Паутов_П.А._Диплом_Финиш

сканирование документа и направление электронной версии и оригинала этого документа в работу определенного департамента банка (более подробно процесс описан в главе 1.1). Уже в департаменте идет непосредственное распределение этих документов в работу сотрудника, отвечающего за обработку входящей документации. Задача такого сотрудника заключается в следующем:13

Определение различной, самой необходимой информации по клиенту, на которого пришел исполнительный лист, а именно: фамилия, имя,

отчество, дата рождения,13-значный счет ссуды, статус ссуды, номер кредитного договора, сумма общей просроченной задолженности, а также номер исполнительного листа и дата решения суда

Распределение ссуд. Сначала происходит определение статуса ссуды. Ссуда может быть активная и неактивная.14

Если ссуда неактивная (т.е. закрытая), то оригинал документа уходит на хранение в архив. Если ссуда активная, то далее определяется ее значимость:

ссуда, которая пробыла в работе приставов более одного года и все, что смогли взыскать с заемщика, взыскали, то ссуда идет в субпортфель на списание и далее выходит из работы, а ссуда, которая пробыла в работе меньше года или у заемщика имеется имущество (земельный участок, квартира, машина и т.д.), то оригинал документа и электронная версия идут дальше в работу на взыскание просроченной задолженности (смотрим пункт 3)

Установление, кто из участников ведет данную ссуду. С одной стороны,

ссуда может находиться непосредственно в работе банка, тогда документ будет направлен на ответственного сотрудника в один из офисов банка,

расположенных по всей территории России. С другой стороны, ссуда может находиться в работе коллекторского агентства (коллекторское агентство – агентство, профессионально специализирующееся на внесудебном получении

13 Яковлева Е. В. Предмет правонарушений против порядка управления, посягающих на официальный документооборот //А43 Актуальные проблемы борьбы с преступлениями и иными правонарушениями: материалы пятнадцатой международной научно-практической конференции/под ред. ЮВ Анохина. – Барнаул: Барнаульский юридический институт МВД России, 2017. – Ч. 1. – 284 с. – 2017. – С. 187.

14 Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства //Гуманитарий Юга России. – 2017. – Т. 23. – №. 1.

11

просроченной и проблемной задолженности, опираясь на законы РФ, а также бизнес, целью которого является способствование производству платежей по задолженностям физических и юридических лиц), тогда документ по данному заемщику будет направлен в КА. 15

Формирование реестров по полученным ссудам и подготовка отчетов о проделанной работе с входящей корреспонденцией.16

Документы, направленные в территориальные офисы и коллекторские агентства, будут находиться в работе до тех пор, пока не будет взыскана

(полностью или частично) просроченная задолженность по кредиту или же пока не закончится срок действия исполнительного листа. Также в течение этого времени может меняться участник, который ведет ссуду, тогда документ будет направлен в головной офис банка и далее ссуда будет перераспределена в работу нового участника.17

Суть автоматизации документооборота в данной работе состоит в том,

чтобы оптимизировать процесс на уровне обработки документов сотрудником,

отвечающим за это. Необходимо свести к минимуму время, затрачиваемое на обработку документов, и максимально снизить функциональную часть работника.

1.3 Актуальность автоматизации

Нефункциональные требования служат для описания целей и атрибутов качества – дополнительного описания функций продукта, выраженного через описание его характеристик, важных для пользователей или разработчиков.

Примерами подобных характеристик являются:18

15 Путькина Л. В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Nauka-rastudent. ru. – 2016. – №. 1. – С. 6-9.

16Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства //Гуманитарий Юга России. – 2017. – Т. 23. – №. 1.

17Чемоданова О. Н., Гриб Г. Ю. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнеспроцессами организации //Управленческие науки. – 2017. – Т. 7. – №. 1. – С. 94-102.

18Дудкина А. С. Организационно-распорядительный документооборот // NovaInfo. Ru. – 2017. – Т. 1. – №. 64. – С. 89-93.

12

легкость и простота использования программы,

степень сложности перемещения системы с одного носителя на

другой,

целостность и устойчивость системы к сбоям,

эффективность,

возможность и виды взаимодействия системы и внешнего мира,

ограничения, связанные с внешним видом (дизайном) и реализацией структуры продукта.

Несмотря на то, что системы документооборота распространены повсеместно, в настоящее время невозможно выделить совершенно беспроблемный способ организации работы с документами. Проблемы,

присущие системам документооборота, организованным по традиционному бумажному принципу, можно несложно выделить:19

1)Проблема контроля прав доступа: информация попадает «не в те

руки»;

2)Бумага – непрочный носитель, легко теряется и повреждается;

3)Переполнение архива несистематизированными документами неясного назначения и происхождения;

4)Избыточность и неприспособленность к современному темпу обработки информации скорость обработки документации;

5)Дублирование решений в связи с невозможностью отслеживания маршрутов движения документов;

6)Невозможность установления истории работы с документами;

7)Необходимость больших затрат времени на поиск документов в

архивах;

8)Затраты на материал – бумагу – при большом объеме документооборота достигают невероятных размеров.

19 Морковская К. С. Информационное обеспечение (современные технологии) как средство повышения эффективности исполнения актов // Известия Саратовского университета. Новая серия. Серия Экономика. Управление. Право. – 2017. – Т. 17. – №. 1.

13

Электронный документооборот также обладает рядом присущих ему

проблем:

1)Возможность получения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;

2)Проблемы технического характера: неполадки оборудования и быстрое развитие технического прогресса, что влечет за собой вероятность утери ценной информации и дестабилизацию деловых процессов компании;

3)Проблемы нормативного характера: т.к. электронные документы –

относительно недавно вошли в широкое обращение, то в данный момент отсутствуют нормативно-правовые акты, стандарты работы и экспертизы ценности электронных документов, верифицированных электронной подписью.

Исходя из полученного списка проблем, можно сделать вывод, что система документооборота, основанная только на одном способе обработки документов, не будет позволять организации осуществлять эффективную деятельность. Поэтому нужно стремиться к гармоничному сочетанию обоих способов в композитную систему документооборота и поиску наиболее эффективной из представленных на рынке.

Во-первых, на данный момент в динамично развивающемся мире системы электронного документооборота заняли прочное место на рынке

IT-услуг. 20 По актуальным данным прирост рынка СЭД от всего рынка IT cоставил 25%. 21 Конечно, это обусловлено тем, что государственный сектор предприятий переходит на электронное управление документацией, но стоит заметить, что и сторонние организации не отстают в применении данных систем.

Рост рынка на мировой арене вырос более чем в два раза, а это указывает на то,

что данная область актуальна для новых идей и разработок.22

20Комарова Е. М. Трансконтинентальная интеграция и электронный документооборот в логистике транспортных потоков //Вестник университета. – 2017. – №. 5.

21Волчинская Е. К. Электронный документооборот: проблемы хранения //Информационное право. – 2017. – №. 1. – С. 4-12.

22Путькина Л. В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Nauka-rastudent. ru. – 2016. – №. 1. – С. 6-9.

14

Во-вторых, возможно реально снизить функциональную часть сотрудника, отвечающего за обработку документации. Автоматизация приведет к снижению затрачиваемого времени на ведение данного бизнеспроцесса, что позволит сотруднику меньше заниматься рутинной обработкой документации и больше уделять внимания реальным банковским задачам. 23 Со стороны предприятия данная автоматизация выгодна тем, что возможно дать дополнительную нагрузку сотрудникам или же сократить часть штата. А это означает, что можно, имея тех же сотрудников, выполнять больше поставленных и актуальных задач или при сокращении штата снизить затраты на выплату дополнительных зарплат персоналу.

В-третьих, данный процесс автоматизации позволит начинающим предпринимателям избавиться от бумажной волокиты и нацелиться на более важные задачи ведения бизнеса. А это означает, что данная работа может повлиять на поддержку малого бизнеса, как в России, так и за рубежом.

23 Тарасова Е. А. Оптимизация деятельности производственно-технического отдела Ооо «Свгк» филиала «новокуйбышевскгоргаз» за счёт разработки и внедрения программы электронного документооборота «помощник пто» //Экономика и социум. – 2016. – №. 6-3. – С. 303-308.

15

Глава 2. Автоматизация бизнес-процесса обработки документации

2.1.Постановка задачи

Вкаждой организации ежедневно протекает множество процессов. Чтобы систематизировать и упорядочить бизнес-процессы, протекающие на предприятии, их принято делить на следующие основные группы:

1)Основные – генерируют доходы компании. Примерами подобных процессов служат процессы закупки, продажи и производства продукции; ее складирования и транспортировки.

2)Обеспечивающие – поддерживают инфраструктуру компании. В эту категорию входит техническое, информационное и административно-

хозяйственное обеспечение; обеспечение безопасности, социальной сферы и

финансовых операций; консультационное и аудиторское обеспечение.

3)Управления – управляют компанией. К этой категории относят такие процессы как процессы управления финансами, маркетингом, персоналом и логистикой; экономическое, стратегическое и организационное управление, а

также управленческий учет.

4)Развития – развивают компанию. Представляют инвестиционные виды деятельности, нацеленные на прибыль от сегодняшних вложений в долгосрочной перспективе.

Чем крупнее организация, тем большие внешние и внутренние потоки документов будут циркулировать в процессе выполнения соответствующих бизнес-процессов. Потому СЭД любой организации должна быть нацелена,

прежде всего, на решение следующих важных задач:

1)Автоматическое отслеживание и контроль движения всех версий и подверсий документов любых типов, сроков их исполнения и внесенных изменений;

2)Охватывание полного цикла документооборота: начиная с постановки задачи на создание документа и заканчивая списанием его в архив;

16

3)Работа с входящей и исходящей документацией;

4)Обеспечение доступа к документам в соответствии с занимаемой должностью и назначенными полномочиями (жесткий контроль разграничения прав доступа);

5)Обеспечение структурированного централизованного хранилища документов любых форматов и сложности композиции;

6)Поиск документов по заданным значениям атрибутов;

7)Объединение в единое информационное поле потоков документов территориально удаленных организаций и филиалов.

Основная задача автоматизации документооборота в работе состоит в оптимизации бизнес-процесса на уровне обработки документов сотрудником банка.24 В нашем случае необходимо свести к минимуму время, затрачиваемое на обработку документов, и максимально снизить функциональную часть работника. Давайте рассмотрим, как это можно реализовать.

24 Комарова Е. М. Трансконтинентальная интеграция и электронный документооборот в логистике транспортных потоков //Вестник университета. – 2017. – №. 5.

17

Для описания дальнейшего процесса автоматизации нам понадобится такое программное обеспечение как «Visual Studio», «My SQL», «ABBY FineReader», «Блокнот». Каждая из этих программ будет иметь немаловажно значение.25

В самом начале мы имеем документ в электронном формате (его скан,

полученный с внутренней почты банка). Далее нам необходимо перевести изображение документа в текстовый формат. Это делается с помощью программы «ABBY FineReader». Полученный текстовый файл мы сохраняем с расширением .txt, другими словами, в текстовом документе (Блокнот – встроенное программное обеспечение в Windows). Следующий этап автоматизации заключается в том, чтобы написать код на языке программирования, используя программное обеспечение «Visual Studio», и

создать базу данных с помощью «My SQL». Основная задача написанного кода

– это считывание необходимой информации из нашего текстового документа, а

именно: фамилия, имя и отчество заемщика, дата рождения, дата документа,

номер входящего документа, номер исполнительного листа, дата решения суда.

Вся эта информация будет загружена в созданную нами базу данных. В

нашей базе эти данные будут сразу систематизироваться под необходимый реестр и стандарты отчетности. Полученная нами информация с помощью кода

– это только часть данных, которые нам нужны. Также необходимо идентифицировать 13-значный счет ссуды, статус ссуды, номер кредитного договора, сумму общей просроченной задолженности, чтобы дальше корректно распределить ссуды по трем направлениям:26 закрытые ссуды в архив, ссуды с

частично взысканной задолженностью или с датой исполнительного документа более одного года на списание, активные ссуды в работу территориальных офисов или коллекторских агентств. Получить эти данные можно посредством выгрузки из внутрибанковской базы данных.

25Чемоданова О. Н., Гриб Г. Ю. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнеспроцессами организации //Управленческие науки. – 2017. – Т. 7. – №. 1. – С. 94-102.

26Тарасова Е. А. Оптимизация деятельности производственно-технического отдела Ооо «Свгк» филиала «новокуйбышевскгоргаз» за счёт разработки и внедрения программы электронного документооборота «помощник пто» //Экономика и социум. – 2016. – №. 6-3. – С. 303-308.

18

Данный процесс будет происходить так: в базе данных, которую мы создали, будет иметься столбец с фамилией, именем, отчеством и столбец с датой рождения заемщика. Эти два столбца будут загружаться в глобальную общую базу и оттуда будет выгружаться списком информация по каждому клиенту,

другими словами, во внутрибанковской базе будут осуществляться поиск совпадений по двум столбцам из нашей базы, и вся необходимая информация по совпадениям будет выгружаться обратно в нашу базу. Таким образом, у нас получится реестр, готовый под стандартный отчет, с полной и необходимой информацией по каждому заемщику, на которого пришел документ.

2.2Виды обрабатываемых документов

Вданном разделе рассмотрим те виды документов, которые обрабатываются сотрудником в департаменте по работе с просроченной задолженностью в банке, а также документы, которые получим на выходе работы программы автоматизации.

Имеются три основных вида документов, которые поступают в работу данного департамента: постановления, решения суда и исполнительные листы.

Все эти документы поступают в работу из федеральных арбитражных судов,

федеральных судов общей юрисдикции и мировых судей субъектов Российской Федерации.27

Постановление – это один из видов судебных актов в РФ. Судья может вынести постановление для выяснения дополнительных факторов ведения дела.

Другими словами – это такой вид судебного акта, который необходим для выявления особых случаев судебного процесса. Также постановление не является конечным решением судьи и его можно обжаловать (Рисунок 2).28

27Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронное правосудие и электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса //Российский судья. – 2017. – №. 2. – С. 16-21.

28Яковлева Е. В. Предмет правонарушений против порядка управления, посягающих на официальный документооборот // Актуальные проблемы борьбы с преступлениями и иными правонарушениями: материалы

19