2. Информационное обследование Общее информационное обследование объекта

Главная задача на данном этапе – не детализируя способы выполнения функций четко расписать, что происходит в системе.

Программа обследования нацелена на определение следующих информационных блоков:

1. Виды деятельности, реализуемые системой;

2. Технологии, применяемые в системе;

3. Организационно-штатная структура компании;

4. Функциональный анализ подразделений и составление карты действий, осуществляемых над документами в пределах каждого подразделения;

5. Четкая информация по документации: типы, виды и шаги обработки.

Собранная информация группируется в документы:

1. Фактографический отчет (содержит информацию о структуре и функциях системы и информацию о документах (образцы и описания обработки)).

2. Досье правовых документов (содержит список и экземпляры правовых положений, регулирующих формирование подсистем).

Исследование информационных потоков

В данном случае специалиста-аналитика интересуют именно процессы формирования документов и пути их движения, начиная с момента создания в подразделении и заканчивая перемещение на хранение в архив или отправкой за пределы системы.

Для формального описания потоков информации на предприятии целесообразно применять DFD-метод и CASE-средства (например, используемый в процессе написания данной работы AllFusion Process Modeler).

Выделение основных функциональных подсистем

На этом этапе основной целью является выделения событий, происходящих над документами, и установка связей между ними в каждом из подразделений, с последующим объединением их в функциональные подсистемы. Для наглядности и простоты анализа собранной информации Для формального описания функциональной структуры предприятия целесообразно конструировать диаграммы нотации IDEF0 с использованием CASE-средств (например, используемого в процессе написания данной работы AllFusion Process Modeler).

2. Оценка эффективности в соответствии с критериями

По завершении процесса предпроектного анализа у исследователя-аналитика будет готова четкая функциональная схема работы системы документооборота в виде структурированной иерархии IDEF0 и DFD диаграмм, дополненная полным набором данных о видах и способах обработки циркулирующей документации, на основе которой он сможет провести оценку эффективности работы системы документооборота в соответствии каким-либо одним (стоимостным или временным), либо с обоими критериями.

В качестве рекомендации к выбору того или иного критерия эффективности можно использовать следующие соображения:

• Временной критерий эффективности будет полезен для оценки систем документооборота коммерческих компаний, ведь в условиях непрерывно меняющегося рынка особенно важна скорость реакции на происходящие изменения. Соответственно, чем быстрее будут совершаться все необходимые бизнес-процессы, тем выше будет скорость реакции и тем выше шансы компании оставаться на вершине отрасли.

• Стоимостный критерий эффективности целесообразно применять для оценки систем, используемых в государственных учреждениях. Для таких организаций остро стоит вопрос бюджетного ограничения, в то время как быстродействие отходит на второй план.