Паутов_П.А._Диплом_Финиш

МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

Факультет онлайн обучения

МОСКВА 2017 г.

Паутова Павла Сергеевича

(ФИО студента)

1. Тема выпускной квалификационной работы:

Совершенствование документационного обеспечения управления организации

2. Структура ВКР

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ Глава 1. Обзор проблематики и теоретические основы

1.1.Определение документооборота

1.2.Объект автоматизации и структура документооборота

1.3.Актуальность автоматизации

Глава 2. Автоматизация бизнес-процесса обработки документации

2.1.Постановка задачи

2.2.Виды обрабатываемых документов

2.3.Сравнительный анализ программ для распознавания текста

2.4.Разработка автоматизированной модели

2.5.Расчет экономической эффективности проекта

Глава 3. Применение разработанной системы

3.1.Описание модулей системы

3.2.Описание классов и методов

3.3.Оценка качества разработанной системы

3.4.Инструкция и рекомендации по работе с системой ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЯ

Научный руководитель: ______________/Бушуева Е.Б./

Студент ___________/

2

ВВЕДЕНИЕ

Областью изучения данной работы являются системы электронного документооборота. Применение этих исследований является значимым на сегодняшний день и очень интересным во многих отношениях.

В настоящее время сложно представить серьезную организацию, в

которой не используется система электронного документооборота. В

современных условиях ведения бизнеса – это одно из ключевых управленческих решений для регулирования входящих, исходящих и внутренних информационных потоков. Системы электронного документооборота (далее ‒ СЭД) позволяют ускорить ведение бизнес-процессов, а также увеличивают конкурентоспособность организации.

Документооборот является неотъемлемой частью различных организаций, компаний и фирм. В последнее время рынок СЭД показывает высокий уровень развития и увеличение потребности в данном сегменте

IT-индустрии как необходимого элемента в управлении документооборотом.

Одним из основных потребителей данных систем является государство,

вследствие чего рынок СЭД является устойчивым и достаточно стабильным. В

теории современные системы документооборота – это системы, с помощью которых можно оптимизировать и автоматизировать основные процессы обработки, хранения, передачи и контроля исполнения документов в организации, что делает аппарат управления предприятием более эффективным.

В нашем случае будет представлено детальное описание существующего документооборота и его оптимизация.

Цель данной дипломной работы – совершенствование документационного обеспечения управления организацией.

Достижение поставленной цели предполагает выполнения следующих исследовательских задач:

1. Изучение современной проблематики и теоретических основ документооборота;

4

2.Исследование автоматизации бизнес-процесса обработки документооборота;

3.Произвести анализ для работы с документооборотом организации;

4.Апробация разработанной системы документооборота в банковской организации.

Предметом данного исследовательского проекта является совершенствование документационного обеспечения управления организацией,

ее разработка и реализация. В работе рассматриваются современные тенденции документооборота и анализируются возможности использования различных инструментов для совершенствования документооборота.

Объект исследования – документооборот в ПАО «Росбанк».

Методологической основой данного исследования являются: изучение литературы по теме выпускной квалификационной работы; изучение и анализ внутренних организационно-методических, нормативных и регламентирующих документов, в том числе Устава, Положений о подразделениях и должностных инструкций. Также в ходе исследования использовались эмпирические методы,

такие как наблюдение, сбор, обобщение и анализ данных, полученных в данных.

Структура работы будет выглядеть следующим образом:

В главе 1 будет проведен обзор проблематики и описаны теоретические основы, связанные с документооборотом.

Глава 2 будет включать в себя структуру документооборота,

описанного на частном примере, и процесс совершенствования.

В главе 3 будет представлен сам процесс оптимизации и применение

разработанной системы.

5

Глава 1. Теоретические основы и постановка задачи

1.1 Определение документооборота

Для начала разберемся, что же означает термин «система электронного документооборота», что включается это понятие и в чем его сущность.

Документооборот – это движение различных документов в компании, начиная с момента их поступления в организацию и до конечного исполнения или отправления. Другими словами, СЭД – это система, позволяющая автоматизировать управление электронной документацией, которое включает в себя:1

создание;

обработку;

хранение;

классификацию;

контроль исполнения;

отправку.

Это основные процедуры работы с электронными документами.

Документооборот ‒ цикл обработки документов, отражающий их движение от момента создания или момента получения, дальнейшую обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Разделяется на категории:

электронный и традиционный. Первый обеспечивает использование и обработку документов с использованием электронных средств коммуникации, второй ‒ исключительно на бумажных носителях. В настоящее время существует также композитный документооборот, сочетающий в себе элементы электронного и традиционного.

Документ является основной единицей структурирования документооборота. Если использовать Федеральный закон и определение по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело", можно процитировать:

1 Волчинская Е. К. Электронный документооборот: проблемы хранения // Информационное право. – 2017. – №. 1. – С. 4-12.

6

«Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Электронный документ в понимании современного пользователя – это созданный, зафиксированный и зарегистрированный согласно действующему законодательству с использованием средств электронной техники, заверенный электронной подписью при использовании программных технологий и криптографии на электронном носителе документ. Такой электронный документ, заверенный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному оригинальной собственноручной подписью. Случаи признания равносильности данных документов определяются нормативными артами, не противоречащими Федеральным законам, при условии заключения соглашения Сторонами об обмене электронными документами.

ЭП – электронная подпись – это программное зашифрованная информация в электронной форме, которая уникально идентифицирует подписывающее лицо. Данная электронная подпись присоединяется к иной информации, созданной с помощью электронных средств коммуникации,

является аналогом собственноручной подписи владельца ЭП и подтверждает подлинность передаваемых документов либо информации.

Также документы могут быть не только в электронном формате, но и в бумажном. Обычно в компаниях присутствуют и те, и другие, так как полностью перейти на электронную документацию в современных условиях ведения бизнеса невозможно. 2 При обработке бумажных документов в любой организации имеется жесткая иерархия распределения документов по различным департаментам. Имеются регламенты, в соответствие с которыми и происходит документооборот. Основные пункты рассмотрим на примере банка

– это происходит следующим образом: 3

2Комарова Е. М. Трансконтинентальная интеграция и электронный документооборот в логистике транспортных потоков //Вестник университета. – 2017. – №. 5.

3Чемоданова О. Н., Гриб Г. Ю. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнеспроцессами организации //Управленческие науки. – 2017. – Т. 7. – №. 1. – С. 94-102.

7

изначально вся входящая бумажная документация попадает в департамент, отвечающий за обработку всей документации, как входящей, так и исходящей.

Далее происходит регистрация входящих документов.

Сканирование и отправка тех документов, которые по регламенту можно передать в работу других департаментов в электронном виде, а сами документы остаются на хранение в архиве.4

Документы, по которым необходимо передать оригинал, отдаются в определенный департамент строго в соответствии с утвержденным регламентом.5

После первичной обработки и регистрации электронные и бумажные документы распределяются по различным департаментам, где далее ведется работа по ним. Электронный документ может быть переслан для дальнейшего исполнения из одного департамента в другой посредством СЭД. Дойдя до конечной точки своего пути в организации, документ должен быть исполнен, т.е.

сотрудник принял и обработал документ и больше никому не пересылает. Это необходимый пункт для контроля исполнения.6

Оригиналы документов также могут передаваться из одного департамента в другой, но, дойдя до конечного человека, ответственного за исполнение, документ может как остаться в департаменте, так и передаться по почте в другие филиалы компании.7

Исходя из этого можно сделать вывод, что самое важное в документообороте любой организации - это время, затрачиваемое на обработку и передачу документации, поэтому для оптимизации процесса

4Волчинская Е. К. Электронный документооборот: проблемы хранения //Информационное право. – 2017. – №. 1.

– С. 4-12.

5Чемоданова О. Н., Гриб Г. Ю. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнеспроцессами организации //Управленческие науки. – 2017. – Т. 7. – №. 1. – С. 94-102.

6Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства //Гуманитарий Юга России. – 2017. – Т. 23. – №. 1.

7Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронное правосудие и электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса //Российский судья. – 2017. – №. 2. – С. 16-21.

8

документооборота необходимо максимально автоматизировать обработку и передачу документов.

Для качественного анализа и автоматизации документооборота необходимо его разбить на потоки, называемые документопотоки. Обычно документооборот разделяют на три потока:8

Входящая документация;

Исходящая документация;

Внутренняя документация.

Первый поток отвечает за документы, входящие в организацию, которые поступают от других сторонних компаний. Второй - за документы, исходящие из организации. И третий, соответственно, – за документы, которые перемещаются внутри компании и не выходят за ее пределы. Чем более детально описан поток, тем его проще проанализировать и в дальнейшем оптимизировать.

1.2 Объект автоматизации и структура документооборота

На примере департамента в банке рассмотрим объект автоматизации. В

нашем случае – это бизнес-процесс, который выполняется сотрудником банка,

ответственным за документооборот в данном департаменте. 9 Именно автоматизация функциональной части сотрудника и является основным предметом исследования в данной работе. Давайте разберемся по порядку, что под собой подразумевает данный процесс, какой функционал выполняется сотрудником и суть автоматизации.

Наиболее удачным кажется определение системы электронного документооборота, приведенное В.М. Гайковичем в:10 «СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально

8Дудкина А. С. Организационно-распорядительный документооборот // NovaInfo. Ru. – 2017. – Т. 1. – №. 64. – С. 89-93.

9Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронное правосудие и электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса //Российский судья. – 2017. – №. 2. – С. 16-21.

10Гайкович В.М. Электронные системы. – М.: Мир, 2015. – С.17

9

контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий».

Главное назначение СЭД – это интеграция любых документов в документооборот предприятия, вне зависимости от того, на каком носителе находится документ, а также организация работы с любым видом задокументированной информации. Системы электронного документооборота,

как успешно внедряемые, так и находящиеся только на стадии разработки в настоящее время, имеют в своей основе ряд общих принципов:11

1)Реализуется возможность параллельного выполнения операций,

необходимая для сокращения времени движения документов между

участвующими сторонами и повышения оперативности их исполнения;

2)Для однозначной идентификации документов проводится однократная регистрация его в системе;

3)Для однозначного определения ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса)

реализуется принцип непрерывного движения документа;

4)Чтобы максимально исключить даже возможность дублирования документов создается единая документная база;

5)Предусматривается система поиска, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём;

Для контроля движения документов по процессам документооборота и возможности принятия своевременных и точных управленческих решений создается система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Изначально оригинал документа (в нашем случае это исполнительный лист, решение суда или постановление, полученные из суда), поступивший в работу банка, обрабатывается на внутренней почте.12 Этот процесс включает в себя присвоение документу индивидуального регистрационного номера,

11Чемоданова О. Н., Гриб Г. Ю. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнеспроцессами организации //Управленческие науки. – 2017. – Т. 7. – №. 1. – С. 94-102.

12Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства //Гуманитарий Юга России. – 2017. – Т. 23. – №. 1.

10