5. Завершение проекта

Цели и задачи при завершении проекта

• Завершение по содержанию работ путём выполенения оставшихся задач

• Эмоциональное завершение проекта и ориентирование на после-проектную фазу

• Анализ последствий для после-проектной фазы

• Оценка результата (успеха) проекта путём представления итогового отчёта и анализ накопленного опыта с сотрудниками и заказчиками

• Обеспечение приобретённого ноу-хау (путём передачи в центральную организацию или в новые проекты)

• Составление итогового отчёта по проекту

Порядок действий

• Проведение заключительного заседания проекта с командой проекта, с внутренним заказчиком

• Оценка успеха по результатам и обратная связь с процессом в проекте

• Распределение оставшихся задач

• Роспуск команды

• Завершение выполнения оставшихся задач

• Представление итогового отчёта проекта

2. Мотивация

'Обеспечение качества во всём, повсюду на предприятии' является принципом Всеобшего менеджмента качества (TQM). При этом выясняется, что способность предприятия обеспечивать качество и производительность и его потенциал улучшения зависят не только от его технических и организационных возможностей, а также от производственных ресурсов, но и ещё в большей степени, от квалификации и готовности к достижениям (мотивации) со стороны руководящего персонала и сотрудников препдприятия.

Концепции, системы, процессы и методы, разработанные на основе идеи качества, должны во всех случаях 'переживаться' и применяться людьми. Одним из самых часто употребляющихся высказываний, например, при разработке политики в области качества, является: 'Менеджмент должен быть мотивированным'; или, при внедрении методов улучшения процессов: 'Сначала должны быть мотивированы сотрудники'. В контактах с клиентами также постоянно требуется мотивация.

Рис.:04.: Теории мотивации Маслоу и Херцберга

Здесь следует установить ясность в понятиях:

• Мотив -это побудительная причина поведения.

• Мотивация- это взаимодействие всех мотивов в конкретной ситуации. Определённое поведение порождается, главным образом, большим числом мотивов.

• Мотивировать- значит оказывать влияние на мотивацию человека с учётом его желаний, потребностей, страхов и сомнений.

Маслоу и Херцберг разработали очень известные теории мотивации (Рис. 04.12). Оба исходили из усиления стимулов для удовлетворения всё большего числа потребностей внутри иерархии потребностей.

По теории Маслоу, мы все стремимся к удовлетворению неудовлетворённых потребностей (мотивация дефицита) и самоактуализации (мотивация роста).

В теории Херцберга различают:

• Гигиенические факторы (вызывающие неудовлетворённость): факторы, которые при их отсутствии вызывают неудовлетворённность у человека; и наоборот, при их наличии, воспринимаются скорее как само собой разумеющееся и

• Мотиваторы (вызывающие удовлетворённость): факторы, которые почти не замечаются при их отсутствии, а когда присутствуют, воздействуют положительно и усиливают удовлетворённость у человека.

Рис.: 04.: Сравнение профессиональных жизненных ситуаций (моментальный опрос, США)

Вызывающие неудовлетво

рённость

Гигиенические факторы (вызывающие неудовлетворённность) в профессиональном окружении вытекают скорее из рабочего окружения: например, политики фирмы или предприятия, стиля и методов руководства, межличностных отношений, оплаты труда, условий труда и социальных услуг.

Вызывающие удовлетворён

ность

Мотиваторами (вызывающими удовлетворённность) в профессиональном окружении являются факторы, непосредственно связанные с содержанием работы: например, самоутверждение, признание, круг задач, ответственность.

Расширением теорий мотивации является различение между

• внутренней и

• внешней мотивацией.

Внутренняя мотивация

Внутренняя мотивация оказывает влияние на поведенческую установку человека. Она строится на убеждении, т.е. происходит передача смысловых связей. Проще говоря, только когда человек воспримет задание как имеющее смысл, он будет длительно заинтересован в его выполнении.

Важными факторами внутренней мотивации являются:

• информация,

• активность,

• пример.

Если внутренняя мотивация является отражением смысловых связей, как например, при занятиях спортом и хобби: ('Мы убеждены в том, что это здоровое занятие, это приносит нам пользу.'), внешняя мотивация является средством достижения цели (например, работа как средство зарабатывать деньги, обеспечить безопасность, получить признание). Хотя внешняя мотивация воздействует на поведение непосредственно, она часто имеет непродолжительный характер.

Длительное воздействие

При внутренней мотивации речь идёт о воздействии на манеру поведения и установки человека. Она осуществляется посредством передачи смысловых связей и активного взаимодействия (участников). Это воздействие носит более продолжительный характер.

Рис.:04.: Изменение поведения через мотивацию

Установки и поведение также взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, человек совершает поступки в зависимости от своих установок, с другой стороны, образ мыслей обусловливается опытом с определёнными способами поведения. Для внедрения подхода к работе, учитывающего качество, значение имеет прежде всего внутренняя мотивация. Внешняя мотивация оказывает лишь поддерживающее действие.

Здесь приведём пример из практики:

Пример из практики

Внешний мотиватор 'Получение сертификата' действует только до достижения этой цели. Если же затем смысл и польза системы менеджмента качества не перешли в установки участников, она (т.е. система менеджмента качества) остаётся формальностью и не будет жизнеспособной.

Подобное происходит при групповой работе так называемых команд по улучшению качества. Эти группы можно мотивировать поощрительными премиями; однако если результаты не будут воплощаться в жизнь (внутренняя мотивация), активность таких групп значительно снижается.

Внешняя мотивация может дать толчок лишь на начальной фазе проекта или оказать поддержку на фазе консолидации.

Внешняя мотивация никогда не может заменить внутреннюю.

Это ещё раз можно подтвердить исследованиями Г. Хагеманн (G. Hagemann, Incita Management, Осло). На вопрос: "Что, по Вашему мнению, может сделать Ваше начальство, чтобы мотивировать сотрудников, например, воспринимать изменения как шанс, а не как угрозу?", она получила следующие ответы:

65 % - лучше информировать сотрудников 24 % - активно совместно участвовать в происходящем 8 % - больше содействовать образованию и повышению квалификации сотрудников 2 % - повысить заработную плату - bessere Information

Почти 90% ответов направлены на внутреннюю мотивацию. Быть информированными, понимать смысл, знать, почему, и что нас ожидает, и быть в состоянии оказывать активное влияние на события - это те вещи, на которых основываются профессиональная безопасность и убеждённость сотрудника.

Далее более подробно будут описаны такие элементы мотивации, как "информация", "активность/сотрудничество" и "пример/поведение руководителя":