4. Факторы успеха внедрения ксуп

Внедрение корпоративной системы управления проектами можно считать успешной, если при ее использовании проекты будут реализовываться быстро и успешно [12]. Для этого необходимо в первую очередь ориентироваться на тройственные ограничения, в которые входит контроль сроков, качества и бюджета. Это основные характеристики любого проекта, но помимо них есть и такие дополнительные условия, как уровень компетенции команды, которая работает над проектом, и отношение к проекту стейкхолдеров [26].

Оценить результативность внедренной системы можно применяя количественные и качественные методики. Под количественными методами подразумевается анализ параметров, характеристик и свойств проекта, которые можно измерить в точных цифрах. Речь идет в основном о финансовых данных. Говоря о качественных методах, имеют ввиду оценку эффективности проекта со стороны экспертов, сравнение данных, которые имеются по факту, с показателями, которые бил запланированы, а также введение коэффициента финансовой устойчивости.

Большинство специалистов утверждают, что успех и эффективность работы корпоративной системы управления во многом определяется способностями персонала, но не менее важно стимулировать и развитие социальной целостности команды. Человеческие ресурсы в некоторых ситуациях являются даже более важными, чем ресурсы материальные, и от коммуникативных навыках, возможности приходить к компромиссам и связи с другими подразделения напрямую зависит успех предприятия.

Дополнительно можно выделить и другие обстоятельства и факторы, которые положительно влияют на эффективность работы КСУП:

• разработка нормативно-методологической базы собственными силами персонала, что позволяет создать реально работающие методологии, основанные на опыте сотрудников и одновременно с этим добиться взаимодействия и налаживания положительных связей в команде;

• в интересах индивидуального контроля результатов каждого сотрудника необходимо вводить методологии такого контроля в отношению каждого отдельно взятого человека;

• разработка и последующее использование методов учета результатов действия системы;

• создание новой системы поощрения сотрудников, которая может стать главным стимулом развития компании после внедрения КСУП, при этом важно ввести вознаграждения, размер которых будет адекватен личному и коллективному вкладу сотрудников в проект;

• между проектной и функциональной структурой всегда должен соблюдаться баланс и поддерживаться возможность взаимовыгодного сотрудничества.

Gemuenden H. G. и Lechler T. отмечают, что поддержка менеджмента, поставленного руководить проектом, также приводит к успеху реализации операций по внедрению КСУП [20]. Если же наблюдается делегирование полномочий – это может расцениваться как признак второстепенности процессов, соответственно, выполняются они не на самом высоком уровне качества и могут не исполняться в срок, а это – отрицательное влияние на работу организации в целом. Тем не менее, за счет одного только топ-менеджмента новая система не будет развиваться должным образом, так как помимо умения руководить необходимы еще и практические навыки и знания, которыми могут обладать только проектные команды. При этом важно использовать информацию, полученную от разных подразделений, которые выполняют свои конкретные функции, а для этого нужно своевременно и правильно налаживать каналы передачи таких сведений.

КСУП всегда подразумевает анализ ситуации для того, чтобы у руководства была возможность спрогнозировать варианты развития системы в будущем. Это в свою очередь дает возможность разрабатывать и внедрять новые методологии, которые будут актуальны как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, при этом облегчается контроль соответствия отдельно взятых проектов целям и миссиям организации.

Но анализа общих положений при внедрении КСУП недостаточно. Необходимо отдельно прорабатывать методологии, касающиеся соответствия требованиям конечной цели проекта, работа в направлении взаимодействия с внешними источниками информации и ресурсов, обучение персонала, повышение его квалификации и при необходимости замена некоторых сотрудников. Также следует правильно оценивать риски и уметь их прогнозировать, а при расчете на долгосрочную перспективу требуется правильно расставить приоритеты задач, включенных в проект, и распределить должным образом все виды используемых ресурсов.

Belassi W и Tukel O. делят факторы, которые влияют на успешность введения таких корпоративных систем, на четыре типа [14]:

• относящиеся к внешней среде;

• относящиеся непосредственно к проектам (в том числе – распределение ресурсов, методы выбора проектов, автоматизация проектов и прочее);

• связанные с определением структурных подразделений;

• факторы, касающиеся вовлечения персонала в проект и отражающие степень понимания сути проекта сотрудниками.

Успешному внедрению и функционированию КСУП также способствует разработка методологии при непосредственном участии сотрудников организации, которые задействованы в работе над проектом. При этом необходимо уделять внимание взаимодействию сотрудников, учитывать состояние среды, устанавливать бизнес-процессы и тщательно прорабатывать организационную структуру.

Если же постараться понять, какие из этих факторов имеют первостепенный, а какие второстепенный характер, то в результате исследования Gabriela Fernandes G., Ward S., Araújo M. о влиянии ключевых факторов успеха внедрения системы на дальнейший успех реализации проектов был определен следующий список, в котором факторы размещены в порядке убывания влияния на успешность функционирования организации[18]:

Таблица 1. Список КФУ построения КСУП

демонстрация значимости внедрения системы и ее возможностей сотрудникам; специальное обучение управленческого аппарата и персонала; оценка ответной реакции на изменения на всех этапах построения КСУП; постепенность характер внедрения; проработка систем оценки соответствия требованиям; вовлеченность всех стейкхолдеров внедрения системы; быстрое привлечение к использованию введенных техник; построение программ мотивации; обязательный характер адаптации принятых решений; построение методологии и использование техник совместимых и интегрированных с уже существующими в организации; использование межличностных каналов; предварительное пилотирование новшеств; построение системы, предполагающей постоянное изменение; поддержка менеджмента; учет факторов внешней среды.

Описанные выше факторы, влияющие на успешность развития и реализации проекта, нельзя игнорировать на этапе теоретической проработки КСУП, особенно это касается работы с персоналом. Этот этап иногда ошибочно признают наименее приоритетным, но на практике отсутствие обучения, поверхностный анализ отношения к проекту стейкхолдеров, а также возникновение конфликтных ситуаций между сотрудниками или между персоналом и руководством могут привести к отрицательным последствиям.