Анализ подходов к методологии и способам построения ксуп
Внедрить КСУП в любой организации можно несколькими способами, которые в целом делятся на две большие группы: комплексный подход и итерационный подход. Комплексный подход заключается в единовременном внедрении процессов, касающихся управления проектами, что приводит к быстрому перестроению деятельности компании, но учитывая, что не все такие изменения на практике могут оказаться действенными, риск того, что это мероприятие окажется неудачным, существенно возрастает. При итерационном подходе внедрение происходит точечно, затрагивая поочередно разные области деятельности компании, и в результате процесс проходит более плавно, что позволяет минимизировать риски, но перестроение при этом происходит в течение более длительного периода.
В работах Greenhalgh T. также упоминается о других четырех видах внедрения системы [23]:
Рутинализация. В этом случае все процессы, составляющие проект, подвергаются стандартизации и предполагают всеобщее использование.
Диффузия. При таком подходе основой внедрения системы служат обмен опытом среди персонала и налаживание социальных связей, что помогает получить необходимый сотрудникам опыт от представителей разных подразделений.
Планируемое внедрение заключается в тщательной проработке методологии, после чего ее начинают распространять.
Активное распространение, преследующее конкретные цели. В результате такого подхода персонал получает все необходимые навыки, знания и инструменты для налаживания системы управления в целом.
Согласно информации, взятой из трудов Marcelino-Sadeba и Perez-Ezcurdia, способы внедрения можно классифицировать и другим способом, разделив их на два вида: распространение снизу вверх (Bottom-up) и сверху вниз (Up-bottom) [33].
В первом случае методология строится компетентными лицами самостоятельно, исходя из особенностей, необходимостей и потребностей конкретной компании, при этом отсутствие в качестве основы чужого опыта и наработок не исключает возможности возникновения ошибок на разных этапах. При использовании системы Up-bottom внедряют уже существующие и опробованные на практике методологии (такие как PRINCE2 или PMBoK).
В любом случае, весь процесс внедрения можно разделить на несколько этапов:
формирование образований проектно-ориентированного и временного характера;
работа над главными принципами их функционирования в новых условиях;
назначение компетентных руководителей проектов, квалификация которых соответствовала бы сложности проектов, а также наделение таких сотрудников определенными полномочиями;
принятие мер по ускорению адаптации рядовых сотрудников к любым возможным переменам, что может потребовать прохождение обучения, помогающего работать в сфере управления проектами;
формирование информационной системы управления проектами (ИСУП);
поиск решений для своевременного обеспечения ресурсами проекта в достаточном количестве.
На первом этапе важно определиться, есть ли необходимость в смене организационной структуры на проектную или достаточно ограничиться лишь точечным внедрением проектных образований, после чего необходимо принять решение, будет ли новая проектная структура ведущей или второстепенной, а также установить время, в течение которого такая система будет действовать.
Не менее важно выбрать вариант проектной структуры, которая может ставить своей целью полное внедрение в процесс управления проектами или служить для выполнения лишь каких-то определенных задач, в целом подчиняясь глобальным процессам. Соответственно, в каждом случае проектная система будет в разной степени интегрирована в организационную структуру.
При необходимости организовать систему постоянного проектного управления вполне оправданы даже большие затраты денег и времени, связанные с такими обновлениями, но иногда достаточно внедрения временных структур или даже их отдельных составляющих.
После этого начинается этап формирования методологического обеспечения, предполагающего введения новых нормативных документов, шаблонов, инструментов, схем, обозначающих бизнес-процессы. При необходимости могут создаваться проектные команды из специалистов, обладающих достаточными знаниями и уровнем компетенции, чтобы наиболее эффективно работать на уровне новой внедренной системы.
Здесь важно правильно подойти к формированию команд, одновременно прививая входящим в них сотрудникам корпоративный стиль мышления и умение работать сообща. Для этого может понадобиться провести обучение, чтобы повысить коммуникативные навыки персонала. В некоторых случаях сотрудники на практике проявляют полную неготовность и отсутствие знаний в области КСУП, хотя попадаются в штате и люди, у которых уже есть такой опыт и они готовы поделиться им с коллегами. При отсутствии компетентных сотрудников допускается привлечение сторонних экспертов и руководителей.
Это лишь один из вариантов выполнения сопутствующих внедрению КСУП задач, но можно рассмотреть и альтернативный способ, описанный Shi Q. [36]. В таком случае первоочередной целью становится изменение организационной структуры и переориентация деятельности руководящих проектом лиц. Одновременно с этим следует обеспечить нормальный приток ресурсов, которые будут направлены на развитие проекта в новых условиях.
Далее создается офис управления проектами, который будет задействован в создании методологии и непосредственном управлении проектными процессами. После этого происходит внедрение новой методологии и оценка ее эффективности сотрудниками, а при необходимости можно прибегнуть к программам подготовки персонала. Дополнительно производится анализ возможности карьерного роста, для чего возможно придется поменять некоторые критерии, влияющие на это.
Действовать в таком случае можно «жестко» или «мягко». «Жесткие» способы создания новой системы предполагают заблаговременное детальное планирование всех процессов и операций, связанных с внедрением, при этом важно проработать план как можно лучше, чтобы в ходе внедрения от этого плана не приходилось отклоняться из-за того, что при его создании не были учтены какие-то моменты. «Мягкие» способы больше ориентированы на работу с корпоративной культурой, которая может впоследствии меняться под действием факторов, сопровождающих организационные процессы.
В российских реалиях предпочтительно придерживаться схемы внедрения, в ходе выполнения пунктов которой после определения организационной структуры сразу следует формирование команды и подготовка сотрудников, а уже потом разрабатывается методология, по возможности происходит автоматизация процессов, а сотрудники при необходимости проходят дополнительное обучение. Необязательно соблюдать строгое соблюдение последовательности этих процессов, а при необходимости некоторые из них допускается проводить параллельно друг с другом.
Схема
1. Этапы построения КСУП
Под обучением персонала в данном случае подразумевается прохождение курсов и тренингов, в ходе которых сотрудники смогут узнать об инструментах управления системой и теоретическая подготовка, дающая теоретические основы, касающиеся методологии и разъясняющие применяемые в новых условиях термины.
КСУП нельзя вводить поспешно, в то же время очень медленное внедрение также недопустимо: все это может привести к негативным результатам в период адаптации. Строго следовать определенным схемам, разработанными представителями других компаний, тоже не следует, и лучше придерживать некоего сбалансированного метода, представляющего «золотую середину» между комплексны и итеральным подходом. На практике это будет выглядеть как внедрение обновлений небольшими блоками, работа которых в идеале не должна начинаться без предварительного тестирования.
Офис управления проектами всегда остается одним из основных элементов корпоративной системы управления, так как позволяет привести все сопутствующие процессы к определенным стандартам. Такая структура также может выполнять и руководящие функции при наличии достаточных полномочий, а может оставаться лишь контролирующим органом.
В работе Shi Q. [36] также выделяется четыре основных инициативы, в направлении которых менеджмент должен работать в процессе внедрения КСУП, а именно:
перестройка организационной системы управления в целом;
обучение задействованного персонала;
разработка инструментов и методов ведения проекта;
уделение внимания проектной культуре, при этом важно учитывать не только общие цели и ценности проекта, но и понимание сотрудниками сути деятельности компании.
Действующая система после внедрения переходит в стадию развития, в ходе которой происходит и адаптация к новым условиям. Этот процесс проходит в четыре этапа:
учет и анализ других проектов, которые могут обладать схожими с новым проектом характеристики и атрибутами, и внесение их в реестр;
решение проблем, возникающих в результате неправильной работы систем, задействованных в обмене информацией;
документальная фиксация ресурсов, которые имеет в своем распоряжении компания;
отслеживание любых возможных или уже возникших угроз и рисков и внесение соответствующих корректив, которые позволят предупредить или минимизировать потери и убытки.
Другими словами, в ходе развития системы собирается и анализируется информация о других проектах, и это дает возможность сделать прогнозы касательно результативности текущей работы. Со временем эффективность новой системы при правильном подходе будет расти, если уже на первых порах наладить работу систем информационного обмена. В таких случаях можно предвидеть и избегать как мелкие нарушения, так и крупные ошибки. Дополнительно рекомендуется придерживаться следующих рекомендаций, обеспечивающих быстрое внедрение КСУП:
внедрение системы лучше производить не сразу, а поэтапно, блоками – это упростит адаптационные процессы;
при разработке методологии важно учитывать особенности только конкретной компании, для которой это делается;
в ходе подготовки сотрудников не стоит перегружать их новой информацией;
в процессах внедрения КСУП необходимо задействовать не только рядовой персонал, имеющий отношение к проекту, но и представителей руководящих постов;
приветствуется постоянное и своевременное обновление методологии, если этого требуют условия и вновь возникшие обстоятельства;
дополнительное обучение персонала и привлечение сторонних специалистов возможно, если в компании не хватает квалифицированных и компетентных специалистов.
Из приведенной информации о способах внедрения КСУП ясно, что поэтапное введение отдельных блоков является более эффективным, при этом менее важных этапов здесь нет: одинаково требуют внимание все направления, в том числе – работа с персоналом, который будет действовать в рамках новой системы.