1. Процессная модель организации

Любая современная компания является сложной организационной структурой с большим объемом документов, циркулирующих как внутри компании, так и между компанией и другими физическими и юридическими лицами.

Понятие делового процесса лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности учреждений.

Деловой процесс — последовательность действий, называемых подпроцессами, направленная на получение заданного результата, представляющего ценность для потребителя.

Результат (выход) делового процесса — то, ради чего осуществляется деловой процесс – некоторый результат, удовлетворяющий заданным требованиям.

Входы делового процесса — ресурсы (материальные, информационные, человеческие), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются в процессе его выполнения.

Процессный подход позволяет рассматривать деятельность учреждения как связанную систему деловых процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими процессами или внешней средой.

При таком подходе любую компанию в целом можно рассматривать как систему, потребляющую некоторые ресурсы на входе, затем преобразующую их внутри себя и выдающую определенный результат на выходе. Вся эта система представляет собой комбинации и последовательности процессов, осуществление которых обеспечивает получение результата, позволяющего достичь поставленных целей. Содержание и форма процессов будет определяться целевыми установками компании в общем, но в то же время для каждого процесса будет поставлена своя цель, которая является критерием эффективности данного процесса. Выполнение целей всех процессов приводит к достижению изначально поставленных компанией целей. Количество и направленность процессов определяется поставленными целями и стратегиями их достижения.

Простейшая процессная модель организации выглядит следующим образом:

2. Функциональные требования к сэд

Функциональные требования служат для описания функционала системы. К таким требованиям относят:

1. Бизнес-требования – «заказанные» разработчикам функции системы;

2. Пользовательские требования – описывают цели (задачи) пользователей системы, которые должны или могут достигаться (выполняться) ими при помощи создаваемой системы;

3. Функциональные требования – определяют поведение программной системы, которая должна быть создана разработчиками для предоставления возможности выполнения пользователями своих обязанностей в рамках бизнес-требований и в контексте пользовательских требований.

В каждой организации ежедневно протекает множество процессов. Чтобы систематизировать и упорядочить бизнес-процессы, протекающие на предприятии, их принято делить на следующие основные группы [3]:

1. Основные – генерируют доходы компании. Примерами подобных процессов служат процессы закупки, продажи и производства продукции; ее складирования и транспортировки.

2. Обеспечивающие – поддерживают инфраструктуру компании. В эту категорию входит техническое, информационное и административно-хозяйственное обеспечение; обеспечение безопасности, социальной сферы и финансовых операций; консультационное и аудиторское обеспечение.

3. Управления – управляют компанией. К этой категории относят такие процессы как процессы управления финансами, маркетингом, персоналом и логистикой; экономическое, стратегическое и организационное управление, а также управленческий учет.

4. Развития – развивают компанию. Представляют инвестиционные виды деятельности, нацеленные на прибыль от сегодняшних вложений в долгосрочной перспективе.

Несмотря на подобное четкое разделение, выделенные группы процессов связаны между собой. Изобразить эти связи можно в виде схемы:

Бизнес-процессы управления

Управление

Управление

Управление

Бизнес-процессы развития

Основные бизнес-процессы

Обеспечивающие бизнес-процессы

Развитие

Обеспечение

Обеспечение

Обеспечение

Доходы

Чем крупнее организация, тем большие внешние и внутренние потоки документов будут циркулировать в процессе выполнения соответствующих бизнес-процессов. Потому СЭД любой организации должна быть нацелена, прежде всего, на решение следующих важных задач:

1. Автоматическое отслеживание и контроль движения всех версий и подверсий документов любых типов, сроков их исполнения и внесенных изменений;

2. Охватывание полного цикла документооборота: начиная с постановки задачи на создание документа и заканчивая списанием его в архив;

3. Работа с входящей и исходящей документацией;

4. Обеспечение доступа к документам в соответствии с занимаемой должностью и назначенными полномочиями (жесткий контроль разграничения прав доступа);

5. Обеспечение структурированного централизованного хранилища документов любых форматов и сложности композиции;

6. Поиск документов по заданным значениям атрибутов;

7. Объединение в единое информационное поле потоков документов территориально удаленных организаций и филиалов.