4.3 Информационно-справочные документы
Назначение: инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия, используются для реализации информационных связей между организациями и должностными лицами (переписка). Особенность: идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.
Состав:
Письмо - самый распространенный способ обмена информацией. Оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, рекламные, гарантийные, коммерческие, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения и т. д.
Особенности оформления:
- визируются руководителем подразделения, подготовившим письмо, или заинтересованного подразделения, на экземпляре, остающемся в организации;
- подписываются письма руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленной им компетенции, гарантийные письма удостоверяются печатью;
- датой письма является дата подписания.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. По адресату докладные записки бывают внешними и внутренними.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т. п. Их выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок.
Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Акт подписывают все члены комиссии. Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Так, обязательному утверждению подлежат акты: проверок и ревизий; приемки законченных строительством объектов, оборудования; списания, экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.