55. Нормативно-правовое обесп-е дело-ва (общероссийские классификаторы)

Общероссийские классификаторы (ОКУД) – классификация и кодирование, техника экономической и социальной инф-ции.

ОКУД решает след.задачи:

-регистрация форм док-ов

- исключение из обращения неунифицированных форм

- упорядочение информац.потоков в народном хоз-ве

- организация контроля за применением форм док-ов.

УСД – рационально-организ.комплекс взаимосвяз.док-ов назыв. Унифицированной системой документации. Разработкой УСД занимается федеральные органы управления. УСД одного назначения сводятся в один ОКУД.

- ОКПО – общерос.классификатор предприятий и организаций.

- ОКСО – общерос.классификатор специальностей по образованию.

56-57-58 Организация документооборота.

Это движение документов с момента их получения до момента исполнения или отправления.

Различают документы:

1. Входящие – документы, которые поступают из других организаций.

2. Исходящие – документы,которые отправляют в другие организации.

3. Внутренние – и не входящие, и не исходящие. (создаются для своих сотрудников)

Движение входящих документов включает в себя:

1. Первичную обработку

2. Предварительное рассмотрение

3. Регистрация

4. Рассмотрение руководством

5. Передача на исполнение

6. Исполнение документа

7. Контроль за исполнением

8. Списание исполненного документа в дело

На рассмотрение руководителю передаются документы, адресованные лично ему, а также те, которые содержат информацию о наиболее важных вопросах деятельности организации. Остальные документы передаются в отделы организации. Например, реклама, письмо-запрос, письмо-напоминание.

РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ начинается с проекта их составления,который согласовывается с руководством и заинтересованными лицами. Затем, окончательный вариант распечатывают, руководитель подписывает его ,документ регестрируют и отправляют адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело (для того,что он был, для док-ва)

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ. Создаются по той же схеме,что и исходящие. Они передаются исполнителю под расписку.

59. Формы организации работы с документами.

В практике предприятий сложились 3 основные формы работы с документами:

Централизованная, децентрализованная и смешанная.

1. Централизованная – предпочитает выполнение всех операций с документами в одном подразделении (канцелярия)

2. Децентрализованная – все операции выполняются в разных структурных подразделениях, разобщенных территориально.

3. При смешанной форме – прием,отправку и контроль исполнения берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию,формирование и хранение) дел выполняют другие отделы.

ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, применяемых в организации – это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности данной организации. Табель форм выполняет роль справочника, позволяющего быстро найти необходимую форму.

60. Номенклатура дел организации.

В управленческой деятельности использованная ранее информация, которая содержалась в документе, является хранителем широкого спектра связей, памятью предприятия, к кторой можно обращаться время от времени.

Для более рационального поиска необходимой информации док-ты группируют в дела.

Дело – это совокупность документов( документ),относящийся к определенному вопросу и подшивается в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел,заводимых в организации с указанием сроков их хранения.

Архивными учреждениями установлены типовые перечени сроков хранения документов.

Есть документы, которые должны храниться бессрочно. Есть те,которые 10-15 лет, или 1 год.

На дела с истекшим сроком хранения составляют акт, а затем уничтожают в установленном порядке.