3. Рекомендации по повышению эффективности

Рассмотрим первую группу компаний, для которых особую важность имеет минимизация времени изменения состояния системы. Для наглядности возьмем ранее рассмотренную декомпозицию бизнес-процесса «Согласование проекта документа» (Рисунок 4). Из диаграммы видно, что процесс состоит из трех подпроцессов: «Подписание руководителем», «Утверждение» и «Присвоение регистрационного номера». Т.к. большинство современных компаний уже перешло минимум на композитные (включающие в себя как бумажные, так и электронные версии документов) системы документооборота, то несложно увидеть способ уменьшения времени завершения этого бизнес-процесса: осуществление подпроцесса «Подписание руководителем» с помощью введения средств распознавания электронной подписи. В этом случае документ может быть подписан удаленно, что значительно сократит время выполнения бизнес-процесса «Согласование проекта документа».

Обобщая пример, сделаем вывод, что первой рекомендацией к повышению временной эффективности системы документооборота служит рекомендация к введению в функционал системы технических средств, позволяющих осуществлять выполнение процессов дистанционно (например, уже упомянутые средства работы с электронной подписью).

Второй вариант ускорения бизнес-процессов – замена кадрового состава на более эффективный, способный обеспечивать выполнение процессов в более короткий срок.

Для второй группы компаний, ориентированных на строгое соблюдение рамок бюджета, наиболее актуальна минимизация расходов на обеспечение эффективной работы системы документооборота. Т.к. нет нужды в одновременной минимизации времени работы, подобные компании могут позволить себе:

1. Перейти на программное обеспечение более низкого функционала, что ведет к снижению стоимости разработки и внедрения;

2. Снизить расходы на сотрудников: нанять кадры с более низкой квалификацией, но подходящих для выполнения необходимых бизнес-процессов.

Возможности по повышению эффективности работы системы документооборота ни в коем случае не ограничиваются приведенными в данном разделе, руководство каждой организации может найти собственный путь увеличения эффективности работы системы в соответствии с требуемым критерием эффективности.

4. Выводы главы III

В данной главе приведен алгоритм, предваряющий анализ системы документооборота на эффективность ее работы. Были выделены основные ступени составления иерархии функциональных диаграмм компании.

В процессе оценки эффективности систем документооборота по выделенным в предыдущей главе критериям было принято разделить компании на две категории: коммерческие и государственные, для каждой из которых впоследствии были приведены рекомендации по повышению эффективности систем документооборота.

Заключение

Системы документооборота являются основой организационно-деловых процессов компании. Такие системы, вне зависимости от типа и размера, всегда очень сложны, их функционал задействован в работе всех подразделений организации.

В первой главе данного исследования изучены теоретические основы документооборота: базовые понятия и принципы. Далее были исследованы особенности устройства деловых процессов организации, их типы и взаимосвязи. Подобное погружение в основы организации бизнес-процессов позволило выделить наиболее трудоемкие и важные из них, которые следовало бы оптимизировать в первую очередь с помощью введения средств для ведения документооборота в электронном виде, ведь системы электронного документооборота с течением времени играют все более важную роль в деятельности организации в общем.

Для решения задачи эффективного и более подробного изучения бизнес-процессов было принято решение использовать CASE-средства моделирования. Работы по моделированию бизнес-функций выполнялись с помощью приложения AllFusion Process Modeler и использования функционально-ориентированного метода IDEF0.

Во второй главе способы моделирования бизнес-процессов были изучены более подробно. В качестве основного объекта для изучения решено было выбрать бизнес-функцию «Система документооборота условной компании «ООО»». На первом этапе была построена ее контекстная диаграмма, далее построены диаграммы декомпозиции нотации IDEF0 трех уровней детализации подпроцессов основной бизнес-функции для более полного понимания того, что большой процесс документооборота складывается из множества подпроцессов. Диаграммы данного типа позволяют точно отразить функциональный состав процесса, потому они идеально подходят для проведения анализа, необходимого в процессе исследования.

На основе проведенного анализа диаграмм декомпозиции бизнес-процессов системы документооборота разного уровня были сделаны выводы о целесообразности разделения критериев эффективности работы системы документооборота на две группы: временные (связанные с задачей минимизации времени изменения состояния системы) и стоимостные (связанные с задачей минимизации затрат на поддержание эффективного и бесперебойного функционирования системы). Полученные критерии найдут широкое применение на практике и будут полезны для оценки эффективности системы на всех этапах ее существования: от проектирования, до внедрения в работу конкретной организации.

Третья глава работы посвящена проблеме предпроектного обследования организации – процесса изучения ее составных частей, функциональных особенностей и особенностей документов, обработка которых производится в процессе документооборота. Подобный процесс целесообразно алгоритмизировать и проводить для досконального изучения назначения протекающих процессов перед оценкой эффективности системы документооборота. Во время проведения предпроектного обследования компании составляется также четкая иерархия функциональных диаграмм компании для упрощения процесса анализа эффективности деятельности.

В процессе оценки эффективности систем документооборота по временному и стоимостному критериям было принято решение рассматривать компании двух категорий: коммерческие, отличительной чертой которых является необходимость умения быстрого реагирования на изменения рынка, и государственные – находящиеся в рамках бюджетных ограничений. Для каждого типа компаний были сформированы примеры рекомендаций по повышению эффективности систем документооборота.

Изученные в процессе выполнения работы теоретические основы документооборота, методы моделирования и визуализации бизнес-процессов, а также функциональные подсистемы системы документооборота и методология проведения обследования предприятия с целью выявления особенностей и закономерностей функционирования всех его компонент помогут в дальнейших исследованиях по увеличению эффективности как уже существующих систем документооборота, так и тех, что находятся пока только на стадиях проектирования и разработки.