необходимой предпосылкой успешной работы всего предприятия. Основная задача этой подсистемы – обеспечить своевременное, рит-

мичное и комплексное снабжение автотранспортного предприятия необходимыми материальными ресурсами с минимальными затратами на заготовительные и транспортные операции, а также наилучшее их использование

впроизводстве.

Всоответствии с этим, подсистема определяет потребность транспортного предприятия в материальных ресурсах; составляет планы матери- ально-технического обеспечения; рассчитывает нормы расхода топлива, материалов, запасных частей, инструмента и др.; контролирует и регулирует запасы материальных ресурсов в автотранспортных предприятиях; ведет учет фондов и контроль за их реализацией; осуществляет анализ использования материальных ресурсов; составляет статистическую отчетность.

Как можно видеть из описания подсистем ИС АТП, часть этих подсистем выполняет функции, характерные для всех предприятий России. К ним относятся подсистемы общего делопроизводства, комплектования и подготовки кадров, бухгалтерского и материального учета, материальнотехнического снабжения. Принципы функционирования перечисленных систем являются в основном стандартными, регламентируемые различными нормативными документами. Это позволяет использовать для обеспечения функционирования таких систем тиражируемые стандартные решения, применяемые предприятиями различных отраслей. Существуют некоторые непринципиальные отличия, которые могут быть учтены специальными настройками таких тиражируемых систем.

Часть функций ИС АТП являются специальными. К ним относятся: подсистема управления техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава, подсистема управления пассажирскими перевозками, подсистема управления грузовыми перевозками, подсистема техникоэкономического планирования. Функции, которые обеспечивают перечисленные системы, не встречаются в других отраслях и для их обеспечения требуются специальные разработки.

8.4. Информационное обеспечение АСУ АТП

8.4.1. Общее делопроизводство

В настоящее время функция общего делопроизводства предприятия является наиболее обеспеченной информационными технологиями. В мелких и средних АТП для ее полного удовлетворения хватает применения стандартного пакета MS Office. В более крупных предприятиях могут при-

меняться специальные системы автоматизации делопроизводства и до-

кументооборота.

Одной из таких систем является система компании АйТи «БОССРеферент» [34]. Система построена на платформе Lotus /Notes и имеет мо-

304

дульную архитектуру, которая позволяет производить четкую настройку под конкретные задачи предприятия, а при их расширении или изменении – легко и с минимальными затратами дополнять автоматизированную систему документооборота новыми возможностями. «БОСС Референт» обладает широкими функциональными возможностями.

Обработка входящих и исходящих документов: контроль, учет, реги-

страция входящей/исходящей корреспонденции; маршрутизация документов; наложение резолюций; пересылка документов внутри организации; перевод документа из бумажного вида в электронный, включая потоковое сканирование; архивирование исполненных документов; формирование истории переписки по вопросу; контроль исполнения документов; формирование статистических отчетов; управление доступом к документу.

Работа с внутренними документами организации: подготовка про-

екта документа, его согласование и визирование в электронном виде; формирование поручений по документам; передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам; контроль прохождения документов; регистрация документов; накопление стандартных форм и шаблонов документов; контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т.д.

Работа с договорами организации: работа с проектом договора; соз-

дание и хранение шаблонов договоров; согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий; ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам; планирование платежей, сроков поставок и работ; контроль исполнения договоров; формирование отчетности; хранение и быстрый поиск договоров.

Управление внешними контактами: регистрация разных видов кон-

тактов; планирование контактов со сторонними организациями; ведение истории контактов; подписка на информацию о контактах в разных разрезах; формирование отчетов по контактам; быстрый поиск истории контактов с интересующей организацией.

Организация новостных каналов и конференций: информирование сотрудников о внутренних новостях организации; создание библиотеки документов по областям знаний; «Доска объявлений»; механизмы поддержки дискуссий и групповой работы; создание иерархии замечаний; предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы.

Ведение справочника организации в электронном виде: соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия; поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий; возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнение и т.д.; ведение справочника внешних организаций.

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов ор-

ганизации: ведение реестра объектов инженерного хозяйства; обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования и на новое

305