IV. Требования к защите.

ЗНАТЬ ответы на контрольные вопросы.

Лабораторная работа № 6

Тема

Создание баз данных средствами MS EXСEL

Цель: освоение минимальных навыков работы с базами данных средствами MS EXСEL.

I. Теоретическая часть.

1. Фильтры и формы

Использование фильтров позволяет выделять из крупных списков данных их подмножества на основании ввода одного или нескольких условий. Для ввода фильтра выбирают пункт Фильтр в меню Данные. Можно указывать фильтр разными способами:

• Через автофильтрацию, указывая либо нужные значения полей, либо задавая простейшие условия выборки.

• Через расширенный фильтр, позволяющий строить сложные условия поиска и фильтрации, копировать записи в другое место или отбирать данные на основе вычисленного значения.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе, причем столбцы должны быть поименованы.

2. Использование автофильтра

В пункте Фильтр меню Данные выбирают команду Автофильтр.

1. Чтобы отфильтровать строки, содержащие нужные значения полей, нажимают кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные, и выбирают значение в списке. Чтобы ввести ограничения и в других столбцах, предыдущий шаг надо повторить;

2. чтобы отфильтровать строки, задавая простейшие условия выборки, нажимают кнопку со стрелкой в столбце, в котором находятся сравниваемые данные, а затем выбирают пункт Условие:

• чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выбирают необходимый оператор сравнения в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых и значение сравнения справа от него;

• чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям, вводят оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажимают кнопку И, а затем вводят второй оператор и значение сравнения во второй группе полей;

• чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, вводят оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажимают кнопку ИЛИ, а затем вводят второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.

Для удаления фильтра из списка выполняют одно из следующих действий:

• чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажимают на кнопку со стрелкой, а затем выбирают из развернувшегося списка Все;

• чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выбирают пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Показать все;

• чтобы удалить автофильтр из списка, выбирают пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.

3. Условия отбора автофильтра

1. Чтобы отфильтровать Выберите

Все строки списка Все

Заданное число строк с максимальными или минимальными

значениями ячеек текущего столбца (например, можно

отобразить 10% строк, имеющих максимальные значения

суммы покупки) Первые 10

Строки, удовлетворяющие двум условиям или одному условию

с оператором сравнения, отличным от И (оператор по умолчанию) Условие...

Все строки, имеющие пустые ячейки в текущем столбце Пустые

Все строки, имеющие непустые ячейки в текущем столбце Непустые

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. Последовательность шагов следующая:

1. Скопировать из списка заголовки фильтруемых столбцов и вставить скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора.

2. Ввести в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора.

3. Установить курсор на ячейке в списке и выбрать пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Расширенный фильтр.

4. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установить переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установить переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, перейти в поле Поместить результат в диапазон, а затем указать левую верхнюю ячейку области вставки.

5. Ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов. Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажать кнопку свертывания диалогового окна.