5. Проблемы внедрения ксуп и пути их решения

Корпоративная система управления проектами позволяет оптимизировать работу организации и одновременно повышает ценность компании, а проекты имеют больший шанс на успешную реализацию. Но даже при учете всех возможных проблем в теории, такой подход на деле может быть затруднен в силу некоторых обстоятельств. Например – при существовании функциональной структуры встраивание в нее новой проектной структуры, может наблюдаться конфликт интересов. Иногда это небольшие локальные проблемы, но часто возникают конфликты между топ-менеджерами разных подразделений, и причины в основном кроются в желании каждого руководителя получить достаточное количество ресурсов. Если ситуация перерастает в серьезную конфронтации – возникает опасность снижения качества работ и увеличение сроков, отведенных на выполнение проекта.

Неквалифицированный, некомпетентный и плохо подготовленный персонал – еще один отрицательный фактор, а если при этом сотрудники еще и не понимают целей проекта, а отсутствие связи с другими подразделениями не позволяет судить о происходящих процессах – ситуация еще больше усугубляется.

Неподготовленный персонал всегда будет сопротивляться введению новых систем, так как сотрудники, привыкшие работать по старым правилам, могут не справляться со своими обязанностями в новых условиях [15]. Но даже если руководство заблаговременно постарается подготовить к этому персонал, проводя тренинги и направляя сотрудников на обучение, люди могут не испытывать достаточной мотивации, чтобы принимать новые правила, в худшем случае в таких организациях даже возможен саботаж, направленный на торможение и остановку процессов по внедрению КСУП. Следовательно, необходимо продумать систему поощрений, которые будут соответствовать новым условиям работы, и в результате даже если персонал не будет приветствовать внедрение новых практик, процессы пройдут довольно быстро, а со временем коллектив будет заинтересован в развитии новой системы.

Еще один нюанс – большая нагрузка на команду, которая даже при должном уровне квалификации и достаточной мотивации может не справляться со свей работой. Обычно это наблюдается, когда при появлении новых проектов сотрудники не освобождаются от своих повседневных функциональных обязанностей. В итоге снижается мотивация и падает производительность, и проблема в данном случае кроется в неправильном подходе к разработке методологии, описывающей должностные инструкции и процессы. Нельзя не учитывать и нежелание большинства сотрудников брать на себя ответственность: этого часто стараются избежать, особенно если такая ответственность не обозначена предельно четко и существует вероятность того, что на сотрудника будут возложены дополнительные функции, в том числе – необходимость контроля определенных процессов [19].

Если между проектными и функциональными структурами идет постоянная борьба за ресурсы – дело может быть в их неправильном распределении или в неверном расставлении приоритетов, когда в одной структуре испытывается нехватка ресурсов, а в другой – их избыток. Под ресурсами не всегда имеются ввиду материалы или финансы. Речь может идти и о человеческих ресурсах: в функциональных структурах руководители всегда стараются удержать и мотивировать лучших сотрудников, однако люди могут быть в этом не заинтересованы, так как в этих структурах ограничена возможность карьерного роста, а сама работа может быть менее интересной, чем работа над проектом в целом [15].

Отдельно стоит сказать о приоритетности проекта или отдельных работ, которые его касаются. Иногда на такие работы тратится мало времени или на выполнение задач отводится лишь часть рабочего дня. В таких ситуациях сотрудники ошибочно начинают полагать, что это – проект с низкой приоритетностью, и в то же время давление со стороны начальства, которое может увидеть снижение производительности относительно таких проектов, оказывает дополнительное негативное влияние на команду.

Все эти особенности требуют внимательно подходить к вопросам персонала в ходе разработки КСУП, особенно на стадии формирования методологий, касающихся человеческих ресурсов в разных структурах. И тем более нельзя пренебрегать квалификации персонала, который должен проходить соответствующее обучение при необходимости.

Но даже если в теоретической части нет ошибок, на практике внедрение КСУП – это фактически переход на новую систему работы, что является для сотрудников своеобразным стрессом и требует определенного периода адаптации, в ходе которого будут осваиваться новые инструменты и методы работы. Более того – обновляются не только методы, но и коллектив. В большинстве случаев в штате появляются новые сотрудники, иногда со своих должностей снимаются старые работники, присутствие которых в системе для проекта нецелесообразно.

Полностью избежать вышеописанных конфликтных ситуаций и проблем при внедрении в организации корпоративной системы управления проектами – невозможно, но можно снизить наносимый в таких случаях ущерб, если предварительно провести аналитическую работу и заранее разработать методы борьбы с возможными неприятностями и их последствиями.

К примеру, дезориентация персонала в отношении приоритетности конкретных проектов, конфликты между разными структурами и борьба за ресурсы могут отсутствовать, если четко прописать во внутренней документации должностные обязанности и степень ответственности каждого члена коллектива.

Из всего этого можно сделать вывод, что главное при внедрении корпоративной системы управления проектами – это грамотный комплексный подход и серьезная подготовительная работа, которая предполагает разработку и регламентирование методологии, учет количества доступных и требуемых ресурсов (а также эффективное их распределение и управление).

Основные проблемы всегда возникают именно в период адаптации к новой системе: сотрудники еще не могут полностью и качественно справляться со своими обязанностями, допускают ошибки, а на фоне возможных личных или межструктурных конфликтов производительность может падать еще больше. Задача руководства на этом этапе – тщательный анализ негативных моментов и разработка соответствующих методологий, в которых максимально подробно будут прописаны особенности работы над проектом. Также необходимо до введения системы провести обучение или переподготовку персонала, так как во время адаптации на это уже не будет времени. Любые непонятные моменты или положения, которые могут трактоваться двояко, необходимо исключить из нормативно-методологической базы. Только так можно повысить шансы будущих проектов на успех, к КСУП не станет для коллектива чем-то неожиданным и неприемлемым.