Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографским способами, так и полученные с использованием компьютерных технологий.
Значение документа – носителя информации, трудно переоценить. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда. На основе документов принимается соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы предприятия и учреждения.
Курс современного делопроизводства изучается во многих высших и средних профессиональных учебных заведениях и является обязательным при подготовке специалистов любого ранга в области управления – от линейных менеджеров до руководящих работников.
Основными функциями делопроизводства являются:
-
документирование – составление документов и правила их оформления;
-
документооборот – организация работы с документами: прием, обработка документов, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела, сдача в архив.
Главная задача кадровых служб – управление трудовыми отношениями таким образом, чтобы достичь всех целей, запланированных в организации. То есть организации нужен не просто персонал, а работники, способные достигать поставленных целей.
В современных условиях кадровая служба выполняет две функции:
1. Управление трудовыми отношениями.
2. Документальное оформление трудовых отношений:
– подготовка кадровых приказов;
– оформление форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
– оформление и учет трудовых книжек и вкладышей;
– ознакомление работников с приказами под расписку;
– ведение личных дел;
– консультирование сотрудников;
– формирование, оформление, описание дел и передача их в архив;
– оформление документов для назначения пособия детям;
– оформление документов малообеспеченным семьям;
– переписка со сторонними организациями;
– составление и корректировка графика отпусков;
– оформление и заполнение листков нетрудоспособности;
– предоставление справок с места работы;
– оформление документов при изменении фамилии;
– оформление пенсионных дел;
– составление отчетов;
– работа с Центрами занятости;
– оформление ходатайств, характеристик, гарантийных писем;
– выписка пропусков.
В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требует большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого – в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий и т.д. Последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Отстаивая правомерность своих действий, работодатель обязан представить проверяющим органам или судебным инстанциям:
– документальное подтверждение принимаемых руководством предприятия управленческих решений, фактов и событий, происшедших в жизнедеятельности организации;
– документы, фиксирующие отношения с работником, достигнутые соглашения и другие предусмотренные законодательством процедуры.
Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению управленческих документов, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.
Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. С введением данного постановления утратили силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей. Составлению и оформлению служебных документов нужно учиться.