3.2. Создание базы данных в субд Access Запуск Access и открытие бд

Запустить Access можно несколькими способами:

1. Пуск => Программы => Microsoft Office (может отсутствовать) =>Microsoft Access;

2. Если на экране находится панель Microsoft Office, то достаточно нажать кнопку, соответствующую Access.

После того как приложение Access запущено, на экране появится окно Access (рис. 2).

Рис. 2. Окно программы Microsoft Access

В окне Access имеется Строка заголовка, в которой при первом открытии будет указано название программы, а при открытии БД – название открытого файла. Строка меню отображает список команд. Чуть ниже располагается Панель инструментов. Рабочая зона в этот момент пуста и имеет белый фон.

Для того, чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из способов:

• выбрать в меню Файл нужную базу данных из списка ранее открывавшихся файлов;

• выбрать файл из списка Открыть на панели задач, которая расположена в правой части окна приложения;

• выбрать команду Открыть в меню Файл и затем найти нужный файл в диалоговом окне Открытие файла базы данных (в диалоговом окне Открытие базы данных обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы);

• нажать кнопку Открыть на Панели инструментов, что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных.

После открытия необходимой БД в главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных.

Создание новой бд

При выборе команды Новая база данных в разделе Создание базы данных окна Microsoft Access на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД (рис. 3).

Рис.3. Окно Создание новой БД

После определения места для БД, в рабочей зоне программы Access раскроется окно будущей БД: Товары: база данных (рис. 4). Это окно является основным и не закрывается в процессе работы.

Окно базы данных имеет свою панель инструментов. Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого типа объектов Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. Чтобы начать работу с одним из предложенных объектов, необходимо щелкнуть по нему мышью. В зависимости от выбора объекта в окне программы изменяются кнопки и команды.

Рис. 4. Окно: Товары: база данных

3.3. Создание и редактирование таблиц базы данных в субд Access

Большинство баз данных имеет табличную структуру. Таблицы являются основой, на которой строится все дальнейшее создание базы данных. В программе Access предусмотрено несколько вариантов построения таблиц, их можно увидеть при выборе в области объектов раздела Таблицы.

Таблицы, как и любой другой объект базы данных, имеют два основных режима создания:

1. режим Конструктора;

2. режим Таблицы.

И два дополнительных режима:

1. режим Сводной таблицы;

2. режим Сводной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице – просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.

Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.