Аннотация

Объектом исследования являются системы документооборота. Цель работы заключается в исследовании понятия «система документооборота» и разработке критериев для проведения оценки ее эффективности. В процессе работы были изучены различные подходы к устройству документооборота в российских организациях. Также были изучены особенности бизнес-процессов, протекающих в компаниях, и методы их моделирования при помощи CASE-средств. С использованием данных средств были построены контекстные и декомпозиционные диаграммы бизнес-функций. Было выяснено, что эффективность систем документооборота можно оценивать как с точки зрения быстроты исполнения поставленных задач, так и с точки зрения сохранения расходов на поддержание ее функционирования на приемлемом для руководства организации уровне. Результаты работы будут полезны для оценки эффективности систем документооборота на стадиях проектирования, разработки и внедрения в рабочий процесс компании.

Abstract

Document management systems are main objects of the research. The aim of this work is to study the concept of "document management system" and to develop its effectiveness criteria. In the process, different types of Russian organizations document management systems have been studied. Also have been studied the characteristics of the business processes in the companies, and their modeling with the help of CASE-tools. With the use of these funds were designed context and decomposition diagrams of business functions. It was found that the efficiency of document management systems can be evaluated both from the point of view of rapidity of task execution, and from the point of view of saving costs of maintaining its operation at an acceptable for the management of the organization level. The results will be useful for evaluating the effectiveness of document management systems as on the stage of design, so on the stage of development or its implementation into the working process of the company.

Содержание

Аннотация 2

Abstract 2

Введение 5

Глава I. Анализ современных проблем использования СЭД в российских компаниях 6

I.1 Теоретические основы документооборота 6

I1.1Основные понятия документооборота 6

I1.2Основные принципы электронного документооборота 7

I.1 Процессная модель организации 8

I.2Функциональные требования к СЭД 9

I.3Нефункциональные требования к СЭД 11

I.4Проблемы, связанные с системами документооборота 12

I.5Современные средства визуализации бизнес-процессов 13

I.6Выводы главы I 13

Глава II. Построение модели оценки эффективности системы документооборота (СД) 15

II.1.Формальная модель СД 15

II.1.Критерии эффективности системы документооборота 16

II.1.1.Временной критерий эффективности 19

II.1.2.Стоимостный критерий эффективности 22

II.2.Выводы главы II 24

Глава III. Практическая реализация 25

III.1Предпроектное обследование 26

III.1.1.Общее обследование 26

III.1.2.Информационное обследование 30

III.2Оценка эффективности в соответствии с критериями 32

III.3Рекомендации по повышению эффективности 32

III.4Выводы главы III 34

Заключение 35

Список использованных источников 38

Введение

Научно-технический прогресс продолжает свое шествие по планете, и одним из наиболее важных и существенных его факторов стали информационные технологии. Ни одна современная компания не обходится без электронных средств коммуникации и обработки документации, потому задача создания эффективной системы электронного документооборота является одной из наиболее актуальных, а спрос на предлагаемые решения не падает.

В настоящее время сложно отыскать организацию, не использующую подобную систему; реализовано и эксплуатируется множество пакетов. Но зачастую на внедрении одного пакета системы электронного документооборота все не заканчивается, и в производственную деятельность компании интегрируются и другие решения. Руководство компаний объясняет подобную ситуацию исключительно недостаточной полнотой функционала каждого пакета в отдельности. Следствием внедрения нескольких информационных систем является избыточность информационных потоков, что приводит к дополнительным расходам компании, связанным с технологическими и человеческими ресурсами.

Но, к сожалению, в настоящее время не существует четкой системы критериев и методов оценки эффективности систем документооборота. Этот факт и неугасающая актуальность таких систем позволяют сделать вывод о том, что исследования, проводимые в рамках этой работы, являются актуальными.