обмена;

• низкий уровень масштабируемости из-за необходимости закупки новых серверов, которым необходимо обеспечить надежную сохранность данных и защиту от внешних угроз;

• сложность информационно-аналитической обработки информации, если необходимые данные находятся в разных системах;

• отсутствие единых форматов и технологий обработки информации, единых хранилищ данных;

• отсутствие единых механизмов контроля за полнотой, достоверностью и целостностью информации.