Глава 2. Текущий подход к управлению проектами в компании крок

1. Информационные системы и управление проектами

В наши дни информационные системы являются важной частью бизнес-процессов, позволяя оптимизировать их и сократить издержки. Потребность в программном обеспечении идет от бизнес-целей компании, а значит должно в полной мере соответствовать всем ключевым ее процессам, поддерживая их и сокращая издержки на каждом отдельном шаге.

В процессе управления проектами одним из ключевых факторов является своевременный обмен информацией и совместная работа участников проектной команды. Выделяются три уровня сотрудничества на проектах[10], на каждый из которых должен быть выработан собственный подход с точки зрения участия информационных систем в этих процессах. Учитывая различные уровни сотрудничества, которые могут быть внутри проекта, были выделены четыре области, которые должны поддерживаться в компании с помощью информационных систем для каждого из типов проектов:

• Базовая поддержка управления проектами;

• Управление знаниями;

• Управление процессом;

• Поддержка общения и совместной работы.

Несмотря на большое разнообразие на рынке программного обеспечения, ни одна система не способна работать одновременно во всех четырех областях и покрывать все необходимые бизнесу функции[10]. Таким образом, для эффективного управления проектами компании выстраивают сложную инфраструктуру из нескольких информационных систем, которые взаимодействуют между собой, передавая друг другу данные и обмениваясь нотификациями. Каждая из информационных систем в этой инфраструктуре отвечает за свою область и выполняет ограниченный круг функций, как правило одна информационная система относится к одной из четырех областей, перечисленных выше. Бизнес, который стремится к преимуществу перед своими конкурентами, должен следить за эффективностью всей инфраструктуры и своевременно обновлять отдельные ее компоненты, а возможно и переосмыслять всю логику поддержки управления проектами.

2. Информационные системы, участвующие в управлении проектами компании крок

Компания ЗАО «КРОК инкорпорейтед» сформировала собственный процесс управления проектами и инфраструктуру, состоящую из ряда информационных систем, объединенных между собой. Каждая из них предназначена для выполнения своей функции. Нацеленная на лидерство на российском рынке, компания стремится поддерживать актуальность всех систем, поэтому каждая из них постоянно дорабатывается и совершенствуется, системы обрастают новыми модулями и позволяют выполнять все новые задачи. На данный момент в процессе управления проектами участвуют следующие системы:

• MicrosoftCRM–CRM-система компании, в которой хранятся данные о контрагентах, с которыми компания ведет деятельность, их реквизиты и сделки с ними;

• CAClarity– система, целью которой является планирование календарных работ проекта, а также отслеживание трудозатрат сотрудников компании по задачам и оптимизации их загрузки на проекте;

• К2 – система для согласования деятельности сотрудников с ответственными лицами компании;

• Финансовый калькулятор – система для планирования денежных потоков проекта: расходов и доходов в различные этапы проекта (собственная разработка);

• 1С ERP–ERP-система компании, в которой хранятся договоры с контрагентами, а также учитываются фактические закупки и продажи, движение денежных средств;

• TargitBI–BI-система компании, в которую выгружаются данные по проекту и происходит план-факторный анализ, а также анализируются изменения показателей по проектам в целом;

• OpenTextDocumentumD2 – платформа хранения и управления корпоративными документами;

• Atlassian Jira – система организации взаимодействия работы сотрудников проектных команд между собой;

• Jive– система, предназначенная для управления знаниями компании в целом и отдельно по проектам;

• Система управления контрольными точками – система, созданная для заведения контрольных точек проекта, их согласования и утверждения (собственная разработка).

Перечисленные информационные системы участвуют во всех проектах компании ЗАО «КРОК инкорпорейтед». В зависимости от департамента и проекта в процесс могут включаться и другие системы, предназначенные для решения более специфических задач.